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Objetivo: Nesta lição aprenderemos a projetar um Banco de Dados. Iremos aplicar os conhecimentos sobre Tabelas, Campos, Relacionamentos, Chave Primária e Normalização.

Antes de começarmos a trabalhar com o Microsoft Access precisamos fixar bem os conceitos vistos nas lições anteriores, aplicando-os no Projeto de Um Banco de Dados. Um banco de dados bem projetado fornece um acesso conveniente às informações desejadas. Com uma boa estrutura, gasta-se menos tempo na construção de um banco de dados e, ao mesmo tempo, assegura-se resultados mais rápidos e precisos. Nunca é demais lembrar que jamais devemos misturar assuntos em uma mesma tabela. 

ETAPAS NA ESTRUTURAÇÃO DE UM BANCO DE DADOS:

Determinar qual o objetivo do banco de dados: Isto ajuda na determinação de quais os dados devem ser armazenados.

Determinar as tabelas necessárias: Após definirmos os Objetivos do Banco de Dados, as informações devem ser definidas e separadas em assuntos diferentes, tais como "Clientes", "Empregados", "Pedidos", pois cada um irá compor uma tabela no banco de dados.

Determinar os Campos de cada Tabela: Definir quais informações devem ser mantidas em cada tabela. Por exemplo, a tabela Clientes poderia ter um campo para o Código Do Cliente, outro para o Nome Do Cliente e assim por diante.

Determinar quais campos serão do tipo Chave Primária: Determinar, em cada tabela, quais campos serão utilizados como Chave Primária. Esta é uma etapa importantíssima para a definição dos Relacionamentos que vem a seguir.

Determinar os Relacionamentos: Decidir como os dados de uma tabela se relacionam com os dados de outras tabelas. Por exemplo, Clientes podem Fazer Vários Pedidos. Fornecedores podem fornecer Vários Produtos, etc.

Refinar a Estrutura do Banco de Dados: Antes de inserir muitos dados, ou até mesmo antes de inserir qualquer dado, verificar se a estrutura contém erros, isto é, verificar se os resultados obtidos são os desejados. Isto, normalmente, pode ser obtido através do processo de Normalização. Caso necessário, deve-se alterar a estrutura do banco de dados.

Com uma boa estrutura, gasta-se menos tempo na construção e manutenção do banco de dados e, ao mesmo tempo, assegura-se resultados mais rápidos e precisos.

DICAS PARA DETERMINAÇÃO DOS CAMPOS EM UMA TABELA:

Relacionar diretamente cada campo ao assunto da tabela: Se um campo descreve o assunto de uma tabela diferente, este campo deve pertencer a outra tabela. O mesmo acontece quando uma informação se repete em diversas tabelas. Este é um indício de que existem campos desnecessários em algumas tabelas.

Não Incluir dados Derivados ou Calculados: Não é recomendado armazenar o resultado de cálculos nas tabelas. O correto é que o cálculo seja executado quando necessitarmos do resultado, normalmente em uma consulta, conforme veremos no decorrer deste curso.

Incluir todas as informações necessárias: Como é fácil esquecer informações importantes, deve-se ter em mente todas as informações coletadas desde o início do processo e perguntar se com elas é possível obter todas os resultados desejados.

Armazenar todas as informações separadamente: Existe uma tendência em armazenar informações em um único campo. Por exemplo, o nome do curso e o tempo de duração em uma mesmo campo. Como as duas informações foram combinadas em um único campo, ficará difícil conseguir um relatório classificado pelo tempo de duração dos cursos.

COMO ESCOLHER O CAMPO QUE SERÁ A CHAVE PRIMÁRIA?

Um bom Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD) é aquele que encontra e nos fornece, rapidamente, todas as informações necessárias que nele estejam armazenadas, mesmo que estas informações estejam em diferentes tabelas. Para que isto seja possível é necessário incluir um campo ou conjunto de campos que identifiquem de modo único cada registro de uma tabela. Esta informação é chamada Chave Primária. Deve-se ter certeza que este campo (ou conjunto de campos) seja sempre diferente para cada registro, por não ser permitido valores duplicados em um campo de chave primária.

Ao escolher campos de Chave Primária, considere os seguintes detalhes:

Não é permitido duplicidade de valores ou nulos (informações desconhecidas).

Caso não exista um identificador único para uma determinada tabela, pode-se usar um campo que numere os registros seqüencialmente.

Pode-se utilizar o valor deste campo para encontrar registros.

O tamanho da chave primária afeta a velocidade das operações, portanto, para um melhor desempenho, devemos utilizar o menor tamanho que acomode os valores necessários que serão armazenados no campo.

Agora que já revisamos diversos conceitos importantes sobre banco de dados vamos colocá-los em prática, através de um exercício de Projeto de Banco de Dados. Será apresentada uma determinada situação e você deverá projetar o Banco de Dados para atender a Situação Solicitada. Projetar o banco de dados significa fazer um diagrama Entidade x Relacionamentos onde são indicadas quais tabelas farão parte do banco de dados, quais os campos de cada tabela, qual o campo que será a Chave Primária nas tabelas que terão Chave Primária e quais os relacionamentos entre as tabelas. Na figura a seguir temos um exemplo de um diagrama Entidades x Relacionamentos:

 
Nota: Os campos que aparecem em negrito representam a Chave Primária de cada tabela.

Exercício: Imagine que você está projetando um Banco de Dados para uma Escola. Este Banco de Dados deverá conter informações sobre os Alunos, os Pais dos Alunos, As matérias em que cada aluno está matriculado (imagine que alunos da mesma série podem estar matriculados em diferentes matérias), as notas do aluno em cada matéria e em cada bimestre, bem como todo o histórico do aluno na escola. O histórico inclui as notas do aluno em cada matéria em cada um dos anos em que ele esteve na escola. O banco de dados deve manter um cadastro de alunos, dos pais dos alunos, das disciplinas ofertadas, da nota de cada aluno em cada disciplina, e em que disciplina cada aluna está matriculado.

O Sistema deverá ser capaz de fornecer, a qualquer momento, a situação atual do aluno em termos de suas notas, bem como todo o seu histórico. O Sistema não deve permitir que seja cadastrado um aluno sem antes serem cadastrados os seus pais. Além disso todo aluno terá um número de matrícula que é único. Cada disciplina também terá um código único.

O Sistema deve ser capaz de emitir relatórios com as notas por turma e por bimestre, além das médias para cada disciplina.

Projete um Banco de Dados capaz de atender a estas necessidades. O Resultado final do seu trabalho será o "Diagrama Entidades x Relacionamentos", com as Tabelas, Campos de Cada Tabela, Chaves Primárias e Relacionamentos entre as tabelas.

Ao Final do Processo, aplique o processo de Normalização para verificar se a estrutura apresenta algum tipo de Problema.