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ACCESS BÁSICO - CURSO COMPLETO GRATUITO
Autor: Júlio Battisti
Lição 062 - Módulo 05 - Relatórios - Definição e uso

Criação de Relatórios Básicos com o Microsoft Access 

Introdução - O que são e para o que são utilizados?

Um relatório é a maneira de apresentar seus dados em um formato impresso. Como você tem controle sobre o tamanho e a aparência de todos os elementos de um relatório, é possível exibir as informações da maneira como deseja vê-las. 

A maioria das informações de um relatório vêm de uma tabela ou de uma consulta, que é a fonte dos dados do relatório. As outras informações do relatório são armazenadas na estrutura do relatório. 

Por exemplo: 

  • O título do relatório e os cabeçalhos estão armazenados na estrutura do relatório.
  • A data vem de uma expressão que está armazenada na estrutura do relatório.
  • Os dados vêm de campos em uma tabela, consulta ou instrução SQL base.
  • Os totais vêm de expressões que estão armazenadas na estrutura do relatório.

Você cria um vínculo entre um relatório e a sua fonte de dados através do uso de objetos gráficos chamados controles. Os controles podem ser caixas de texto que exibem nomes e números, rótulos que exibem títulos, e linhas decorativas que organizam dados graficamente e tornam o relatório mais atraente. 

Todos os conceitos que foram vistos sobre controles, quando estudamos formulários, são válidos para relatório. Por exemplo, a maneira de mover, dimensionar, criar, alinhar e formatar controles é exatamente a mesma. Conforme veremos mais adiante, inclusive o Assistente de relatório é muito semelhante ao Assistente de formulário.  

A exemplo dos outros elementos do Microsoft Access, um relatório possui um modo Estrutura, onde são definidos os controles e todos os demais elementos do relatório e outros modos, onde são visualizados os resultados obtidos. Para visualizar, na tela, o resultado de um relatório, nos utilizamos o modo Visualizar impressão e, para imprimir um relatório, nos temos o modo Imprimir. 

Modo Estrutura 

O modo Estrutura de um relatório é comparável com a uma prancheta de trabalho onde um projeto é organizado e as ferramentas de que você precisa estão disponíveis. Algumas das ferramentas disponíveis neste modo são as barras de ferramentas, as réguas, a caixa de ferramentas e a barra de status. 

O desenho de um relatório é quase igual ao de um formulário, sendo que o relatório possui alguns controles diferentes de formulários. 

O funcionamento dos relatórios está baseado em duas fontes de informações: tabela ou consulta de origem, como fonte de dados, e a própria estrutura do relatório. O vínculo entre um relatório e sua origem de dados é criado por objetos gráficos chamados controles. Os tipos de controles são: 

  1. Caixas de texto: exibem nomes e números.
  2. Molduras: exibem imagens e gráficos.
  3. Rótulos: exibem títulos e linhas e retângulos gráficos.

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O modo Estrutura de um relatório.

Seções de um relatório

As informações de um relatório podem estar divididas em seções. Cada seção tem uma finalidade específica, sendo impressa em uma ordem previsível na página e no relatório. 

No modo Estrutura, as seções são representadas como faixas e cada seção contida no relatório é representada uma vez. No relatório impresso, algumas seções podem ser repetidas várias vezes. Você determina onde as informações aparecem em cada seção posicionando controles, como rótulos e caixas de texto. 

  • Cabeçalho do relatório: O cabeçalho do relatório aparece uma vez no início de um relatório (no início da primeira página do relatório). Você pode usá-lo para itens como um logotipo, título de relatório ou data de impressão. O cabeçalho do relatório é impresso antes do cabeçalho da página na primeira página do relatório.
  • Cabeçalho da página: O cabeçalho da página aparece no topo de cada página do relatório. Você pode utilizá-lo para exibir itens, como títulos de coluna.
  • Cabeçalho de grupo: Um cabeçalho de grupo aparece no início de um novo grupo de registros. Você pode utilizá-lo para exibir informações que se aplicam ao grupo como um todo, tal como o nome de um grupo. Por exemplo, podemos criar um relatório para exibir o total de vendas por país. Neste relatório cada país constitui um diferente grupo de vendas.
  • Seção detalhe: A seção detalhe contém o corpo principal dos dados de um relatório. Essa seção é repetida para cada registro da origem do registro base do relatório.
  • Rodapé do grupo: Aparece no final de um grupo de registros. Utilizado para itens como totais de grupos.
  • Rodapé da página: O rodapé da página aparece na parte inferior de cada página do relatório. Você pode utilizá-lo para exibir itens como números de página.
  • Rodapé do relatório: O rodapé do relatório aparece uma vez ao final do relatório. Você pode utilizá-lo para exibir itens como totais do relatório. O rodapé do relatório é a última seção na estrutura do relatório, mas aparece antes do rodapé da página na última página do relatório impresso.

O tamanho das seções pode ser ajustado e suas propriedades definidas. Adicionalmente, também é possível acrescentar ou remover cabeçalhos e rodapés sempre que se desejar.

Os cabeçalhos e rodapés, com exceção dos cabeçalhos e rodapés de grupo, são adicionados/removidos aos pares. Para adicioná-los, escolha a opção Cabeçalho/Rodapé do Relatório/Rodapé da Página a partir do menu Formatar.

Controles

Os controles são objetos gráficos, como uma caixa de texto, uma moldura de objeto não acoplado, um retângulo ou um botão de comando, que você posiciona no relatório para exibir dados, executar uma ação ou tornar mais fácil a leitura do relatório. 

Os controles podem ser acoplados, não-acoplados ou calculados. Um controle acoplado está ligado a um campo de uma tabela ou consulta base e pode ser utilizado para exibir valores de campos de seu banco de dados. Um controle calculado utiliza uma expressão como sua fonte de dados. Uma expressão pode utilizar dados provenientes de um campo incluído em uma tabela ou consulta base de um formulário ou relatório ou provenientes de um outro controle no formulário ou relatório. Um controle não-acoplado não possui fonte de dados. Você pode utilizar controles não-acoplados para exibir informações, linhas, retângulos e figuras.  

Caixa de Ferramentas

A caixa de ferramentas deve ser utilizada para criar controles no relatório. Para adicionar um controle, clique na ferramenta para selecioná-la. Quando você move o ponteiro sobre o relatório, o ponteiro altera para a ferramenta da caixa. Clique no relatório onde deseja localizar o controle. 

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Nota: Se a Caixa de Ferramentas não estiver sendo exibida, selecione o comando Exibir -> Caixa de ferramentas. 

Propriedades do relatório 

São utilizadas para definir a aparência geral de um relatório impresso. Você pode, por exemplo, utilizá-las para especificar que um cabeçalho ou rodapé da página seja impresso em todas as páginas ou exceto naquelas em que o cabeçalho e o rodapé do relatório são impressos. 

Propriedades de relatórios também podem ser utilizadas para especificar elementos presentes no modo estrutura do relatório, tais como as que determinam a largura da grade que você pode exibir ao criar um relatório. 

As três formas de exibir a folha de propriedades de um relatório são: 

  1. Clicar duas vezes na área cinza fora de qualquer seção do relatório ou na caixa onde as réguas se encontram.
  2. No menu Editar, escolher Selecionar Relatório e, então, escolher Propriedades no menu Exibir ou clicar no botão Propriedades na barra de ferramentas.
  3. Pressionar o botão da direita e escolher a opção Propriedades.

LIÇÕES DESTE MÓDULO:
062. Relatórios - Definição e uso
063. Exemplo 01
064. Exemplo 02
065. Exercícios e Conclusão


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