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Tutorial de Word - Trabalhando com Mala Direta – Parte 2

Nota: Este tutorial faz parte do curso “Word Avançado em 150 Lições”. Este tutorial corresponde à lição 2, do Módulo 6. Para maiores detalhes sobre como adquirir o arquivo .PDF, com todo o conteúdo do Curso de Word Avançado (381 páginas), Clique aqui.

Esta série de tutoriais será dedicada a criação de Mala Direta no Word. Na Parte 1 fiz uma apresentação do que é uma Mala Direta, em que situações práticas ela é utilizada e quais os elementos que compõem uma Mala Direta no Word. A partir deste tutorial, você irá criar um exemplo prático, passo-a-passo.

Mala Direta – criando o arquivo principal – Parte 1

Para criar o documento Principal, siga os passos indicados a seguir:

1. Abra o Word.
2. Digite o texto indicado a seguir:

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Prezado        ,

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Nome:
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Atenciosamente,

Júlio Battisti,
Presidente da ABC/SUZ Training Corporation
Treinamentos de qualidade com custo reduzido.

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3. Salve o documento na pasta Meus documentos, com o nome de Principal – Promoção Venda dos cursos.doc.

Observe que neste documento, os seguintes campos serão preenchidos a partir da fonte de dados, quando for feita a mesclagem do documento principal com a fonte de dados:

Nome (três vezes. Uma após o Prezado, outra no primeiro parágrafo e no final do documento, juntamente com o endereço).

Data de Nascimento

Rua

Bairro

Cidade

Estado

CEP

Agora já temos um documento principal. Parte do primeiro passo já foi vencido. A seguir repito a lista de passos descrita na lição 1, já riscando o passo 1 que foi vencido. Agora falta informar ao Word que o documento criado nesta lição, será o documento principal da Mala direta. Isto será feito na próxima lição.

1. Criar e definir o documento principal, no qual você digita o texto que fixo da carta e deixa espaços para que o Word insira os dados de cada cliente, na etapa de mesclar o documento principal com a fonte de dados.
2. Definir uma fonte de dados. Pode ser uma fonte de dados dentro do próprio Word (conforme veremos na prática mais adiante) ou uma fonte externa, como uma planilha do Excel ou um banco de dados do Microsoft Access.
3. Se você criou uma nova fonte de dados, agora é o momento de inserir as informações sobre os diversos clientes, para os quais você deseja enviar a carta da promoção. Se você está utilizando uma fonte de dados externas, é provável que as informações dos clientes já estejam gravadas nesta fonte de dados externa, como por exemplo, um banco de dados do Access com o cadastro dos clientes.
4. Inserir campos de mesclagem no documento principal. Um campo de mesclagem poderia ser o nome do cliente, outro o endereço, o telefone e assim por diante. Por exemplo, o espaço onde insiro o campo de mesclagem nome, será preenchido com o nome do cliente. Isto é feito para o primeiro cliente, para gerar a primeira carta. Em seguida uma nova carta é gerada e os dados do segundo cliente são inseridos (mesclados com) no documento principal e assim por diante, até o último cliente da fonte de dados.
5. Você pode mesclar diretamente para a impressora. Neste caso as cartas serão impressas diretamente. Ou você pode mesclar para um novo documento. Neste caso cada página do novo documento (na hipótese de uma carta de uma única página), conterá a carta para um cliente. Depois de verificar que está tudo OK, você pode mandar imprimir este documento.

Nas próximas etapas deste tutorial você irá irá executar, na prática, passo-a-passo, as demais etapas para a criação da Mala Direta.

Conclusão:

Mala Direta é um recurso muito utilizado nas várias seções de uma empresa. Nos diversos tutoriais desta série você verá como é simples criar e utiliar uma Mala Direta, utilizando os recursos do Word. Esta série será formada por um total de 20 tutoriais. A previsão é que sejam publicados dois tutoriais por semana. Um bom estudo a todos.

Entre em contato, envie suas críticas, sugestões e, por que não, elogiais, através do email: webmaster@juliobattisti.com.br

Outras partes do Tutorial
Parte 1	Mala Direta – Definição e uso	Parte 11	A Operação de Mesclar o Documento
Parte 2	Criando o arquivo principal – Parte 1	Parte 12	Definindo Filtros Durante a Mesclagem
Parte 3	Definindo o Documento Principal	Parte 13	Utilizando uma fonte de dados do Excel
Parte 4	Definindo uma fonte de dados no Word	Parte 14	Utilizando uma fonte de dados do Access
Parte 5	Inserindo Registros na Fonte de Dados	Parte 15	Trabalhando com campos do Word – Parte 1
Parte 6	Inserindo Registros na Fonte de Dados	Parte 16	Trabalhando com campos do Word – Parte 2
Parte 7	Localizando Registros na Fonte de Dados	Parte 17	Trabalhando com campos do Word – Parte 3
Parte 8	Acessando o arquivo da fonte de dados	Parte 18	Trabalhando com campos do Word – Parte 4
Parte 9	Inserir campos de mesclagem	Parte 19	Trabalhando com campos do Word – Parte 5
Parte 10	A Operação de Mesclar o Documento	Parte 20	Resumo das partes do Tutorial