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Agora aprenderemos a criar macros, bem como os detalhes sobre a janela de criação de Macros. Na seqüência será apresentada uma descrição completa de todas as ações de Macro disponíveis no Microsoft Access.

Para criar uma macro faça o seguinte: 

1. Abra o banco de dados ExMacros.mdb, que está na pasta C:\CursoAccBasico.
2. Dê um clique na Guia Macros.
3. Para criar uma nova macro dê um clique no botão "Novo", você verá a janela indicada na figura abaixo:

Janela para definição de Macros no Microsoft Access. 

Uma macro é constituída de uma ou mais ações. Cada ação é definida em uma linha separada. As diversas ações disponíveis podem ser selecionadas a partir da coluna ação, na qual existe uma listagem com todas as ações de macro do Microsoft Access.  

Após escolher uma ação, caso esta necessite de parâmetros adicionais para a sua definição, estes surgem na parte de baixo, conforme indicado na figura a seguir. A medida que você seleciona um dos parâmetros, no espaço ao lado, aparece uma explicação sobre o parâmetro. Na próxima figura, temos um exemplo da ação "Abrir Consulta" selecionada e dos seus parâmetros indicados na parte de baixo.

Ação "Abrir Consulta", a qual apresenta três parâmetros. 

Para selecionar uma ação, basta abrir a lista de ações e selecionar a ação desejada. Esta lista esta classificada em ordem alfabética.  

Dica -> Ao invés de percorrer toda a lista em busca de uma ação, você pode rapidamente se deslocar para perto da ação desejada. Para isso digite a primeira letra do nome da ação. Por exemplo, ao invés de percorrer a lista em busca da opção "Salvar", basta digitar a letra S que o Microsoft Access ira posicionar na primeira ação que começa com a letra S.

Na linha comentário você pode digitar uma descrição para a Ação que está sendo adicionada. Embora não seja obrigatória a colocação de um comentário, é aconselhável que você coloque comentários, pois isto facilita a documentação das Macros. Além disso daqui a algum tempo, se você tiver que alterar as macros, fica muito mais fácil se estas possuírem comentários descritivos das ações.

Na seqüência temos a descrição dos botões da Barra de Ferramentas da janela de macros: 

Barra de Ferramentas da janela de criação de Macros. 

Alguns botões são os mesmos encontrados em diversas janelas (Salvar, Imprimir, Visualizar Impressão, Recortar, Copiar, Colar, Pincel e Desfazer), os 8 primeiros botões, da esquerda para a direita. A partir do nono botão temos a seguinte funcionalidade:

  Ao ser clicado, exibe um coluna com o nome da Macro. 

  Exibe uma coluna de Condições, para que possamos executar as ações de acordo com uma ou mais condições. 

  Insere uma linha em branco, acima da linha atual. 

  Exclui a linha atual. 

  Executa a macro e todas as suas ações. 

  Executa uma única ação por vez, caso a macro possua várias ações. 

  Aciona o Construtor de Expressões. 

  Exibe a Janela Banco de Dados. 

  Permite a criação de novos objetos: Tabelas, Consultas, Formulários, etc. 

  Assistente com ajuda. 

Cada ação é definida em uma linha. Uma macro pode conter uma ou mais ações. Podemos também ter condições em uma macro. Por exemplo, somente executar se o NúmeroDoPedido estiver entre 10500 e 11000. Tudo o que aprendemos sobre critérios em consultas, também é válido para condições de execução em macros.

Antes de apresentarmos uma descrição detalhada de todas as ações de macros disponíveis, vamos a um rápido exemplo, apenas para ver como funcionam as macros e criarmos a nossa primeira macro. 

Exemplo: Crie uma macro que exiba uma mensagem "PRIMEIRO TESTE DE MACRO" e depois abra a consulta "Pedidos Trimestrais". 

Para criar essa macro faça o seguinte: 

Abra o banco de dados ExMacros.mdb.

Se não estiver na janela de criação de macros vá para esta janela clicando na guia Macros.

Dê um clique no botão "Novo"

Na primeira linha escolha a Ação CaixaDeMensagem. Conforme veremos adiante, esta ação é utilizada para abrir uma janela e exibir uma mensagem.

Na coluna comentário da primeira linha coloque: "Exibe uma mensagem de aviso"

Observe os parâmetros para a ação Caixa de Mensagem, os quais aparecem na parte de baixo da janela. No parâmetro "Mensagem:", digite o seguinte: "PRIMEIRO TESTE DE MACRO". Deixe os outros parâmetros inalterados, veremos a descrição de cada um mais adiante.

Na segunda linha, selecione a ação "AbrirConsulta"

Na coluna comentário da segunda linha coloque: "Abre a consulta Pedidos Trimestrais"

Observe os parâmetros para a ação "Abrir Consulta", os quais aparecem na parte de baixo da janela. No parâmetro "Nome da consulta", abra a lista e escolha "Pedidos Trimestrais". 

Dê um clique no botão com o disquete para salvar a macro. O Microsoft Access solicita o nome da macro, digite "Macro 01". Sua macro deve estar conforme indicado na janela abaixo:

Macro com duas ações já definidas: CaixaDeMensagem e AbrirConsulta. 

Para executar a macro, dê um clique no botão com o ponto de exclamação  vermelho (!) . Ao ser executada, a primeira ação "CaixaDeMensagem" exibe uma mensagem, conforme indicado na figura abaixo:

Janela com a mensagem gerada pela ação "CaixaDeMensagem." 

Dê um clique no botão OK para fechar a mensagem. Será aberta a consulta "Pedidos Trimestrais.

Para fechar a consulta basta clicar no "x" mais interno, pois se você clicar no x mais de fora, você fechará o Microsoft Access.