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Excel Avançado - 120 Lições
Autor: Júlio Battisti
Módulo 2 - Lição 12 - Criação de consultas básicas com o Microsoft Query

Na lição anterior definimos uma fonte de dados, fonte esta que nos permite acessar os dados das tabelas do banco de dados ExQuery.mdb, o qual está na pasta C:\ExcelAvançado. Nesta lição aprenderemos a criar uma consulta básica, baseada nesta fonte de dados. 

Nas próximas lições aprenderemos outras maneiras de criar uma fonte de dados e também a criar consultas mais elaboradas. Nesta Lição, utilizaremos o Assistente de consultas, indicado na Figura 2.31. Em outros exemplos deste módulo também aprenderemos a utilizar diretamente o Microsoft Query, sem o assistente de consultas, para criar consultas mais elaboradas. 

Exercício 19 Utilizar a fonte de dados criada na Lição 11 para criar uma consulta onde seja exibida uma listagem dos pedidos, classificada pelo número do pedido, com as seguintes informações: 

  • Número do Pedido. da tabela Pedidos

  • Data do Pedido da tabela Pedidos

  • País de Destino da tabela Pedidos

  • Cidade de Destino da tabela Pedidos

  • Nome do Cliente/Empresa da tabela Clientes

  • Nome do Funcionário da tabela Funcionários

Salvar a planilha na pasta C:\ExcelAvançado com o nome de Exercicio19.xls

1. Você deve estar com a janela Assistente de consulta aberta. A utilização desta janela é semelhante a utilização do internet explorer. No painel da esquerda é exibida uma listagem com todas as tabelas disponíveis na fonte de dados que está sendo utilizada. No nosso exemplo temos as tabelas: Categorias, Clientes, Detalhes do Pedido e assim por diante. Ao clicar no sinal de + ao lado do nome de uma tabela, serão exibidos os nomes dos campos que pertencem a tabela, conforme indicado na Figura 2.32, onde são exibidos os campos da tabela Pedidos. 

2. Para adicionar um campo à consulta basta clicar no campo desejado e depois clicar no botão >. Ao clicar no sinal de >, o campo selecionado é deslocado para o painel da direita. No painel da direita são exibidos os campos que fazem parte da consulta. Cada campo que faz parte da consulta ira ser exibido em uma coluna na planilha do Excel, depois que a consulta for concluída. 

3. Para remover um campo basta clicar no campo a ser removido e em seguida clicar no botão <. O botão << é utilizado para remover todos os campos. 

4. Você também pode adicionar todos os campos de uma tabela de uma única vez, ao invés de ter que adicionar um por um. Para isso clique no nome da tabela para seleciona-la e depois clique no botão >. Com isso todos os campos da tabela selecionada serão adicionados à consulta.

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Figura 2.32 - Campos da tabela Pedidos.

5. Utilizando as técnicas descritas nos itens 2, 3 e 4, adicione os seguintes campos: 

  • Número do Pedido. da tabela Pedidos

  • Data do Pedido da tabela Pedidos

  • País de Destino da tabela Pedidos

  • Cidade de Destino da tabela Pedidos

  • Nome do Cliente/Empresa da tabela Clientes

  • Nome do Funcionário da tabela Funcionários

6. Sua janela deve estar conforme indicado na Figura 2.33: 

Excel Avançado em 120 Lições - Júlio Battisti

Figura 2.33 - Adicionando os campos que farão parte da consulta.

7. Clique no botão Avançar para seguir para a próxima etapa do assistente.

8. Na próxima etapa podemos definir filtros para a consulta. Vamos definir um filtro ara que sejam exibidos apenas os pedidos para o Brasil.

9. Clique no campo PaísDeDestino. Observe que na parte direita da janela, a baixa de PaísDeDestino é habilitada uma lista de opções para filtragem, conforme indicado na Figura 2.34: 

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Figura 2.34 - Opções para especificar critérios de filtragem.

10. No nosso exemplo queremos filtrar apenas os registros onde o campo PaísDeDestino é igual a Brasil. Selecione a opção igual, na lista. Observe que uma nova lista é habilitada, onde são exibidos os nomes de todos os países para os quais existem pedidos no banco de dados. Abra esta segunda lista e selecione Brasil, conforme indicado na Figura 2.35. O assistente de consulta tem uma limitação, sendo que só é possível especificar critérios em um único campo. Nas próximas lições, veremos como usar o Microsoft Query para especificar critérios de filtragem em dois ou mais campos.

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Figura 2.35 - Selecionando o País de Destino.

11. Clique no botão Avançar para seguir para a próxima etapa do assistente.

12. Nesta etapa você pode selecionar até três campos para classificar os resultados da consulta. No nosso exemplo vamos classificar pelo campo Número do Pedido, conforme indicado na Figura 2.36. 

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Figura 2.36 - Definindo a ordem de classificação da consulta.

13. Clique no botão Avançar para seguir para etapa final do assistente.

Nesta etapa você tem as seguintes opções: 

· Retornar dados ao Microsoft Excel: Executa a consulta concluída e retorna o conjunto resultado para o Microsoft Excel ou o programa a partir do qual o Assistente de consulta foi iniciado. Para o nosso exemplo, certifique-se de que esta opção esteja selecionada. 

· Exibir dados ou Editar Consulta do Microsoft Query: Executa a consulta concluída e retorna o conjunto resultado para o Microsoft Query. Você pode exibir ou fazer alterações adicionais à sua consulta no Microsoft Query antes de retornar os dados ao programa a partir do qual o Assistente de consulta foi iniciado. Utilizaremos esta opção nas próximas lições.

· Criar um OLAP a partir desta consulta: Abre o Assistente de cubo OLAP onde você pode criar um cubo OLAP a partir dos dados da sua consulta. Um cubo OLAP organiza os dados para facilitar a criação de relatórios e permite que você trabalhe com mais dados do que poderia de outra forma. Você pode retornar um cubo OLAP ao Microsoft Excel apenas como um relatório da tabela dinâmica e não como um intervalo de dados externos.

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Figura 2.37 - Opções da etapa final do assistente de consulta.

14. Nesta etapa também podemos Salvar a consulta. A consulta é salva como um arquivo .dqy. Ao salvar a consulta você poderá utiliza-la novamente. Um arquivo .dqy, com as definições da consulta pode ser aberto diretamente no Excel. Ao abrir o arquivo .dqy, a fonte de dados será conectada e os dados, de acordo com as definições da consulta, serão retornados.

15. Clique no botão Concluir. O Excel abre a janela solicitando que você informe a faixa da planilha onde os dados da consulta devem ser exibidos. Por padrão o Excel sugere a partir da célula A1. Clique em OK. O Excel executa a consulta e dentro de alguns instantes os dados serão exibidos na planilha, conforme indicado na Figura 2.38:

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Figura 2.38 - Dados retornados pelo assistente de consulta.

16. Observe que somente foram retornados os pedidos para o Brasil e os pedidos estão ordenados pelo NúmeroDoPedido.

17. Salve a planilha com o nome de Exercicio19.xls, na pasta C:\ExcelAvançado.

18. Feche o Excel. 

Nas próximas lições veremos mais exemplos de criação de consultas utilizando o Microsoft Query.

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