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Tutorial de Word - Trabalhando com Mala Direta – Parte 1

Nota: Este tutorial faz parte do curso “Word Avançado em 150 Lições”. Este tutorial corresponde à lição 1, do Módulo 6. Para maiores detalhes sobre como adquirir o arquivo .PDF, com todo o conteúdo do Curso de Word Avançado (381 páginas), Clique aqui.

Esta série de tutoriais será dedicada a criação de Mala Direta no Word. Vou iniciar apresentando o conceito e os usos de uma Mala direta. Mostrarei que um conjunto diferentes de documentos, trabalhando em conjunto, são necessários para a criação, manutenção e impressão de uma mala direta.

Nas demais partes do tutoriail você aprenderá a criar uma Mala Direta. Serão apresentados os elementos que compõem uma mala direta. Mostrarei como criar o documento principal, como criar uma fonte de dados, como inserir campos de mesclagem, como inserir dados na fonte de dados e como mesclar a fonte de dados com o documento principal.

Você verá que é possível criar uma Mala Direta a partir de diferentes fontes de dados, desde dados contidos no Word, até dados contidos em um banco de dados externo, como o Microsoft Access ou em um arquivo de planilha do Microsoft Excel. O uso de fontes externas de dados é especialmente recomendada quando mais de um documento principal de mala direta utiliza dados de uma mesma fonte. Por exemplo, você pode ter um cadastro único de clientes, gravado em um banco de dados do Access (arquivo .mdb), no servidor da rede. Com isso cada seção, ao criar uma mala direta, utilizará este banco de dados do Access como fonte de dados. A grande vantagem é que temos um local único de armazenamento, o que facilita a manutenção e garante dados sempre atualizados, para todas as mala diretas sendo criadas nas diferentes seções.

Você também aprenderá a trabalhar com campos em um documento de mala direta. Por exemplo, com o uso de campos, posso inserir uma lista de valores para que, ao invés de digitar o valor em um campo, o usuário selecione o valor na lista. O uso de listas ajuda a reduzir os erros de digitação.

A criação e manutenção de uma mala direta é uma das operações mais utilizados no Word. A criação de mala direta já estava disponível em redatores mais antigos, da época do bom MS-DOS, como por exemplo no mais famoso de todos, na época do DOS: Word Star. Nas lições deste módulo você aprenderá inúmeros recursos para a criação, manutenção e edição de uma mala direta, utilizando o Word. Você aprenderá utilizando um exemplo prático, passo-a-passo.

Mala Direta – definição e uso

A melhor maneira de definir o que é uma mala direta é através de um exemplo prático. Vamos supor que você é dono de uma empresa e pretende mandar uma carta para todos os clientes do seu cadastro de clientes. Esta carta conterá um texto padrão, descrevendo a promoção e você quer apenas alterar o nome e os dados do cliente, em cada cópia da carta que é impressa.

Este é um exemplo perfeito onde o uso do recurso de Mala direta é recomendado. Uma mala direta no Word é composto de três elementos, a saber:

O documento principal.

Uma fonte de dados.

Um documento mesclado.

Utilizando o exemplo do envio da carta de promoção, você seguiria as seguintes etapas para a criação das cartas da promoção:

1. Criar e definir o documento principal, no qual você digita o texto que fixo da carta e deixa espaços para que o Word insira os dados de cada cliente, na etapa de mesclar o documento principal com a fonte de dados.

2. Definir uma fonte de dados. Pode ser uma fonte de dados dentro do próprio Word (conforme veremos na prática nas próximas partes do tutorial) ou uma fonte externa, como uma planilha do Excel ou um banco de dados do Microsoft Access.

3. Inserir os dados na fonte de dados: Se você criou uma nova fonte de dados, agora é o momento de inserir as informações sobre os diversos clientes, para os quais você deseja enviar a carta da promoção. Se você está utilizando uma fonte de dados externas, é provável que as informações dos clientes já estejam gravadas nesta fonte de dados externa, como por exemplo, um banco de dados do Access com o cadastro dos clientes.

4. Inserir campos de mesclagem no documento principal: Um campo de mesclagem poderia ser o nome do cliente, outro o endereço, o telefone e assim por diante. Por exemplo, o espaço onde insiro o campo de mesclagem nome, será preenchido com o nome do cliente. Isto é feito para o primeiro cliente, para gerar a primeira carta. Em seguida uma nova carta é gerada e os dados do segundo cliente são inseridos (mesclados com) no documento principal e assim por diante, até o último cliente da fonte de dados.

5. Você pode mesclar diretamente para a impressora: Neste caso as cartas serão impressas diretamente. Ou você pode mesclar para um novo documento. Neste caso cada página do novo documento (na hipótese de uma carta de uma única página), conterá a carta para um cliente. Depois de verificar que está tudo OK, você pode mandar imprimir este documento.

Nas demais partes deste tutorial (20 ao todo), iremos criar esta mala direta do exemplo, passo-a-passo, comentando e detalhando cada etapa do processo. Também mostrarei como usar fontes de dados externas, como planilhas do Excel e Bancos de dados do Microsoft Access.

A seguir coloco um trecho da Ajuda do Word, na qual é explicada a etapa de mesclagem dos dados:

Mescle dados da fonte de dados no documento principal. Cada linha (ou registro) na fonte de dados produz uma carta modelo, etiqueta de endereçamento, envelope ou um item do catálogo individual. Você pode enviar os documentos mesclados diretamente para uma impressora, ou para endereços de correio eletrônico ou números de fax. Você também pode reunir os documentos mesclados em um novo documento para poder rever e imprimir esses documentos mais tarde.



Observe que durante o processo de mesclagem, uma nova carta (ou etiqueta ou envelope, dependendo do tipo do documento principal) será gerada. Por exemplo, se você tiver 1000 clientes cadastrados na fonte de dados, 1000 cartas serão geradas.

Nas próximas etapas deste tutorial você aprenderá a criar a mala direta proposta neste exemplo.

Conclusão:

Mala Direta é um recurso muito utilizado nas várias seções de uma empresa. Nos diversos tutoriais desta série você verá como é simples criar e utilziar uma Mala Direta, utilizando os recursos do Word. Esta série será formada por um total de 20 tutoriais. A previsão é que sejam publicados dois tutoriais por semana.

Entre em contato, envie suas críticas, sugestões e, por que não, elogiais, através do email: webmaster@juliobattisti.com.br

Outras partes do Tutorial
Parte 1	Mala Direta – Definição e uso	Parte 11	A Operação de Mesclar o Documento
Parte 2	Criando o arquivo principal – Parte 1	Parte 12	Definindo Filtros Durante a Mesclagem
Parte 3	Definindo o Documento Principal	Parte 13	Utilizando uma fonte de dados do Excel
Parte 4	Definindo uma fonte de dados no Word	Parte 14	Utilizando uma fonte de dados do Access
Parte 5	Inserindo Registros na Fonte de Dados	Parte 15	Trabalhando com campos do Word – Parte 1
Parte 6	Inserindo Registros na Fonte de Dados	Parte 16	Trabalhando com campos do Word – Parte 2
Parte 7	Localizando Registros na Fonte de Dados	Parte 17	Trabalhando com campos do Word – Parte 3
Parte 8	Acessando o arquivo da fonte de dados	Parte 18	Trabalhando com campos do Word – Parte 4
Parte 9	Inserir campos de mesclagem	Parte 19	Trabalhando com campos do Word – Parte 5
Parte 10	A Operação de Mesclar o Documento	Parte 20	Resumo das partes do Tutorial