[A BÍBLIA DO VBA NO ACCESS]: MACROS E PROGRAMAÇÃO VBA NO ACCESS - CURSO COMPLETO

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Curso Grátis - Access 2007 Avançado, Macros e Programação VBA
Autor: Júlio Battisti
Lição 10 - Capítulo 01 - Utilização de Macros para Automação de Tarefas - Parte 4

6.10 - Usando macros para Defininir valores

Definir valores de controles, campos e propriedades com macros torna a entrada de dados mais fácil e confiável . Podemos fazer com que os formulários e outros objetos do banco de dados funcionem juntos de forma mais eficiente. Podemos enumerar algumas situações típicas onde a definição de valores através do uso de macros pode ser de grande utilidade:

Definir o valor de um controle em um formulário igual ao valor de um controle em outro formulário ® Por exemplo, você pode colocar um botão de comando em um formulário Clientes que abra um formulário Pedidos, para o cadastramento de um novo pedido. Podemos utilizar uma macro para, automaticamente, definir o controle [Código do Cliente], do formulário pedidos, com o mesmo valor do Código do cliente atualmente selecionado no formulário Clientes.

Atualizar o valor de um controle que é dependente do valor em um outro controle ® Poderíamos ter um controle [Data De Pagamento] cuja propriedade ValorPadrão esteja definida como uma expressão que inclua uma referência a um controle [Data de Envio]. Poderíamos usar uma macro para definir automaticamente o valor do controle [Data de Pagamento] sempre que o valor do controle [Data de Envio] for alterado. Os dois controles podem estar no mesmo formulário ou em formulários diferentes.

Definir uma propriedade de formulário ou de controle em resposta a uma seleção ou outro evento em um formulário ® Podemos usar uma macro como definição para uma propriedade de formulário ou de controle para:

  • Ocultar ou exibir um controle com base no valor de outro controle: Por exemplo , você pode desejar que o controle [Valor Pendente] de um formulário Pedidos seja ocultado se o pedido tiver sido pago e visível se o pagamento ainda estiver pendente.
  • Desativar ou bloquear um controle com base no valor de outro controle: Por exemplo, poderíamos desativar um controle [Carteira de Motorista] se o valor de um controle Idade for menor do que a idade mínima necessária para habilitação de um motorista. Em um formulário para cadastro de contribuintes poderíamos habilitar/desabilitar um conjunto diferente de controles para contribuintes Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.
  • Exibir conjuntos diferentes de registros dependendo de uma seleção: Por exemplo, você pode controlar quais registros serão mostrados em um formulário Clientes, dependendo de qual opção for selecionada em um grupo de opção Tipo de Cliente, definindo a propriedade OrigemDoRegistro do formulário como uma dentre várias consultas diferentes, cada uma das quais contendo os registros de um conjunto diferente de clientes. Você pode também alterar os valores exibidos na lista de uma caixa de combinação ou caixa de listagem definindo a propriedade OrigemDoRegistro da caixa de combinação ou caixa de listagem .

Para definir um valor com uma macro, use a ação DefinirValor. Esta ação tem dois argumentos: Item e Expressão. O argumento Item especifica qual o controle, cujo valor desejo definir. O argumento expressão especifica o valor o qual desejo atribuir ao controle especificado em item. Usando a ação DefinirValor, é possível definir o valor de:

  • Um controle em um formulário aberto (este não pode ser um controle calculado).
  • Um campo em uma tabela no qual o formulário aberto seja baseado. O campo não tem que ser vinculado a um controle do formulário.
  • Praticamente qualquer propriedade de formulário, seção ou controle em um formulário aberto. Podemos defini-las estando o formulário no modo Formulário, modo Folha de Dados ou modo Desing quando a macro for executada.

Obs: Quando a ação DefinirValor define o valor de um controle, o Microsoft Access 2007 ignora a definição da propriedade RegraDeValidação do controle, se ele tiver alguma. A ação DefinirValor define o valor do controle como sendo igual ao resultado do argumento Expressão, independente do valor satisfazer a regra de validação definida para o controle. O Microsoft Access 2007 também ignora quaisquer definições da propriedade MáscaraDeEntrada do controle ou do seu campo de origem.

EXEMPLO: Um bom exemplo do uso de macros para a definição de valores é a macro associada ao botão de comando Adicionar Novo Pedido do formulário Lista de Pedidos (banco de dados Northwind.mdb), indicado na Figura a seguir. Essa macro abre o formulário Detalhes do Pedido, coloca o formulário no modo inserção de dados.


Figura 91  – Botão Adicionar Novo Pedido.

A macro anexada ao botão Adicionar Novo Pedido usa a ação AbrirFormulário para abrir o formulário Adicionar Novo Pedido. Depois usa a ação AoOcorrerErro (Next) significa próximo, o Microsoft Office Access 2007 registra os detalhes do erro no objeto AoOcorrerErro, mas não interrompe a macro. Ela passa à ação seguinte.

Quando clicamos no botão Adicionar Novo Pedido do formulário Lista de Pedidos, a macro [Adicionar Novo Pedido] abre o formulário Detalhes do Pedido. Na Figura a seguir temos uma visão geral das ações da macro [Adicionar Novo Pedido]:


Figura 92  – Macro.

EXERCÍCIO ® Analisar toda a macro Incluir Produtos e suas ações .

6.11 - Filtrando Registros

Se aplicamos freqüentemente os mesmos filtros a um determinado formulário, em vez de usarmos o comando Filtrar que se encontra na (Guia inicio -> Classificar e Filtrar) toda vez para carregarmos e aplicarmos os filtros, podemos automatizar o processo com uma macro. Por exemplo, suponhamos que sejam usados três filtros para revisar pedidos recentes: um para pedidos de Goiânia-GO, um segundo para pedidos de Castanhal-Pa e um terceiro para pedidos de São Paulo-SP. Podemos colocar três botões de comando em nosso formulário, sendo um para cada filtro. Ao clicarmos em um botão, a macro anexada ao botão aplicará o filtro desejado. Ou podemos colocar três botões alternar em um grupo de opção e executar diferentes ações de macros para cada um deles, dependendo de qual botão estiver selecionado.
Para aplicarmos diretamente um filtro, utilizaremos a ação AplicarFiltro (a qual têm como parâmetros o nome do filtro e uma condição onde) para especificarmos a filtro a ser aplicado. Para usarmos um filtro já previamente salvo como uma consulta, definimos o argumento Nome do Filtro como o nome da consulta.
Se utilizarmos o argumento Condição Onde, estaremos filtrando os registros para uma condição especificada na macro. Para filtrarmos somente os pedidos de Goiânia-GO, colocaríamos na Condição Onde, o seguinte :

[CidadeDestino]=”Goiânia-GO”

  

EXEMPLO: Vamos considerar a seguinte situação: Utilizando o formulário Fornecedores do Northwind, poderíamos encontrar Fornecedores de uma maneira mais rápida se pudéssemos filtrar os registros com base na primeira letra do nome do fornecedor. Por exemplo, se pudéssemos visualizar diretamente todos os fornecedores cujos nomes da Empresa comecem com “D” e, então, ir diretamente para todos os fornecedores cujos nomes da companhia comecem com “M” , ou outra letra qualquer.

O primeiro passo será criar um Grupo de Opção chamado “Nome da Empresa” no rodapé do formulário Fornecedores, com um Botão Alternar para cada letra do alfabeto e um botão alternar rotulado dentro do Grupo de Opção.

Defina a propriedade EstiloDaBorda do grupo de opção como Transparente, para que a borda não seja exibida. O princípio de funcionamento de um grupo de opção é bastante simples, veja:

1 - Primeiro criamos um grupo de opção e atribuímos a ele um nome , através da sua Lista de Propriedades. Para o nosso exemplo o Grupo de opção será chamado de Filtros Nome da Empresa, conforme pode ser visto na Figura a seguir:


Figura 93  – Propriedades(Filtros).

2 - Após criado o Grupo de Opção, o passo seguinte será colocarmos Botões de Alternação dentro desse grupo de opção. Um botão de alternação funciona da seguinte maneira: Somente um botão de alternação (conforme o próprio nome sugere) pode estar selecionado ao mesmo tempo.

3 - O Grupo de Opção assume um valor que pode variar entre um e o número de botões de alternação pertencentes ao grupo . Por exemplo se tivéssemos 26 botões um para cada letra, mais um botão Todos , o valor do Grupo de Opção poderá variar entre 1 (um ) e 27 (vinte e sete).

4 - O passo final para que nosso Grupo de Opção funcione conforme o desejado, será associarmos uma macro ao evento Após Atualizar do Grupo de Opção. Esse evento ocorre sempre que clicamos em um botão do grupo, pois com isso o valor do grupo varia de acordo com o botão que foi clicado. Por exemplo se clicarmos no botão com a letra A, o valor do grupo será 1, se clicarmos na letra D, o valor do grupo será 4, e assim por diante. É importante observarmos que o valor associado ao botão com a letra A é 1, não porque A é a primeira letra do alfabeto, mas sim porque esse foi o primeiro botão a ser adicionado ao grupo .  Com isso podemos concluir que o valor do botão depende da ordem em que ele for adicionado ao grupo. Porém cada botão possui uma propriedade ValorDeOpção que pode ser configurada para determinar o valor que o botão terá dentro do grupo, ao ser pressionado.

A macro associada ao evento Após Atualizar do grupo de opção é bastante simples, ela possui uma série de ações e para cada ação uma condição que verifica qual o botão que foi pressionado, para aplicar o filtro correspondente. A definição da macro pode ser vista na Figura a seguir:


Figura 94  – Ações da Macro.

Para cada uma das ações AplicarFiltro, existe uma condição onde. A condição onde associada ao botão "A" é a seguinte:

O que diz para o Microsoft Access 2007 selecionar os registros cuja primeira letra seja A, ou À, ou Á, ou  ou Ã.O mesmo acontece para os outros botões.

Na Figura a seguir, podemos ver o formulário Fornecedores onde foi clicado no botão com a letra “C” o primeiro registro cujo Nome da Companhia começa com “C” foi exibido.


Figura 95  – Exemplo.

6.11.1 - Encontrando um registro

Uma das tarefas mais comuns que realizamos durante o nosso trabalho com formulários com o Microsoft Access 2007 é procurar por um registro específico, por exemplo, o registro de um cliente que desejamos encontrar.

Poderíamos utilizar a opção Encontrar do menu Editar para encontrar um registro ou poderíamos tornar nosso formulário ainda mais prático automatizando o processo com uma macro. Poderíamos querer selecionar um valor de uma caixa de listagem e, então, ir diretamente para um registro específico com base no valor selecionado (vimos como fazer isso utilizando o Assistente de Caixa de Combinação, porém este assistente cria código VBA, ao invés de utilizar macros. Falaremos sobre VBA no decorrer deste livro).

Para encontrar um registro usando uma macro, podemos usar uma ação EncontrarRegistro. A ação EncontrarRegistro tem um argumento para cada opção da caixa de diálogo Localizar da Guia Inicio - > Localizar.

O primeiro argumento da ação EncontrarRegistro é Encontrar. Você define esse argumento com o valor que deseja encontrar, normalmente uma expressão que resulte em um valor que você obteve a partir de uma lista ou inseriu em uma caixa da diálogo personalizada. Você pode usar o restante dos argumentos para dizer ao Microsoft Access 2007 exatamente como procurar pelo valor, conforme pode ser visto na Figura a seguir:


Figura 96 – Macro(procurar pelo valor).

         O Microsoft Access 2007 também proporciona uma ação EncontrarPróxima que pode ser usada para localizar o próximo registro que contém o valor especificado na ação EncontrarRegistro. A ação EncontrarPróximo não tem argumentos, ela simplesmente encontra o próximo registro que atende ao critério da última ação EncontrarRegistro ou caixa de diálogo Localizar.

EXEMPLO ® Vejamos um exemplo de uma situação que aparece com bastante freqüência no dia a dia. Encontrar um registro com base em um valor selecionado numa lista. No Banco de Dados Northwind.mdb temos duas tabelas (Produtos e Fornecedores), com a ajuda do assistente de formulário crie um utilizando estas duas tabelas.Este formulário vai ser usado para localizar um registro de produto específico para que possam ser revisadas as informações sobre o produto ou o seu fornecedor. Podemos selecionar o nome do produto em uma lista e fazer com que o Microsoft Access 2007 encontre o registro automaticamente. O formulário Produtos e Fornecedores pode ser visto na Figura a seguir:


Figura 97  – Formulário Produtos e Fornecedores.

O primeiro passo para solucionarmos o problema proposto, será adicionarmos uma caixa de combinação ao cabeçalho do formulário. Utilizaremos a caixa de combinação para selecionar o produto desejado. Chamaremos essa caixa de combinação de “Lista de Escolher Produto”.

Obs.: Sempre que quisermos usar uma caixa de combinação ou caixa de listagem para encontrar um registro em um formulário, devemos ter certeza que a caixa de combinação ou caixa de listagem não esteja vinculada a nenhum campo de tabela. Por exemplo, se vincularmos a caixa de combinação ao campo Nome do Produto, não poderemos usá-la para encontrar registros, porque sempre que fizermos uma seleção na caixa de combinação, essa seleção será salva no campo Nome do Produto, que, então , satisfará o critério para a ação EncontrarRegistro; com isso não iremos nos mover para um registro diferente.

O próximo passo será associar uma macro ao evento ApósAtualizar associado a caixa de combinação, a qual encontre o registro para o produto que foi selecionado na caixa de combinação .

A macro terá duas ações ® IrParaControle que coloca o foco no controle Nome do Produto, e EncontrarRegistro que encontra o registro com o mesmo nome de produto que o do controle Lista de Escolher Produto. O campo Nome do Produto contém os valores que você está procurando, os valores listados no controle Lista Escolher Produto.

Posicionamos o foco no controle Nome do Produto (com a ação IrParaControle) para que o Microsoft Access 2007 limite sua procura ao campo Nome do Produto. Isso é importante, porque se o Microsoft Access 2007 procurasse em qualquer lugar do registro, ele encontraria o valor do controle Lista de Escolher Produto do registro atual (o valor que você acabou de selecionar) e suspenderia sua procura . A macro com suas ações pode ser vista na Figura a seguir:


Figura 98  – Macro.

Feito isso, adicionamos uma ação EncontrarRegistro à macro. Devemos definir o argumento Encontrar como uma expressão que resulte no nome do produto selecionado no controle Lista de Escolher Produto. Defina o argumento Procurar Em para Campo Atual, o qual foi definido como Nome do Produto pela ação anterior.

Quando escolhermos um produto do controle Lista de Escolher Produto, o Microsoft Access 2007 executará uma macro Encontrar Produto ,dentro do grupo de macro Lista de Escolher Produto, a qual já vem com o Banco de Dados Northwind.mdb.

6.12 - Validando dados

Na maioria dos casos, podemos e devemos verificar se os dados inseridos estão corretos em um controle de um formulário definindo a propriedade RegraDeValidação do controle ou definindo regras de validação para o registro ou campo na tabela básica no qual o controle está vinculado. As macros proporcionam poder e flexibilidade adicionais para uma validação que envolva regras mais complexas. Use uma macro para validação de dados nos seguintes casos:

Sua regra de validação envolver condições para mais de um valor no formulário. Por exemplo, antes da salvar um registro em uma tabela Empregados, poderíamos verificar se o valor no campo Idade se encontra dentro de um certo intervalo se uma caixa de verificação de habilitação de motorista estiver ativada. Poderíamos também desejar verificar se dois dentre três campos estão preenchidos antes de salvar um registro.

Obs. ® Também poderíamos usar uma regra de validação definida na estrutura da tabela para determinado campo. Porém o uso de uma macro é mais útil quando você precisa comparar valores em tabelas diferentes, valores independentes ou valores armazenados em tabelas que não são do Microsoft Access 2007. Ao comparar dois valores da mesma tabela do Microsoft Access 2007, é melhor usar a propriedade RegraDeValidação para os registros. Se quisermos exibir mensagens de erros diferentes para tipos de erros diferentes em um determinado campo (Nos vimos um exemplo ,quando estudamos o evento PararMacro) . Por exemplo, sendo o valor inserido maior que o intervalo aceitável, você poderia exibir uma mensagem personalizada.

Se a validação envolver referências a controles em outros formulários ou contiver funções definidas pelo usuário: Você pode definir regras de validação no modo Desing de uma tabela para campos e registros. Entretanto, em expressões de validação de campos e registros, não é possível inserir funções definidas pelo usuário (veremos na parte referente ao VBA), funções SQL ou referência a outras tabelas, consultas, formulários, relatórios ou controles de formulários ou relatórios. Em expressões de validação de campos, não se pode fazer referências a outros campos, mesmo que estes estejam na mesma tabela. As expressões de validação de macros não têm essas restrições.

6.13 - Exibindo Mensagens e Cancelando Eventos

Quando alguém está usando um formulário e tenta inserir dados inválidos, seria interessante que uma mensagem fosse apresentada,  identificando, com clareza, o tipo de erro que está ocorrendo, e que o evento que causou o erro seja cancelado. Por exemplo, suponha que você queira certificar-se de que um controle contém um valor em um determinado intervalo (dependendo da definição em um outro controle) antes do Microsoft Access 2007 salvar o registro. No caso de você tentar sair do novo registro enquanto houver um valor inválido no controle em questão, seria interessante que uma mensagem fosse exibida dizendo que o controle requer um valor em um determinado intervalo e, então, deseja cancelar o evento até que o valor seja corrigido e o registro possa ser salvo.

Para exibir uma mensagem podemos utilizar a ação CaixaDeMensagem. Essa ação tem argumentos que podemos utilizar para especificar o texto da mensagem, se o computador deve produzir um aviso sonoro quando a mensagem for exibida, que tipo de ícone colocar na caixa de mensagem e o título da caixa. Para cancelar um evento, podemos usar a ação CancelarEvento. Essa ação não possui argumentos, ela simplesmente cancela o evento que fez com que a macro fosse executada Por exemplo , se a macro for atribuída à propriedade AntesDeAtualizar de um formulário,a  ação CancelarEvento evitará que o registro inválido seja salvo na tabela de origem do formulário.

6.14 - Atribuindo macros de validação a eventos de um formulário ou a controles.

Para usar uma macro de validação de dados, você atribui a macro à propriedade de evento apropriada do formulário ou controle. As propriedades mais comumente utilizadas em validação de dados são AntesDeAtualizar , ApósAtualizar.

Antes de Atualizar ® Uma macro especificada para responder a propriedade AntesDeAtualizar do formulário , é executada quando o foco deixa um controle em um registro que tenha sido alterado e vai para um registro diferente, mas antes do Microsoft Access 2007 salvar as alterações na tabela. Isso costuma ser usado quando a validação envolve valores em mais de um campo do formulário .

Já uma macro especificada para responder ao evento AntesDeAtualizar de um controle é executada quando o foco deixa um controle cujo valor tenha sido alterado, mas antes que o Microsoft Access 2007 aceite a alteração. Um exemplo é quando a validação em um controle requer mais de uma condição ou envolve cálculos complexos.

Os eventos AntesDeAtualizar tanto de controles como de formulários também ocorrem se escolhermos o comando Salvar Registro no menu Arquivo quando o foco estiver em um registro que tenha sido modificado.

Podemos definir regras de validação usando macros ou definir a propriedade RegraDeValidação para controles e as propriedades RegraDeValidação para campos e registros. Estas são avaliadas na seguinte ordem quando você altera os dados em um controle de uma formulário e, então, move-se para outro registro:

  • A macro AntesDeAtualizar do controle.
  • A macro AntesDeAtualizar do formulário.
  • A expressão na propriedade RegraDeValidação do controle, no formulário.
  • A expressão na propriedade RegraDeValidação da tabela de origem.

Uma vez que podemos utilizar uma ação CancelarEvento na macro de validação, pode-se usar a macro para uma validação preliminar; se a validação for bem sucedida, podemos, então, passar para a validação do controle, registro ou campo.

EXEMPLO ® No Banco de Dados Northwind.mdb, temos uma empresa fictícia, a qual importa produtos de fornecedores localizados em muitos países ao redor do mundo. Sabemos, também, que cada País possui suas próprias regras para seus códigos postais, por isso não podemos simplesmente usar uma regra de validação para garantir que um valor inserido no controle Código Postal tenha as características corretas. Podemos, porém, escrever uma macro que verifique qual País está inserido no controle País e, então, verifique se o valor inserido no controle Código Postal tem as características certas para aquele País.

Para fazer a verificação dos códigos postais, no formulário Fornecedores, devemos associar uma macro ao evento AntesDeAtualizar. Esta macro já existe e se chama "Verificar Códigos Postais".

A melhor maneira de entendermos o que esta macro (Verificar Códigos Postais) faz é abrir a macro no modo Desing e analisar suas ações.

Em resumo o que a macro faz é, primeiro, testar se o controle País não tem um valor nulo, em caso afirmativo, a macro é suspensa. Depois a macro vai testando para ver qual o valor do controle País e o tamanho do código, como por exemplo:

Nesse caso a macro testa se o controle País é França, Itália ou Espanha, e se o comprimento do Código Postal é diferente de 5, em caso afirmativo, uma mensagem de erro personalizada é exibida e a macro é suspensa. Testes semelhantes são utilizados para outros Países.

Exercício: (leia todo o enunciado antes de iniciar o exercício)

Abra o banco de dados Northwind.mdb. Abra o formulário Clientes. Associe uma macro com o evento "Ao Clicar duas vezes", do campo Código do Cliente. Esta macro deve abrir uma consulta que exibe todos os pedidos para o cliente atualmente exibido no formulário Clientes. Associe uma macro com o evento "Ao Clicar duas vezes", do campo Cidade. Esta macro deve abrir uma consulta que exibe todos os pedidos para a Cidade constante no campo Cidade. Associe uma macro com o evento "Ao Clicar duas vezes", do campo País. Esta macro deve abrir uma consulta que exibe todos os pedidos para o País do Cliente atualmente exibido no formulário Clientes. A listagem de pedidos, para os três casos, deve conter os seguintes campos: Número do pedido, Código do Cliente, Data do Pedido, País de destino e Cidade de Destino.

Ao invés de criar três macros separadas, crie uma única macro (na prática um grupo de Macros chamado [Exercício de Macros], conforme descrito anteriormente). Salva as macros associadas a cada um dos eventos, com os nomes indicados na tabela a seguir:

Campo

Evento

Nome da Macro

Código do Cliente

Ao clicar duas vezes

BuscaPedidosCliente

Cidade

Ao clicar duas vezes

BuscaPedidosCidade

País

Ao clicar duas vezes

BuscaPedidosPaís

Importante: Existem várias maneiras para solucianar o exercício proposto. Você pode utilizar consultas ou formulários em conjunto com as Macros. Com base no que foi visto até o momento decida pelo solução que lhe parecer mais adequada. Em caso de dúvidas consulte o instrutor.

NOTA: A maneira mais comum de executarmos as ações de uma macro, ou grupo de macros, é associarmos a macro a eventos de formulários (ou relatórios) e controles. Existe uma grande variedade de eventos, aos quais podem ser associados macros. Embora muito possa ser feito com macros , as mesmas tem suas limitações ; e para programas maiores e mais complexos , para tarefas mais exigentes , tais como aplicações em rede Cliente/Servidor , otimização de interfaces , entre outras , necessitamos utilizar a linguagem de programação Access Basic , para a criação de módulos de código , os quais podem responder aos mesmos eventos que as macros.

CONCLUSÃO:

            Nesta seção foram apresentados os conceitos relativos a utilização de Macros no Microsoft Access 2007.
            Aprendemos o que são as macros, quando devemos utilizá-las e como criá-las. Vimos também o que são eventos e como associar as macros a eventos, de tal forma que quando ocorre o evento, a macro é executada.

            Em seguida foi apresentada uma listagem com todas as Ações de macro, bem como a descrição de todos os parâmetros de cada ação, além de comentários e observações adicionais. Este material pode ser utilizado como uma referência para a criação de macros, quando você estiver criando macros para o seu banco de dados.

            Também foram apresentados conceitos avançados de utilização de macros, tais como: Grupos de Macros e Macros com condições, conceitos estes que facilitam em muito a utilização de macros, além de expandir bastante a capacidade das mesmas.

            Ao longo desta seção fizemos alguns exemplos passo-a-passo e alguns exercícios foram propostos, com o objetivo de auxiliar na fixação dos conceitos apresentados.

            Voltaremos a trabalhar com macros na próxima seção: Técnicas Avançadas em Formulários, onde estaremos trabalhando bastante com macros associadas a eventos.

            A utilização de macros simplifica muitas das atividades de rotina em nossos banco de dados Microsoft Access 2007, além de fornecer uma maneira fácil e eficiente para criar uma série de facilidades e automatizações em formulários e relatórios, conforme veremos nas duas próximas seções.

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