[A BÍBLIA DO VBA NO ACCESS]: MACROS E PROGRAMAÇÃO VBA NO ACCESS - CURSO COMPLETO

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Excel Avançado - 120 Lições
Autor: Júlio Battisti
Módulo 2 - Lição 17 - Ex.02 - Criação de consultas e análise de dados com o Query

Neste item vamos editar a consulta criada na Lição 16. Agora vamos fazer o cálculo do total de vendas por PaísDeDestino e, dentro do PaísDeDestino, por Cidade. Para que possamos fazer estas agregações, é importante que os campos estejam nesta posição, ou seja, primeiro (mais à esquerda) o PaísDeDestino e depois, (a sua direita), o campo CidadeDeDestino. 

Não vamos alterar os filtros da consulta. 

Exercício 23 Alterar a consulta criada na Lição 16. Observe que os campos PaísDeDestino e CidadeDeDestino estão em posições inversas ao que devem estar (primeiro PaísDeDestino e depois CidadeDeDestino), para que possamos fazer os cálculos propostos. Neste exemplo iremos excluir todos os campos existentes e adicionar os campos na ordem correta. 

Em seguida faremos a totalização por PaísDeDestino e, dentro do PaísDeDestino por CidadeDeDestino. 

1. Você já deve estar com a planilha Exemplo 22.xls, conforme orientações da Lição anterior.

2. Para alterar a consulta clique em uma das células que contenha dados e selecione o seguinte comando: Dados -> Obter dados externos -> Editar consulta...

3. O Microsoft Query será aberto com a consulta criada na lição anterior.

4. Agora vamos excluir todos os campos da consulta. Para excluir um campo clique no nome do campo para seleciona-la, depois pressione a tecla Delete. Pronto, o campo será excluído. Utilizando este procedimento exclua todos os campos da consulta, inclusive o campo calculado, pois iremos cria-lo novamente.

5. Adicione novamente o campo PaísDeDestino e em seguida o campo CidadeDeDestino.

6. Agora vamos acrescentar um campo que faz o cálculo do total geral, usando a fórmula proposta anteriormente. Observe que este campo não existe diretamente na tabela Detalhes do Pedido, ou seja, teremos que acrescentar um campo que será calculado (montado) a partir de outros campos disponíveis em uma ou mais tabelas da consulta. No nosso exemplo vamos criar um campo calculado chamado Total Geral, o qual é composto pela seguinte fórmula: 

(Quantidade*PreçoUnitário)*(1-Desconto)

7. Para criar um campo calculado, basta digitar a expressão de cálculo diretamente na primeira coluna em branco, após o último campo da consulta. Não use um sinal de igual (=) no início da expressão . Por exemplo, para criar o campo Total Geral, utilize a expressão indicada anteriormente. Após digitar a expressão pressione Enter e observe que você já obtém os resultados indicados na Figura 2.59: 

Excel Avançado em 120 Lições - Júlio Battisti

Figura 2.59 - Campo Total Geral já calculado. Falta agrupar por cidade.

8. Observe que a expressão torna-se o nome da coluna. Para atribuir um nome para a coluna, basta dar um clique duplo na expressão de cálculo. Será exibida a janela Editar coluna. Nesta janela preencha o campo Cabeçalho da coluna conforme indicado na Figura 2.60: 

Excel Avançado em 120 Lições - Júlio Battisti

Figura 2.60 - Definindo um cabeçalho para o campo Calculado.

9. Clique em OK para fechar a janela Editar coluna. Observe que a coluna já aparece com o Cabeçalho TotalGeral, ao invés da expressão de cálculo.

10. Exclua todos os critérios que estiverem definidos.

11. Vamos classificar a listagem por PaísDeDestino e, dentro do país, por CidadeDeDestino. Clique na coluna PaísDeDestino para seleciona-la. Pressione a tecla Shift e mantenha-a pressionada. Clique na coluna CidadeDeDestino. As duas colunas ficarão selecionadas. Agora clique no botão ( Excel Avançado em 120 Lições - Júlio Battisti ). Com isso a listagem ficará classificada pelo PaísDeDestino e, dentro do PaísDeDestino, pela CidadeDeDestino.

12. Agora temos que fazer com que o Query totalize pelo campo CidadeDeDestino. Se você observar os resultados, verá que aparecem vários registros para a mesma cidade. Cada registro é um item de pedido. Por exemplo, para a cidade Aachen, aparecem 10 registros. Estes são todos os itens de pedidos enviados para esta cidade. O que queremos é que sejam agrupados todos os itens de cada cidade e calculada a soma destes itens, o que na prática será o total geral de vendas para a cidade.

14. Para fazer este agrupamento vamos utilizar a função Soma, na coluna Total Geral. Dê um clique duplo em Total Geral (no nome da coluna). Será exibida a janela Editar coluna. Nesta janela, na lista Total selecione Soma, conforme indicado na Figura 2.61: 

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Figura 2.61 - Fazendo a soma dos itens do pedido.

15. Clique em OK e observe os resultados, indicados na Figura 2.62. Cada Cidade aparece uma única vez e é exibido o total geral por cidade: 

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Figura 2.62 - Fazendo a soma das vendas por Cidade.

16. Ao invés da Soma por cidade você poderia, por exemplo, calcular o valor médio dos pedidos por cidade. Para isso dê um clique duplo no cabeçalho da coluna TotalGeral para exibir a janela com propriedades da coluna. Observe que na lista Campo é exibida a seguinte expressão: Soma((Quantidade*PreçoUnitário)*(1-Desconto)). Basta alterar a função Soma para Avg (Average significa média, em inglês). Altere a função para Avg e clique em OK. Será exibida a média do valor dos itens por cidade, conforme indicado na Figura 2.63: 

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Figura 2.63 - Exibindo a média dos itens por Cidade.

16. O próximo passo é fechar o Microsoft Query, retornando estes dados para a planilha do Excel. Para fazer isso utilize o comando: Arquivo -> Retornar dados ao Microsoft Excel. O Excel abre a janela solicitando que você informe a faixa da planilha onde os dados da consulta devem ser exibidos. Por padrão o Excel sugere a partir da célula A1. Clique em OK. O Excel executa a consulta e dentro de alguns instantes os dados serão exibidos na planilha, conforme indicado na Figura 2.64:

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Figura 2.64 - Resultados da consulta, retornados para o Excel.

17. Observe que é retornada somente uma linha para cada cidade, com a média dos itens por cidade. Você pode utilizar o comando Formatar -> Células para formatar os dados da coluna G, definindo um número de casas decimais e a exibição ou não do símbolo da moeda (R$). Para maiores detalhes sobre formatação de células no Excel, consulte o Curso de Excel em 120 Lições, disponível no seguinte endereço: http://www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp .

18. Salve a planilha com o nome de Exercício 23.xls, na pasta C:\ExcelAvançado.

19. Mantenha o Microsoft Excel aberto, pois iremos alterar esta consulta na próxima lição.

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