OPEN Office - Planilha Calc - Parte 7

 

Funções

 

Objetivos:

 

Nesta parte do tutorial, aprenderemos a montar funções, saberemos que elas simplificam muito a elaboração de planilhas, e conheceremos algumas delas como: média, máximo, mínimo, condicional, entre outras. Poderemos montar as funções entrando diretamente com os argumentos ou então utilizando o Assistente de Funções.

 

O que é uma função?

 

O Open Office.Calc, assim como as demais planilhas eletrônicas, possui um método que podemos utilizar para tornar mais rápido e fácil o processo de montagem de fórmulas que envolvam cálculos complexos e vários valores. Esse método é chamado de função. Existem funções para os cálculos matemáticos, financeiros e estatísticos, bem como para trabalhar com datas e horas, entre outros tipos. Uma função é uma forma de cálculo pré-definida pelo Open Office.Calc. Você entra com as informações (que são chamadas de argumentos) e então a função realiza os cálculos e apresenta o resultado.
Você pode lançar as funções digitando-as diretamente numa fórmula. Isso quer dizer que se a fórmula começa com um sinal de igual, com a função também deverá ser assim. Com a utilização de funções numa planilha, você ganha tempo na digitação de fórmulas mais complexas.

 

Por exemplo, vamos falar da função “SOMA”. Essa função calcula a soma de todos os números contidos numa faixa de células definidas. Na próxima figura temos uma planilha, e imagine que você queira somar todos os valores que estão na coluna B. Utilizando uma fórmula, teríamos que digitar: “=B2 + B3 + B4 + B5 + B6 + B7”.

 

Figura 01: a função SOMA

 

Com a utilização da função soma, basta digitar: “=SOMA(B2:B7)”. É claro que o resultado é o mesmo, mas fica muito mais fácil se utilizarmos a função SOMA. E na verdade, em vez de digitar o nome das células, após abrir o parêntese da função, pode-se utilizar o mouse para selecionar as células que irão compor a função. Viram como a utilização de uma função simplifica, e muito, a elaboração de planilhas?

 

Argumentos de uma função

 

Os valores que uma função utiliza ao efetuar as operações são chamados de argumentos. No exemplo acima, o argumento é: B2:B7. Ou seja, todas as células que estiverem dentro da faixa de B2 até a célula B7. Porém, uma função pode ter mais de um argumento. Quando isso ocorrer, para separar um argumento de outro, devemos colocar na fórmula o sinal de ponto-e-vírgula, ou seja: “;”. Vejamos na figura a seguir como ficaria uma função SOMA que utilize dois argumentos.

 

Figura 02: observe na Barra de fórmulas, que a função está utilizando dois argumentos, separados pelo sinal de ponto-e-vírgula

 

Apresentando o Assistente de Funções

 

Como vimos nesses últimos exemplos, pode-se inserir uma função digitando-a diretamente na célula onde desejamos que o resultado seja mostrado. Mas agora, mais uma vez, mostraremos uma maneira mais fácil ainda de se chegar ao mesmo objetivo. Com a utilização do Assistente de Funções, caixas de diálogo guiam o usuário, passo a passo, explicando cada um dos argumentos necessários para a função escolhida.

 

Só para constar, em algumas versões anteriores do Open Office.Calc, era ainda conhecido como Auto-Piloto. A partir dessa versão 2.0 será chamado somente de Assistente de funções.

 

E para acionar esse Assistente, você deverá fazer o seguinte: clicar na célula que conterá a função, e em seguida no menu Inserir, e depois em Função. Uma outra maneira pode ser através das teclas Ctrl+F2. E há uma outra maneira ainda, por sinal a minha preferida: é só clicar no botão Assistente de Funções, que fica na nossa já famosa Barra de Fórmulas.

 

Figura 03: o botão Assistente de Funções

 

Após acionar esse assistente, será apresentada uma tela como a que é mostrada na figura a seguir:

 

Figura 04: O Assistente de Funções

 

Esse assistente também pode ser utilizado para você conhecer melhor alguma fórmula. Veja na figura acima, por exemplo. Na lista da esquerda estão sendo mostradas todas as funções disponíveis no Open Office.Calc, em ordem alfabética. Eu rolei a lista até localizar a função SOMA, e selecionei essa função. Com isso, do lado direito apareceu um exemplo de como deve ser montada uma fórmula com essa função, além de um pequeno resumo sobre o que essa função faz.

 

Após você ter escolhido a função desejada, clique no botão Próximo, indicando ao Open Office.Calc que você deseja avançar para a próxima etapa do Assistente.

 

Figura 05: agora o usuário deverá entrar com os argumentos da função

 

Na tela seguinte, como podemos ver pela figura acima, devem ser escolhidos os argumentos da nossa função SOMA. Veja que há argumentos chamados de Número 1, Número 2, etc. Nestes locais, você pode tanto escrever o endereço das células, como selecionar diretamente da planilha. Para selecionar diretamente da planilha, clique no botão Encolher . Com isso, o Assistente se oculta temporariamente para exibir a planilha. Você clica com o mouse e seleciona os dados da sua planilha que irão compor a fórmula; e após isso, clica no botão Maximizar para o Assistente voltar a ser exibido em sua totalidade. Quando o botão Próximo aparecer com as letras bem apagadas (como na figura acima), é um sinal de que esse é o último passo do Assistente, e então deverá clicar no botão Ok.

 

FUNÇÃO SOMA

 

Essa função faz parte da categoria das funções matemáticas, e ela retorna a soma de até 30 argumentos. Lembrando que cada argumento pode ser uma só célula, ou então uma seqüência  de células adjacentes.

 

Como exemplo, vamos imaginar uma planilha que contenha as notas de alguns alunos durantes os bimestres escolares, e que a princípio o que desejamos é apenas somar as notas de cada aluno. Observe na figura a seguir:

 

Figura 06: Utilizando a função SOMA

 

Assim que você digita “=SOMA(” , o Open Office.Calc dá a deixa para você selecionar os valores que deseja somar. Então, é possível selecionar a área que contém as notas do primeiro aluno; a área selecionada fica marcada com bordas de linhas vermelhas ao redor. Então é só teclar Enter ou levar o ponteiro do mouse sobre o botão Aceitar  e pressionar o mesmo.

 

E devemos lembrar que quando a fórmula das demais linhas abaixo segue basicamente o mesmo princípio aplicado na fórmula já construída, não há a necessidade de digitar cada fórmula individualmente. Basta copiar o conteúdo da fórmula para as linhas abaixo, que o Open Office.Calc considera as linhas relativamente.

 

Como a função SOMA é uma das mais utilizadas, senão a mais utilizada entre todas, o Open Office.Calc tem uma forma mais rápida de se acionar essa função, que é com a utilização do botão Soma, representado pelo símbolo da letra grega Sigma:

 

FUNÇÃO MÉDIA

 

Nesse exemplo mostrado na figura anterior, sabemos que na verdade mesmo, não nos interessa a soma das notas e sim a média delas. Mas o que é a média? Média Aritmética  nada mais é do que a soma de determinados valores, dividido pelo número de parcelas utilizadas na soma. Então, voltando ao exemplo da planilha de notas dos alunos, devemos somar as notas obtidas, e o resultado dessa soma deve ser dividido pelo número de notas que estão sendo consideradas, ou seja, dividir por 4. Vamos ver de que maneira poderíamos fazer isso, sem conhecer a função média:

 

Na figura 06 as notas do primeiro aluno estão nas células de B4 a E4. Podemos somar esses valores e depois dividir por 4, ficando com a fórmula dessa maneira:

 

=(B4+C4+D4+E4)/4

 

Por quê utilizamos parênteses nessa fórmula? Isso é importante, guarde bem essa informação: se você não colocar os parênteses, pode incorrer em um resultado incorreto. Nas nossas aulas de matemática da 5a a 8a série, aprendemos que numa expressão matemática, as operações de divisão e multiplicação prevalecem, ou seja, devem ser realizadas primeiramente, do que as operações de adição e subtração. Então se tivéssemos colocado uma fórmula assim: =B4+C4+D4+E4/4, o Open Office.Calc iria realizar primeiro a conta de E4 dividido por 4, e só então esse resultado seria somado às demais notas. Portanto, daí a importância dos parênteses, sempre que houver várias operações numa fórmula.

 

Mas como estamos aprendendo a utilização das funções, ao invés de digitar essas contas, poderíamos colocar a seguinte função:

 

=MÉDIA(B4:E4)

 

Veja a figura a seguir, como ficaria essa função na nossa planilha:

 

Figura 08: Utilizando a função MÉDIA

 

Não se esqueça que se pintar dúvida na forma como deve ser utilizada uma função, podemos sempre recorrer ao uso do Assistente de Funções, certo?

 

FUNÇÕES MÁXIMO E MÍNIMO

 

Essa função retorno o valor máximo em uma lista de argumentos, e como todas as demais funções pode ser acionado através do Assistente. Como exemplo, Vamos supor que na nossa planilha de notas dos alunos, eu preciso saber qual foi a maior nota obtida em todo o ano, entre todos os alunos, e também a menor entre as todas as notas.

 

Em uma linha abaixo da planilha colocaremos na primeira coluna as palavras Maior Nota e Menor nota. Ficará como esta figura:

 

Figura 09: Utilizando a função =MÁXIMO

 

Os argumentos da função MÁXIMO são os números que desejamos que sejam considerados para se localizar o maior valor.

 

E para calcular o menor valor, acho que muita gente já adivinhou o nome da função: MÍNIMO. Veja o exemplo na figura a seguir.

 

Figura 10: Utilizando a função =MÍNIMO

 

Veja na figura 10 como foi calculado a menor nota: na célula B12, foi digitado “=MÍNIMO(”, e logo após digitar o “abre parênteses”, seleciona-se todos os valores de notas, ou seja, de B5 até F9, e então pressiona-se o Enter. Veja que quando o cursor está posicionado em B12, a Barra de Fórmulas (realçada na figura) apresenta a fórmula, para que você possa se lembrar de como foi produzido esse valor.

 

FUNÇÃO SE (CONDICIONAL)

 

Essa função é um pouquinho só mais avançada, e é uma das funções da categoria de lógicas. Ela irá apresentar resultados diferentes de acordo com um resultado efetuado a partir de um teste lógico. A forma como a qual deve ser escrita a função é chamada de sintaxe. Veja na próxima figura como é a sintaxe da função “=SE”:

 

Figura 11: Sintaxe da função SE

 

Mas nada melhor do que um bom exemplo para a gente entender. Imagine que na nossa planilha de notas dos alunos, trabalhemos com as seguintes condições:

 

» Se um aluno obtiver uma média final maior do que 6, ele estará aprovado.

 

» Se um aluno obtiver uma média final igual a 6 ou menor do  que 6, ele estará reprovado.

 

A fórmula apresentada na figura acima tem 3 argumentos, separados por ponto-e-vírgula (“;”). O primeiro argumento é o teste lógico, ou seja, a condição. O segundo argumento define o que a função deve fazer, caso o teste seja verdadeiro. E o terceiro especifica o que a função faz, caso o teste seja falso.

 

Para esse exemplo, a nossa planilha de notas foi alterada um pouco, para ter alguns alunos com notas baixas, que se encaixem na situação de reprovados. Veja como ficou na figura:

 

Figura 12: Nessa nova planilha vamos calcular a coluna “Condição”, utilizando a função SE

 

Clique em Inserir / Função (ou no botão Assistente de Funções). Selecione a categoria Lógicas, a função SE, e clique no botão Próximo. Na tela que surgir, preencha os três argumentos da função da seguinte maneira:

 

» Na opção Testar, iremos colocar o nosso teste lógico, ou seja, a condição. Colocaremos F5>6 (lemos F5 maior do que 6)

 

» Na opção Valor então, digitamos “aprovado” com as aspas, por se tratar de um texto dentro de uma fórmula.

 

» Na opção De outra forma_então, digite “reprovado”, com as aspas.

 

Veja na figura abaixo como isso fica na tela.

 

Figura 13: Utilizando a função SE no Assistente de Funções

 

Observe bem se está do jeito mostrado nessa figura acima, e então clique no botão ok; com isso o Open Office.Calc apresentará a você se o aluno foi aprovado ou reprovado, de acordo com a média dele. Podemos ver, na figura abaixo, que um de nossos alunos (exemplo) obteve uma média abaixo de 6, e por isso ele ficou com a coluna condição escrito “reprovado”.

 

Figura 14: observe na barra de fórmulas como ficou montada a função SE

 

Conclusão:

 

Com a utilização das funções, que estudamos nesse capíulo, uma planilha pode se tornar ainda mais sofisticada. E ainda podemos colocar uma função dentro de outra, como um parâmetro. A isso damos o nome de aninhar funções. Teremos outra oportunidade de falar sobre isso em um dos próximos tutoriais. Uma boa dica é sempre pensar na pergunta: “o que eu quero fazer?”, e a partir daí, começar a pensar em “como fazer?”. Mas no próximo tutorial, daremos um tempo com os cálculos, e vamos aprender a formatar as células. Até lá.