Em determinadas situações pode ser necessário acessar, a partir do Excel 2007, dados de uma ou mais tabelas que estão em um banco de dados do Microsoft Access. Estando no Excel 2007, não temos como importar os dados diretamente de tabelas do Microsoft Access. Faremos o contrário, entraremos no banco de dados do Microsoft Access, onde estão os dados a serem acessados e exportaremos a respectiva tabela no formato de uma planilha do Excel 2007. Depois é só abrir a planilha diretamente no Excel 2007.

É importante salientar que, usando este procedimento, nenhum vínculo será mantido entre os dados que estão no Microsoft Access e a planilha com os dados exportados. Em outras palavras, ao alterarmos os dados originais, os dados da planilha não serão alterados e vice-versa, ou seja, são duas cópias completamente independentes dos dados.

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Obs: Para o exemplo desta lição, trabalharemos com o arquivo Mod1Lic4.mdb.

Veremos nesta lição como exportar dados de uma tabela do Microsoft Access para uma planilha do Excel 2007. Quando os dados são exportados, uma nova planilha será criada. Se uma planilha, com o mesmo nome da que está sendo criada, já existir, o Access perguntará se desejamos excluir a planilha existente e criar uma nova. Não é possível manter a planilha existente e apenas acrescentar os dados que estão sendo exportados.

Vamos, novamente, utilizar um exemplo prático. Abriremos o banco de dados Mod1Lic4.mdb, que está na pasta C:\Excel 2007 Avançado\Exemplos. Em seguida exportaremos os dados da tabela Pedidos para a planilha Exemplo 03.xlsx, na pasta C:\Excel 2007 Avançado\Exemplos. Então, mãos à obra.

Exercício 03: Vamos abrir o arquivo Mod1Lic4.mdb no Microsoft Access 2007 e exportar a tabela Pedidos para o arquivo C:\Excel 2007 Avançado\Exemplos\Exemplo 03.xlsx.

1.       Abra o Microsoft Access 2007.

2.       Abra o arquivo C:\Excel 2007 Avançado\Exemplos\ Mod1Lic4.mdb.

3.       Clique na guia Tabelas.

4.       Dê um clique simples na tabela Pedidos para marcá-la.

5.       Clique na Guia Dados Externos -> Grupo Exportar -> Excel (Figura 1.15).

Figura 1.15 – Tela do Access.

6.       Ao Clicar em Excel, será aberta a caixa de diálogo “Exportar - Planilha do Excel”, indicada na Figura 1.16.

7.   Dê um clique no botão Procurar para escolher o caminho no qual será: C:\Excel 2007 Avançado\Exemplos\ Exemplo 03.xlsx

8.       Em Formato do Arquivo, escolha Pasta de trabalho (*.xlsx).

9.       Marque a opção Exportar dados com formatação e layout.

10.     Para finalizar, clique no botão OK e  na sequência em Fechar.

Figura 1.16 – Exportando uma planilha do Access para Excel.

11.     O arquivo foi exportado.

12.     Os dados da tabela Pedidos serão salvos no arquivo Exemplo 03.xlsx.

13.     Feche o Microsoft Access 2007.

Agora vamos abrir o arquivo Exemplo 03.xlsx e conferir se os dados foram realmente exportados com sucesso.

1.       Abra o Excel 2007.

2.       Abra o arquivo C:\Excel 2007 Avançado\Exemplos\Exemplo 03.xlsx.

3.       Você deverá obter os dados indicados na Figura 1.17.

Figura 1.17 – Dados exportados da tabela Pedidos do banco de dados Mod1Lic4.mdb.

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