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Objetivo: Vamos aprender sobre as colunas que podem ser configuradas, para cada campo, no modo estrutura da tabela.

Coluna Nome dos Campos:

Nesta coluna definimos o nome dos campos que farão parte da tabela. No Microsoft Access, os nomes podem ter até 64 caracteres, desde que o primeiro seja uma letra do alfabeto, podendo ser usado ainda os caracteres, sublinhado (_) e espaço em branco. 

Dicas!

Tenha cuidado quando da definição de nomes de campos pois usar acentos, cedilha e outros tipos de caracteres especiais, requer do usuário atenção especial, quando precisar se referir a estes nomes em outros objetos do Banco de Dados, como Consultas, Formulários, Relatórios, Macros e Procedimentos e/ou Funções.

Evite incluir espaços nos nomes dos objetos se você pretende fazer referência a eles em expressões ou em códigos do Visual Basic com freqüência. Ao se referir a campos de tabelas em outros objetos, se o nome do campo contiver um espaço em branco, você deve se referir a este campo usando os colchetes, como por exemplo, [Código do Cliente].

Evite utilizar nomes extremamente longos porque são difíceis de lembrar e fazer referência.

Coluna Tipo de Dados:

Tipo de dados de um campo determina que espécie de dados pode ser armazenado no campo. Por exemplo, os tipos de dados de campo Texto e Memorando permitem que o campo armazene tanto texto quanto números, mas o tipo de dados Número só permite que números sejam armazenados no campo. Os campos do tipo de dados Número armazenam dados numéricos que serão utilizados nos cálculos matemáticos. Utilize o tipo de dados Moeda para exibir ou calcular valores monetários.

Na tabela a seguir, temos uma descrição para os principais tipos de dados do Microsoft Access:

Considere as seguintes dicas sobre a coluna Tipo de dados:

Os tipos de dados Número, Data/Hora, Moeda e Sim/Não fornecem formatos de exibição predefinidos. Defina a propriedade Formato para escolher dentre os formatos disponíveis para cada tipo de dados. Você também pode criar um formato de exibição personalizado para todos os tipos de dados, exceto o tipo de dados Objeto OLE. Para definir formatos personalizados, utilizaremos a propriedade Formato, conforme descrito nas próximas lições.

Quando o usuário exclui registros, o campo AutoNumeração não reaproveita os números que foram excluídos. Se o usuário incluiu 10 registros numa tabela, o campo AutoNumeração inclui automaticamente números de 1 a 10. Ao incluir mais um registro o campo AutoNumeração passa a incrementar a partir do número 11. Ele guarda o último número que foi incluído na tabela.

Quando você altera um tipo de dados de campo depois de inserir os dados em uma tabela, o processo de conversão de dados será bem mais demorado quando a tabela for salva. Se os tipos de dados forem conflitantes, poderá ocorrer uma perda de dados, porém uma mensagem de advertência será emitida antes da tabela ser efetivamente salva.

Coluna Descrição:

Um texto descritivo que serve como comentário/documentação, procurando descrever qual a função do campo.

Agora vamos continuar a criação da tabela Contribuintes, iniciada na Lição Anterior.

Como estamos no Modo estrutura da nova tabela que está sendo criada vamos começar a definir os campos da tabela Contribuintes.

Vamos iniciar pela definição do campo CPF.

Na coluna Nome do campo da primeira linha, digite CPF.

Na coluna Tipo de dados selecione Texto. Estamos utilizando Texto para o CPF, por causa dos pontos e do traço que fazem parte do CPF.

Na coluna descrição digite: CPF do Contribuinte, conforme indicado na figura a seguir:

 
Iniciando a definição do campo CPF. 

Observe que após definir o nome e o tipo do campo surge, na parte de baixa da janela, uma série de propriedades referentes ao campo que está sendo definido. Estas propriedades definem características adicionais para cada campo. Para cada tipo de campo (texto, número, moeda, etc) temos um diferente conjunto de propriedades, porém existem propriedades comuns a todos os tipos de campo.

Cada campo possui um conjunto de propriedades que você utiliza para personalizar a forma como os dados do campo são armazenados, manipulados ou exibidos. Você pode, por exemplo, controlar o número máximo de caracteres que podem ser inseridos em um campo Texto, definindo sua propriedade Tamanho do Campo. As propriedades de um campo são definidas exibindo uma tabela no modo Estrutura, selecionando o campo na parte superior da janela e, em seguida, selecionando a propriedade desejada na parte inferior da janela.

As propriedades disponíveis para cada campo são determinadas pelo tipo de dados que você seleciona para o campo.

A partir da Próxima Lição vamos estudar as diversas propriedades existentes.