[A BÍBLIA DO VBA NO ACCESS]: MACROS E PROGRAMAÇÃO VBA NO ACCESS - CURSO COMPLETO

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SQL Server 2005 - CURSO COMPLETO

Autor: Júlio Battisti
Lição 211 - Capítulo 12 - Importando Dados do SQL Server em Tabelas do Microsoft Access

Podemos importar os dados que estão em tabelas de um Banco de Dados do SQL Server 2005, para tabelas em um Banco de Dados do Microsoft Access. Com a importação, os dados são copiados das tabelas de um Banco de Dados para as do outro.

Uma das vantagens da importação é que os dados ficam gravados no arquivo .mdb, do Banco de Dados do Microsoft Access. Desta forma os dados são acessados localmente, o que pode propiciar um melhor desempenho. Outra vantagem é que os dados podem ser acessados, mesmo que a conexão de rede com o servidor SQL Server 2005 tenha sido temporariamente interrompida.

Como nem tudo são vantagens, temos a desvantagem da falta de sincronização dos dados. Explicando melhor, com a importação, não existe nenhuma vinculação entre as tabelas no Microsoft Access e no SQL Server 2005. Em outras palavras, se os dados no SQL Server 2005 forem alterados, as alterações não serão repassadas para as tabelas do Microsoft Access. A única maneira de receber as alterações é excluir as tabelas no Microsoft Access e fazer a importação novamente.

Por isso não é muito comum a utilização de importação. Uma situação específica em que pode ser aconselhado a importação, é quando alguém (por exemplo, um auditor), precisa ter uma cópia dos dados em sua estação de trabalho ou notebook, para depois trabalhar nestes dados e realizar consultas específicas. Nesta situação, pode ser interessante fazer uma importação dos dados e trabalhar localmente. No caso de um notebook que será utilizado, por exemplo, em casa, sem comunicação com a rede da empresa, a importação durante o horário do expediente, enquanto o notebooks está conectado à rede, pode ser a única solução.

Para que possamos fazer a importação, uma fonte ODBC deve ter sido previamente criada. Além disso, deve ser uma fonte ODBC de um dos seguintes tipos:

• ®  File DSN.

• ®  Machine DSN.

Se a importação tiver que ser feita por vários usuários em várias estações ou notebooks diferentes, pode ser mais interessante utilizar uma fonte do tipo File DSN. Nesta situação, o administrador cria a fonte ODBC, a qual será gravada em um arquivo e envia este arquivo, por disquete ou por e-mail, para todos os usuários que precisam fazer a importação dos dados. Estes, por sua vez, utilizam a fonte ODBC para proceder a importação dos dados. Uma fonte ODBC do tipo File DSN é gravada em um arquivo, o que facilita a distribuição da fonte para vários usuários.

Já uma fonte ODBC do tipo Machine DSN, somente pode ser utilizada na estação de trabalho onde foi criada.

Antes de aprendermos a importar dados do SQL Server 2005 para o Microsoft Access, vamos criar uma fonte ODBC do tipo File DSN.

Exercício: Criar uma fonte ODBC do tipo File DSN, a qual aponta para a instância SERVIDOR\SQL2005 e faz conexão com o Banco de Dados pubs. Vamos salvar esta fonte com o nome de Instancia2.dsn, na pasta C:\Meus documentos.

Para criar a fonte ODBC Instancia2.dsn, siga os passos indicados a seguir:

Passo 1. Abra o Gerenciador de fontes ODBC (Iniciar -> Programas -> Ferramentas administrativas -> Fontes de dados (ODBC)).

Passo 2. Dê um clique na guia DSN de arquivo. Irá surgir uma lista com as fontes do tipo File DSN já existentes. Por padrão, são exibidas as fontes do tipo File DSN gravadas na pasta X:\Arquivo de Programas\Arquivos comuns\Data Sources\ODBC, onde X: é o drive onde está instalado o Windows.

Passo 3. Dê um clique no botão Adicionar..., para criar uma nova fonte ODBC.

Passo 4. Surge uma janela perguntando qual o tipo de Banco de Dados que você deseja acessar. Selecione SQL Server, conforme indicado na Figura 12.14, e dê um clique no botão Avançar.

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Figura 12.14 Definindo uma fonte para o SQL Server.

Passo 5. Surge a janela para você definir a pasta e o nome do arquivo onde serão salvas as informações sobre a fonte que está sendo criada. Digite C:\Meus documentos\Instancia2.dsn, conforme indicado na Figura 12.15, e clique no botão Avançar.

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Figura 12.15 Definindo a pasta e o nome da fonte do tipo File DSN.

Passo 6. Será exibido um resumo sobre as informações selecionadas até o momento. Dê um clique no botão Concluir. É aberta a janela “Criar uma nova fonte de dados para o SQL Server”, conforme indicado na Figura 12.16.

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Figura 12.16 Definições para a fonte ODBC para o SQL Server.

Nesta janela, devemos fornecer diversas informações, tais como um comentário para a fonte que está sendo criada e a instância a qual queremos que a mesma faça conexão.

Passo 7. No campo Descrição, digite Conexão ODBC com a Instância SQL2005.

Passo 8. Na lista Server, selecione o nome do Servidor SQL a ser utilizado. No nosso exemplo SERVIDOR\SQL2005-06-11.

A janela deve estar conforme indicado na Figura 12.17.

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Figura 12.17 Definições para a fonte ODBC.

Passo 9. Dê um clique no botão Avançar, seguindo para a próxima etapa.

Passo 10.   Nesta etapa definimos o tipo de autenticação a ser utilizado. Como estamos nos conectando com SERVIDOR\SQL2005, certifique-se de que “Com autenticação do SQL Server usando ident. de logon e senha inseridos pelo usuário” esteja selecionada; para o campo Login ID digite sa e para o campo Password digite a senha para o usuário sa.

Passo 11.   Dê um clique no botão Avançar para ir para a próxima etapa. Nesta etapa, vamos definir com qual Banco de Dados nos conectamos por padrão, ao estabelecer a conexão com SERVIDOR\SQL2005. Clique na opção “Alterar banco de dados padrão para”. A lista abaixo desta opção é habilitada. Nesta lista, selecione pubs.

Em um Servidor SQL Server podem existir diversos Bancos de Dados. Neste caso, estamos definindo a qual Banco de Dados a nossa fonte ODBC irá conectar-se.

Passo 12.   Dê um clique no botão Avançar, seguindo para a última etapa. Nesta etapa, podemos definir diversas opções, tais como:

<Bola maior>®             O idioma para as mensagens do SQL Server.

<Bola maior>®             Se devemos ou não utilizar criptografia dos dados para aumentar a segurança.

<Bola maior>®             Se devemos utilizar as configurações regionais tais como hora, data e formato para números em geral e para valores monetários.

Passo 13.   Selecione as opções conforme indicado na Figura 12.18.

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Figura 12.18 Finalizando a configuração da fonte ODBC.

Passo 14.   Dê um clique no botão Concluir para finalizar a criação da fonte ODBC.

Surge a janela Instalação do ODBC para Microsoft SQL Server, a qual informa as diversas opções selecionadas.

Nesta janela, podemos clicar no botão “Testar fonte de dados...”, para verificar se a conexão com o Banco de Dados está OK.

Passo 15.   Dê um clique no botão Testar fonte de dados.... Deve surgir uma janela indicando que o teste foi realizado com sucesso.

Passo 16.   Dê um clique em OK para fechar a janela de teste.

Passo 17.   Dê um clique em OK para fechar a janela de resumo.

Passo 18.   Você estará de volta a janela do Gerenciador de fontes ODBC. Dê um clique em OK para fechá-lo.

Agora que temos a nossa fonte DSN de Arquvio – Instancia2.dsn, vamos criar um novo Banco de Dados do Microsoft Access, na pasta C:\Meus documentos, com o nome de pubs.mdb. Após criarmos o Banco de Dados, vamos utilizar a fonte Instancia2.dsn, para importar os dados das tabelas do Banco de Dados pubs de SERVIDOR\SQL2005, para tabelas do Banco de Dados pubs.mdb do Microsoft Access.

Exercício: Importar os dados do Banco de Dados pubs da instância SERVIDOR\SQL2005, do servidor SQL Server 2005, para o pubs.mdb do Microsoft Access, o qual será criado neste exercício.

Procedimento 1: Criar o Banco de Dados C:\Meus documentos\pubs.mdb.

Para criar o Banco de Dados C:\Meus documentos\pubs.mdb, faça o seguinte:

Passo 1. Abra o Microsoft Access (Iniciar -> Programas -> Microsoft Access).

Passo 2. Na janela que surge, dê um clique na opção Banco de Dados vazio do Access, conforme indicado na Figura 12.19 e clique em OK.

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Figura 12.19 Criando um novo Banco de Dados no Microsoft Access.

Surge a janela Novo arquivo de Banco de Dados.

Passo 3. Utilize a lista Salvar em, para navegar até a pasta C:\Meus documentos. No campo Nome do arquivo, digite pubs.mdb e, depois, dê um clique no botão Criar.

O Banco de Dados pubs.mdb é criado e aberto no Microsoft Access. Por padrão, vem a guia Tabelas selecionada. Observe que, como o Banco acaba de ser criado, ainda não existe nenhuma tabela.

Com isso criamos o Banco de Dados pubs.mdb, vazio.

Passo 4. Mantenha o Microsoft Access aberto.

Procedimento 2: Importar as tabelas do Banco de Dados pubs, da instância SERVIDOR\SQL2005, do SQL Server 2005.

Para importar as tabelas do Banco de Dados pubs, de SERVIDOR\SQL2005, siga os passos indicados a seguir

Passo 1. Estando com o Microsoft Access aberto e com o arquivo pubs.mdb carregado, selecione o seguinte comando: Arquivo -> Obter dados externos -> Importar.

Surge a janela Importar, indicada na Figura 12.20.

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Figura 12.20 A janela Importar.

Na lista Arquivos do tipo, devemos selecionar em qual formato estão os dados a serem importados para o Microsoft Access. Podemos importar dados de diversos formatos, como por exemplo de outros arquivos do Microsoft Access, de arquivos do Dbase, etc.

Para importar arquivos do SQL Server, temos que utilizar uma fonte ODBC.

Passo 2. Na lista Arquivos do tipo, selecione ODBC Databases( ).

Surge a janela Selecione a fonte de dados. Nesta janela, podemos selecionar uma fonte ODBC do tipo DSN de Arquivo ou Fonte de dados de máquina.

Passo 3. Dê um clique na guia DSN de Arquivo e, no campo Nome da fonte, digite C:\Meus documentos\Instancia2. dsn, conforme indicado na Figura 12.21.

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Figura 12.21 Utilizando a fonte Instancia2.dsn criada anteriormente.

Passo 4. Dê um clique no botão OK.

Surge a janela Logon do SQL Server. Nesta janela, devemos fornecer o nome de usuário e senha para fazer a conexão com o servidor SQL Server 2005.

Passo 5. Digite sa para usuário e a senha para este usuário, conforme indicado na Figura 12.22.

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Figura 12.22 Informações de login.

Passo 6. Dê um clique no botão OK.

Surge a janela Importar Objetos, onde podemos selecionar quais tabelas serão importadas.

Passo 7. Dê um clique no botão Selecionar Tudo, para selecionar todas as tabelas. Sua tela estará conforme indicado na Figura 12.23.

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Figura 12.23 Selecionando todas as tabelas.

NOTA: Você também pode selecionar as tabelas individualmente, caso não queira importar todas. Para ir selecionando as tabelas individualmente, mantenha a tecla Ctrl pressionada e vá clicando nas tabelas a serem selecionadas.

Passo 8. Dê um clique no botão OK.

Surge uma janela informando o progresso da importação. Uma vez encerrada a importação você estará de volta ao Microsoft Access, onde já são exibidas as tabelas importadas, conforme indicado na Figura 12.24.

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Figura 12.24 Tabelas importadas com sucesso.

Observe que as tabelas são importadas com o nome no seguinte formato:

dono_da_tabela_Nome_da_Tabela

Podemos renomear as tabelas caso seja necessário. Para renomear uma tabela, clique com o botão direito do mouse na tabela, e no menu que surge, dê um clique na opção Renomear. Digite o novo nome e pressione Enter.

NOTA: Ao importar as tabelas não é definido nenhum tipo de relacionamento entre as tabelas. Caso você precise definir relacionamentos do tipo Um para Vários ou do tipo Um para Um, terá que fazer isso manualmente. Para definir relacionamentos no Microsoft Access, utilizamos o comando Ferramentas -> Relacionamentos.

Passo 9. Feche o Microsoft Access.

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