Simplificando o WebMail

 

Objetivos: Neste capítulo aprenderemos as funções práticas do WebMail. Abordarei como enviar um e-mail, trabalhar com lista de contatos, verificar ortografia, navegar na caixa postal, ler e responder e-mails, bloquear os endereços de mensagem indesejados e por último, as configurações do WebMail. Depois que você ler este tutorial, usar um correio eletrônico vai ficar muito mais fácil. Bom proveito!

 

Enviando e-mail

 

As funções básicas de um correio eletrônico é enviar e receber mensagens, muitos serviços de e-mail fornecem outros recursos em suas caixas postais, os contatos, corretor ortográfico, anti-vírus e agenda são exemplos típicos de serviços disponibilizados.

 

Se não fosse possível enviar mensagens, o serviço de correio eletrônico seria apenas mais uma página da Web onde acessaríamos os conteúdos lá postados. Esta é justamente o diferencial do serviço de e-mail, a interatividade, os recursos de enviar e receber mensagens. Num WebMail, para receber as mensagens, geralmente, é suficiente fazer o logon ou clicar no link da Caixa de Entrada, mas para quem precisa verificar novos e-mail constantemente, existem botões para essa finalidade, no iBestMail este botão é denominado “Chegou e-mail?”. Se receber seus e-mails é tão fácil, enviar não deixa de ser também. Veremos a seguir passo a passo como redigir e enviar sua correspondência eletrônica.

 

1. Abra sua caixa postal e acesse a opção redigir mensagem, por meio do botão “Escrever”. Nesta seção encontramos o espaço destinado ao endereço do destinatário, cópias, assunto, anexos e edição da mensagem, também encontramos o recurso de verificação de ortografia.

 

2. Vamos entender todos os elementos desta janela:

 

a. Lista de Contatos – Abre a janela lista de contatos, na qual está contidos todos os endereços de e-mail que foram salvos antes.

 

b. Verificar Ortografia – Abre a seção de verificação de ortografia, este corretor ortográfico funciona semelhante à correção do Microsoft Word. As palavras que apresentam possíveis problemas são apresentadas em vermelho, também é exibida a opção para substituir, substituir todos, ignorar ou cancelar. Veremos o corretor ortográfico com mais detalhe um pouco à frente.

 

c. Cancelar – Cancela a edição da mensagem, retornando para a caixa de entrada.

 

d. Para: - É nesta opção que informamos o endereço do destinatário, o endereço pode ser informado manualmente ou selecionado na lista de contatos. Cada campo pode conter mais de um endereço, apenas devem ser separados por vírgula. As opções “Cc:” e “Cco:” funcionam iguais a “Para:”, com as seguintes particularidades, a Cc serve para o envio de uma cópia da mensagem, mas o endereço informado neste campo ficará visível a todos os destinatários, enquanto o campo Cco não permite essa visualização, pois cada destinatário irá vê apenas seu próprio endereço.

 

e. Anexar Arquivos – Através deste botão pode ser anexado arquivos à mensagem. Veremos a diante com mais detalhes.

 

f. Usar minha assinatura – Esta opção, quando selecionada, insere sua assinatura ao corpo da mensagem. A opção ao lado, Guardar uma cópia na pasta mensagens enviadas, salva uma cópia da mensagem na pasta informada.

 

3. Digite o endereço do destinatário no campo Para: e, caso deseje enviar uma cópia, insira também os endereços para cópia nos campos Cc e Cco, conforme explicado na letra d do item anterior. Digite o assunto no respectivo campo e insira os anexos que desejar. O endereço do destinatário, assim como as cópias carbono podem ser selecionadas da lista de contatos, para isso clique em qualquer um dos títulos de destinatário (Para:; Co ou Cco).

 

Nesta janela, selecione os endereços ou um grupo para o qual deseja enviar mensagem.

 

4. A caixa de texto, abaixo do campo anexos, é destinada para o corpo da mensagem. Redija sua mensagem e use o botão “Ok” para enviá-la, você também pode apenas salvar a mensagem, selecionando a opção correspondente ao lado do botão “Ok”. O iBestMail não oferece opção visual de formatação para a mensagem, tais como: tamanho da letra, cor, inserção de imagens, marcadores, etc., no entanto existem outros servidores de e-mail, como o HotMail, que oferecem estes serviços.

 

Esta barra disponibiliza todas as opções básicas para edição de um e-mail com formatação.

 

Verificando a Ortografia

 

O nosso português é cheio de complicações, regras e mais regras e como se não bastasse tem um monte de exceções. Tudo isso complica nosso vida na hora de redigir um texto, por mais experiência que temos de vez em quando comentemos erros ortográficos, isso porque precisamos de muita leitura para se familiarizar com a ortografia. São palavras que tem o mesmo som, mas escritas com pouca diferença e com significados totalmente diversos, outras com grafia diferente, mas com pronúncia igual ou semelhante. O bom de tudo isso é que os computadores estão ai para nos ajudar, são vários os programas editores de texto que vêem com corretores ortográficos, outros mais complexos verificam até a concordância. O WebMail disponibiliza este recurso, que nos ajuda muito na redação de nossas mensagens.

 

O Corretor Ortográfico só faz sentido ser usado após a mensagem ter sido redigida, por isso abra a janela de edição de mensagem, digite seu texto e depois clique no botão “Verificar Ortografia”, este botão é um link que abrirá a janela de correção ortográfica, é através dela que vamos fazer todas as correções possíveis. Corrigir nossas mensagens é muito importante, pois evitamos enviar erros em nossos textos, isso não é tão significante quando se trata de mensagens informais, mas quando estamos enviando uma mensagem oficial, a correção ortográfica é uma opção indispensável, a menos que você seja um “experte” em língua portuguesa.

 

Na figura a seguir, a janela Corretor Ortográfico é exibida com todas as suas opções. O corretor ortográfico pode ter diferentes interfaces de WebMail para WebMail, mas todos com uma função básica de verificar a ortografia.

 

O campo “Alterar para:” exibe a sugestão selecionada na caixa de sugestões (sugestões do corretor ortográfico:), para substituir a palavra suspeita de erro basta percorrer as sugestões e utilizar os botões abaixo, que têm as seguintes funções:

 

» Alterar – Altera a palavra do texto pela palavra selecionada na caixa de sugestões.

 

» Alterar todas – Executa a mesma função da opção anterior, no entanto substitui todas as palavras existentes com a mesma grafia.

 

» Ignorar – Ignora a palavra em análise e segue para a próxima que possuir erro.

 

» Ignorar todas – Função igual ou tópico anterior, mas ignora todas as palavras com a mesma grafia.

 

Os botões da parte de cima do corretor têm as seguintes funções:

 

» Ok – Envia a mensagem ao destinatário atual.

 

» Editar Mensagem – Link para retornar a janela “Escrever Mensagem”.

 

» Cancelar – Cancela o corretor ortográfico.

 

Após fazer todas as correções em seu texto, clique no botão “Ok” para enviar sua mensagem ou clique no botão “Editar Mensagem” para voltar à janela Escrever Mensagem.

 

Quando a mensagem é enviada nos é mostrado uma confirmação de envio, esta confirmação é quem nos garante que a correspondência foi enviada com sucesso. Este recurso é útil, pois através dele saberemos a situação do e-mail. Na janela de confirmação é exibido o(s) endereço(s) do(s) destinatário(s), onde podemos conferir se o endereço inserido está realmente correto. Existem ainda dois links, um para retornar a caixa de entrada e outro para lista de contatos, este último muito útil quando queremos inserir endereço de e-mail que já enviamos, mas que ainda não estão na lista de contatos.

 

Confirmação de Envio de Mensagem

 

Lista de Contatos

 

Quando trabalhamos com muitos endereços eletrônicos fica difícil memorizar todos eles, também seria inconveniente ter estes endereços numa agenda e, toda vez que precisarmos enviar uma mensagem, digitarmos novamente. Imagine se for preciso enviar mensagem para 20 destinatários, seria muito incomodo e desperdício de tempo. Como solução destes problemas é que o WebMail oferece um serviço onde guardamos todos os endereços que usamos para posteriormente reutilizá-lo, evitando assim perda de tempo com digitações repetitivas. O nome deste serviço no iBestMail é Lista de Contatos. Na figura a seguir é mostrada a lista de contatos.

 

Os endereços cadastrados na lista de contatos podem ser recuperados posteriormente quando precisamos enviar uma mensagem, veremos como fazer isso mais a frente. Na referida janela, podemos gerenciar os contatos e os grupos de contatos, esta manutenção inclui adicionar, remover, renomear e filtrar os endereços e grupos.

 

Os grupos são apenas divisões lógicas para facilitar o uso dos contatos. Vamos imaginar a seguinte situação: Você tem cem endereços cadastrados na sua lista de contatos, no entanto tem um grupo de vinte pessoas, para as quais são enviadas mensagens semanalmente. Nesta operação você perde tempo, pois tem que selecionar um a um, os endereços no meio dos cem. Qual seria a solução para esse problema? Bastaria criar um grupo, no qual seriam inseridos todos os vinte endereços usados, vamos chamar este grupo de SEMANAL. Pronto, o problema esta resolvido. Agora quando for enviar as mensagens, em vez de selecionar os contatos individualmente, selecione apenas o grupo SEMANAL que todos os contatos ali inseridos serão selecionados automaticamente. Uma particularidade dos grupos de contato, e por sinal muito bom, é que um endereço pode está em vários contatos, assim fica fácil criar diversos grupos para facilitar o trabalho.

 

O primeiro menu suspenso contém os comandos para manipulação dos contatos, nele estão disponíveis os comandos para Enviar e-mail, Editar, Apagar e Bloquear os contatos. A execução de qualquer destes comandos depende de uma prévia seleção de um ou mais contatos/grupos, a seleção é feita através da caixa de seleção ao lado de cada contato/grupo.

 

O segundo menu suspenso tem a função de filtro, com este menu os contatos podem ser filtrados por grupos ou por letras do alfabeto.

 

Adicionando Contatos

 

Os contatos podem ser adicionados de duas formas, a primeira é selecionando o botão “Adicionar Contato” na janela Lista de Contatos, a segunda é selecionando a opção “Adicionar à lista de contatos” da janela Confirmação de Envio exibida depois que a mensagem é enviada. Esta opção já foi detalhada anteriormente. Vamos vê aqui como adicionar os contatos pela janela Lista de Contatos, visto que a segunda opção, aqui apresentada, é apenas um link e que abrirá a mesma janela.

 

Clique no botão “Adicionar Contato” da janela Lista de Contato.

 

A janela Adicionar Contato exibe um formulário bem intuitivo, o único campo obrigatório é o “E-mail:”, os demais podem ser ou não preenchidos, isso fica a seu critério. Preencha o formulário e use o botão Adicionar para salvar o contato. Pronto, seu contato está pronto para ser usado.

 

Se após adicionar um contato, for preciso modificar algum item, selecione o respectivo contato na janela Lista de Contatos, depois selecione a opção “Editar” no primeiro menu suspenso. Faça as alterações e use o botão Adicionar para salvá-las.

 

Adicionando Grupos de Contato

 

Como falado anteriormente, os grupos de contatos servem para facilitar a administração dos nossos endereços eletrônicos. Para criar um novo grupo clique no botão “Adicionar grupos de contato” da janela lista de contatos.

 

Utilize a caixa “Nome do Grupo” para nomear o grupo que você irá criar. Logo abaixo, existem duas caixas, a da esquerda vazia e a da direita com todos os e-mails que você tem cadastrado na lista de contatos. Selecione os e-mails na caixa “Endereços cadastrados:” e clique no botão “<< Adicionar”, para inserir os endereços no grupo que você irá criar. Se adicionar algum item por engano, pode removê-lo, para isto basta seleciona-lo e clicar no botão “Remover >>”. Após fazer todas as operações desejadas clique no botão “Criar grupo”.

 

Navegando e Lendo E-mails

 

Quando existem muitos e-mails numa determinada pasta, eles são divididos em páginas estas páginas podem ser acessadas através do menu suspenso.

 

Este menu apresenta o número total e o número seqüencial de páginas. Para acessar qualquer página, selecione o número desejado e clique no botão “Ok”.

 

Para ler um e-mail, clique nos nomes abaixo de qualquer coluna (Remetente; Assunto; Data ou Tamanho). O e-mail será aberto e exibido numa janela.

 

A janela de leitura da correspondência eletrônica vem com diversas informações, tais como: endereço do remetente e do destinatário, data de envio, assunto e, é claro, a mensagem. Após a leitura do e-mail os botões de comandos podem ser usados para uma ação, todos eles são bem intuitivos. Assim você pode responder a mensagem, através do botão “Responder”, responder a todos, encaminhar e apagar, nos botões seguintes. Bloquear é um comando muito bom, quando queremos evitar Spam na nossa caixa de mensagens. Além de todos estes comandos o e-mail pode ser movido para uma outra pasta, diferente da que esta atualmente, através do menu suspenso ao lado do botão “Imprimir”. Acima deste menu estão disponíveis os links (Anterior e Próxima) para navegação entre as mensagens sem precisar voltar a caixa de entrada.

 

Bloqueando mensagem indesejada

 

Se a mensagem que você recebeu é de destinatário indesejado você pode bloquear o endereço para não voltar a receber. Para fazer o bloqueio, basta clicar no botão “Bloquear”. Uma mensagem será exibida, procurando se você deseja bloquear somente o remetente ou todo o domínio.

 

Ao selecionar a primeira opção, somente aquele endereço será bloqueado, porém se a opção selecionada for a segunda (endereços terminado com o domínio), todas as mensagens com aquela terminação serão bloqueadas.

 

O bloqueio também pode ser feito pela opção “E-mails Bloqueados” da Caixa Postal. A vantagem desta opção é que, além de bloquear, você também pode desbloquear os endereços anteriormente bloqueados. Neste caso é preciso digitar o endereço a ser bloqueado na caixa “Bloquear endereço de e-mail”.

 

Bloquear um endereço de significa não receber mais mensagens desse destinatário, caso seja bloqueado o domínio todos os e-mails daquele domínio serão barrados. Então bloquear um único endereço não causará problemas, no entanto quando se bloqueia um domínio todo podemos esta barrando e-mails úteis, mas cada caso é um caso e você deve fazer suas próprias configurações.

 

Configurações

 

A janela configurações é o painel de controle do seu WebMail, é nele que fazemos todas as configurações do serviço. A área de configurações disponibiliza opções de acordo com os recursos de seu WebMail, no nosso caso são recursos que vão desde definir o número de mensagens por páginas, passando por uma assinatura pessoal até acessar e-mail de outros provedores ou adicionar uma resposta automática.

 

Todas as opções são bem intuitivas e fáceis de serem configuradas. No entanto vamos falar três delas.

 

» Resposta automática – esta opção nos permite inserir um texto que funcionará como um e-mail, toda vez que uma mensagem for enviada a sua caixa postal, este texto será enviado automaticamente para o endereço do remetente. Opção útil quando passamos um período sem acessar nossa caixa posta, é possível definir um intervalo de tempo em que a mensagem vai ficar ativa.

 

» Contas externas – Permite configurar um endereço POP3 para receber as mensagens na sua caixa postal. A opção pode ser configurada, de modo que as mensagens sejam armazenadas numa pasta específica. Muito útil para quem trabalha com várias contas de correio eletrônico, mas que centralizar tudo numa só caixa postal.

 

» Filtros de redirecionamento de mensagens – Filtrar as mensagens não é nada mais do que definir um padrão de seleção. As mensagens que atenderem aqueles padrões serão armazenadas na pasta informada na configuração. Útil para separarmos nossas mensagens por assunto ou remetentes.

 

Os conceitos aqui apresentados podem ser aplicados em qualquer WebMail, isto porque a maioria mudam de interface mas as funções são as mesmas.

 

Até a próxima etapa.

 

Att,

Sergio de Castro

sergiodecastro@click21.com.br

http://www.inforcastro.oi.com.br

 

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• E-MAIL - OUTLOOK EXPRESS
• Introdução ao Correio Eletrônico e WebMail - Parte 1
• Simplificando o WebMail - Parte 2
• Instalação e Configurações Básicas