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Objetivo: Neste item iremos analisar a Arquitetura do Microsoft Access Veremos os diversos elementos que podem fazer parte de um Banco de Dados do Microsoft Access, bem como os relacionamentos entre estes diversos elementos. Veremos também alguns exemplos práticos de solução de problemas.

Veremos os seguintes tópicos: 

Os diversos elementos do Microsoft Access e a Relação entre os eles.

Alguns Exemplos de Situações do dia-a-dia.

Os Diversos Elementos do Access e a Relação entre eles:

Um banco de dados é uma coleção de informações relacionadas a um determinado assunto ou finalidade, como controle de pedidos dos clientes ou manutenção de uma coleção musical. Se o seu banco de dados não está armazenado em um computador, ou se somente partes dele está, você pode estar controlando informações de uma variedade de fontes, tendo que coordená-las e organizá-las você mesmo. 

Um arquivo .mdb é um Banco de Dados do Microsoft Access.  Esse banco de dados contém diversos elementos: Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Macros e Módulos.  

Utilizando o Microsoft Access, você pode gerenciar todas as suas informações a partir de um único arquivo de banco de dados. Dentro do arquivo, divida seus dados em compartimentos de armazenamento separados denominados tabelas (ou entidades); visualize, adicione e atualize os dados da tabela utilizando formulários on-line; localize e recupere apenas os dados desejados utilizando consultas; e analise ou imprima dados em um layout específico utilizando relatórios.  

Para armazenar seus dados, crie uma tabela para cada tipo de informação que você registra. Para reunir os dados de várias tabelas em uma consulta, formulário ou relatório, você define relacionamentos entre as tabelas. Aqui nos temos dois fatos de grande importância: 

Todos os dados ficam armazenados em Tabelas. Quando uma Consulta exibe os resultados com base em um Critério, na verdade ele está buscando os dados em uma determinada tabela. Quando um formulário exibe um determinado registro, ele também está buscando estes dados em uma determinada tabela. No Microsoft Access, o único local onde os dados ficam armazenados é nas tabelas.

Mesmo que as informações estejam separadas em diferentes tabelas (Clientes, Pedidos, Detalhes do Pedido, etc) é possível reuni-las em Consultas, Relatórios e Formulários. Por exemplo, posso criar um Relatório de Vendas por Cliente, classificados pelo País de Destino.

Na próxima figura vemos os Diversos elementos que formam um Banco de Dados do Microsoft Access, bem como o Relacionamento entre os diversos elementos.

Os Diversos Elementos de um Banco de Dados do Microsoft Access.

Nunca é demais salientar que o único local onde ficam armazenados os dados é nas tabelas. Por isso que ao construirmos uma consulta, formulário ou relatório, o Microsoft Access solicita os dados para a tabela na qual a consulta, formulário ou relatório está baseado.

Algumas Observações sobre os Elementos do Microsoft Access:

Observe o Relacionamento que existe entre os Elementos. Uma consulta é baseada em uma tabela, isto é, os dados que a consulta exibe são buscados a partir de uma ou mais tabelas. Se os dados forem alterados na consulta, na verdade estas alterações são refletidas diretamente na tabela. Por isso uma seta de dupla mão entre tabelas e consultas. As mesmas observações são válidas para a relação entre formulários e tabelas.

Um relatório também pode ser baseado diretamente em uma consulta, assim como um Formulário também pode ser baseado diretamente  em uma Consulta. Quando o Formulário (ou Relatório) é aberto, o Microsoft Access executa a consulta, a qual busca os dados na Tabela, e retorna os dados para o Formulário (Ou Relatório).

Observe que as Macros e Módulos foram colocados ao redor dos demais elementos. Isto significa que posso ter Macros e Módulos interagindo com qualquer elemento de um banco de dados do Microsoft Access. Por exemplo, posso criar uma macro que Maximize um formulário quando o formulário é aberto. Posso criar um módulo para calcular o Dígito Verificador de um campo CPF, de tal forma que quando um CPF é digitado, o CPF não é aceito se estiver com o Dígito Verificador incorreto.

Uma situação bastante comum é o caso em que precisamos de um relatório, porém os dados necessários não estão na forma necessária nas tabelas. Neste caso podemos criar uma consulta que selecione os dados necessários e faça as consolidações necessárias e criamos o Relatório baseado nesta consulta e não diretamente na tabela.

Estes seis elementos: Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Macros e Módulos podem ser criados e gerenciados a partir da Janela Principal do Banco de Dados do Microsoft Access, conforme indicado a seguir: 

 
Janela "Banco de Dados", dando acesso aos diversos elementos do Microsoft Access. 

Alguns exemplos e situações do dia-a-dia: 

Para ilustrar o relacionamento entre os diversos elementos do Microsoft Access, vamos considerar algumas situações usuais do dia-a-dia. Nossas situações serão baseadas no arquivo Pedidos.mdb que faz parte deste treinamento. 

Situação 1: Vamos supor que seja solicitado um Relatório com os totais por Pedido. Como atender esta demanda?

Solução: Os dados necessários não estão disponíveis diretamente na tabela Pedidos. Criaremos uma consulta baseada nas tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido. Esta consulta fará o cálculo do total por Número de Pedido. Nosso Relatório será baseado nesta consulta. Quando o Relatório for aberto, a consulta será acionada, buscará os valores nas tabelas Pedidos e Detalhes dos Pedidos, realizará os cálculos e fornecerá os valores para o Relatório. Aprenderemos a criar este tipo de consulta no decorrer deste curso. 

Situação 2: Como fazer um relatório que exiba o total de Vendas por país de Destino e por Ano?

Solução: Novamente os dados necessários não estão disponíveis diretamente nas tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido. Crio uma consulta do tipo Tabela de Referência Cruzada, baseada na Consulta que calcula os totais por Pedido. Nesta consulta adiciono um campo para o Ano do Pedido e outro campo para o País de Destino. Crio o meu relatório baseado nesta consulta. Ao ser aberto o Relatório é acionada a consulta do tipo Tabela de Referência Cruzada, a qual por sua vez aciona a Consulta na qual ela é baseada, a qual busca os dados nas tabelas. O Caminho inverso é percorrido, até que os dados são fornecidos para o Relatório, o qual exibe os mesmos na tela ou imprime na Impressora. Aprenderemos a criar este tipo de consulta no decorrer deste curso.

Situação Desafio: Os dados sobre o cabeçalho do Pedido ( tabela Pedidos) e os diversos itens de cada Pedido (Tabela Detalhes do Pedido) estão separados. Como reunir estas informações em um formulário de tal maneira que o mesmo se pareça com uma Nota Fiscal?

Solução: ?