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Objetivo: Vamos entender o que é a importação/exportação de dados e ver porque é importante que saibamos trabalhar com importação/exportação de dados.

Importação e Exportação de dados com o Microsoft Access:

O Microsoft Access oferece duas opções para utilizar dados de uma origem externa: 

Importar os dados para uma nova tabela do Microsoft Access no banco de dados atual.

Deixar os dados no seu local atual e utilizá-los no seu formato original sem importá-los - este procedimento é denominado vinculação. Dados de uma tabela vinculada podem ser alterados, excluídos, podem ser utilizados na criação de consultas, formulários e relatórios. Se alteramos um dado de uma tabela vinculada, este dado será alterado na fonte original do dado. Por exemplo, podemos vincular uma tabela a um arquivo com dados no formato do DBase (.dbf). Ao alterarmos um registro na tabela vinculada, este dado será alterado na fonte original dos dados, ou seja, no arquivo .dbf.

Exemplos de fontes de dados externas incluem tabelas de outros bancos de dados do Microsoft Access localizados na rede, dados de outros programas, como o Microsoft Excel, Microsoft Exchange, Microsoft FoxPro, Paradox e Microsoft SQL Server e dados em arquivos de texto (.txt), normalmente nos formatos de tamanho fixo de coluna ou delimitado. 

No formato "Tamanho Fixo", cada coluna começa e termina em posições definidas. Por exemplo, o campo nome começa na coluna 1 e vai até a coluna 50; o campo endereço começa na coluna 51 e vai até a coluna 90 e assim por diante. Os dados são fornecidos em arquivos .txt.Quando os dados forem fornecidos neste formato, deverá ser fornecido o "layout" do arquivo. O layout informa onde começa e termina cada campo. Na figura a seguir temos um exemplo de um arquivo no formato Tamanho Fixo: 

Dados no formato "Tamanho Fixo". 

No formato "Texto Delimitado" cada linha do arquivo representa um registro da tabela. Os campos, dentro de uma mesma linha, são delimitados por um determinado caractere, normalmente um dos seguintes caracteres é utilizado como delimitador: ; ,  

Na figura a seguir temos um exemplo de um arquivo com dados no formato Texto Delimitado: 

Se você sabe que irá utilizar seus dados somente no Microsoft Access, convém importá-los. O Microsoft Access geralmente funciona mais rápido com suas próprias tabelas, e se for necessário, você poderá modificar a tabela importada de modo a atender às suas necessidades, como qualquer outra tabela criada no Microsoft Access. 

Se os dados que você deseja utilizar também estão sendo atualizados por outro programa que não o Microsoft Access, seria conveniente vinculá-los. Utilizando esta abordagem, os métodos atuais de atualização, gerenciamento e compartilhamento de dados continuarão onde estão, e você poderá utilizar o Microsoft Access para trabalhar com os dados também. Por exemplo, você pode criar consultas, formulários e relatórios que utilizam dados externos, combinar dados externos com os dados das tabelas do Microsoft Access e até mesmo exibir e editar dados externos enquanto os estes estiverem sendo utilizados por terceiros em seu programa original. 

Você pode também vincular tabelas de outros bancos de dados do Microsoft Access. Convém utilizar uma tabela de outro banco de dados do Microsoft Access que é compartilhado numa rede. Isso é particularmente útil quando você quer armazenar todas as suas tabelas em um banco de dados num servidor de rede, mantendo formulários, relatórios e outros objetos em um banco de dados separado, o qual é copiado entre os usuários do banco de dados compartilhado.

Importante: Antes de importar ou vincular dados, é necessário criar ou abrir um banco de dados do Microsoft Access para armazenar as tabelas importadas ou vinculadas.  

O Microsoft Access utiliza ícones diferentes para representar tabelas vinculadas e tabelas que são armazenadas no banco de dados atual. Se você excluir o ícone de uma tabela vinculada, estará excluindo o vínculo à tabela e não a tabela externa propriamente dita. 

Você pode também importar outros objetos de banco de dados que não tabelas, como formulários ou relatórios, a partir de outro banco de dados do Microsoft Access. 

Caso precise realizar uma operação importante regularmente, pode automatizar o processo de importação de dados utilizando macros ou código do Visual Basic para aplicativos. Falaremos sobre Macros no módulo 6. 

Nas próximas lições vamos fazer alguns exercícios de importação/exportação para aprendermos a utilizar este recurso do Microsoft Access.