Tutorial
de Word - Trabalhando com Mala Direta – Parte 8
Nota: Este tutorial faz parte do curso
“Word
Avançado em 150 Lições”. Este tutorial
corresponde à lição 8, do Módulo 6.
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Esta série de tutoriais será dedicada a criação
de Mala Direta no Word. Na
Parte
1 fiz uma apresentação do que é uma Mala
Direta, em que situações práticas ela é
utilizada e quais os elementos que compõem uma Mala Direta
no Word. Nesta parte você continuará a criação
de um exemplo prático, passo-a-passo.
Mala Direta – Acessando o arquivo
da fonte de dados
Ao criar a fonte de dados, na
Parte
4, você informou ao Word para salvar a fonte de dados
no arquivo
Dados-dos-Clientes.doc, na pasta Meus
documentos. Os registros que foram digitados na
Parte
5 estão gravados neste arquivo. Conforme mostrarei nesta
lição, o arquivo de fonte de dados de uma mala direta
é pura e simplesmente um arquivo .doc onde está definida
uma tabela. Cada linha da tabela representa um registro de dados,
no nosso exemplo, em cada linha estão armazenadas as informações
(campos) de um cliente.
Como abrir a fonte de dados da mala Direta:
1. Você deve estar com o documento
Principal –
Promoção Venda dos cursos.doc aberto.
2. Selecione o comando
Ferramentas -> Mala direta...
3. Clique no botão
Editar e em seguida na
opção que é exibida, conforme indicado na figura
a seguir:
4. Será exibida a janela Formulário de dados, com
o registro do primeiro cliente sendo exibido – André
Pinto.
5. Clique no botão
Exibir origem. O arquivo
Dados-dos-Clientes.doc será aberto, onde é exibida
uma tabela com os dados dos clientes, conforme indicado a seguir:
| Nome |
DataDeNascimento |
Rua |
Bairro |
Cidade |
Estado |
CEP |
| André Pinto |
01/12/1940 |
Das Dores |
Centro |
Santa Maria |
RS |
55555-212 |
| Carlos Silva |
17/07/1977 |
Pedro II |
Centro |
Santa Maria |
RS |
66322-471 |
| João Pedro |
05/05/1955 |
Amaral Neto |
Urlândia |
Santa Maria |
RS |
97000-123 |
| José da Silva |
01/05/1965 |
Av. Vargas |
Centro |
Santa Maria |
RS |
11111-234 |
| Josefa Pinto |
04/03/1963 |
Beco novo |
Centro |
São Gabriel |
RS |
35222-222 |
| Maria Costa |
01/01/1945 |
T. Neves |
Centro |
São Gabriel |
RS |
22223-445 |
| Maria Silva |
21/04/1954 |
Das dores |
Centro |
Santa Maria |
RS |
55555-212 |
| Mauro Silva |
02/05/1964 |
T. Neves |
Centro |
São Gabriel |
RS |
11122-334 |
| Olavo Beto |
25/09/1940 |
Gen. Neto |
P. Machado |
Santa Maria |
RS |
44456-789 |
| Paulo Pedro |
15/10/1974 |
Pedro II |
Centro |
Santa Maria |
RS |
66322-471 |
6. A primeira linha contém os títulos dos campos e
as demais linhas contém os registros dos clientes.
Você pode estar se perguntando: “
Eu posso
abrir o arquivo que é a origem de dados (arquivo Dados-dos-clientes.doc
no nosso exemplo) e inserir novos registros (para inserir um novo
registro é só inserir uma nova linha na tabela e preencher
os dados); excluir registros (para excluir um registro é
só excluir a respectiva linha); pesquisar registros (basta
utilizar o comando Editar -> Localizar)???
Os comentários entre parênteses indicam que a resposta
a esta pergunta é um sonoro
SIM,
ou seja, você pode executar todas as operações
de registros (inserir novos, alterar os existentes ou excluir),
diretamente no arquivo da fonte de dados. Eu, particularmente, prefiro
esta opção, achando-a bem mais prática do que
usar o formulário da janela Formulário de dados.
7. Feche o arquivo
Dados-dos-clientes.doc.
8. Se o Word emitir uma mensagem perguntando se você deseja
salvar as alterações, clique em Sim.
Pronto, agora você já sabe que é possível
trabalhar diretamente no arquivo da fonte de dados e que esta é
uma opção bem mais prática do que trabalhar
com o Formulários de dados. A partir da próxima lição
você aprenderá a inserir campos de mesclagem no Documento
Principal, que é a próxima etapa na criação
de uma mala-direta.
Para resumir o que já fizemos, até aqui, a seguir
coloco um resumo das etapas que já foram realizadas, na criação
da mala direta:
Criação de um arquivo para ser o documento principal.
Definição do arquivo criado no passo anterior
como documento principal.
Criação de uma fonte de dados.
Inserção de registros na fonte de dados.
Próximo passo:
Inserção de campos de mesclagem no documento
principal (Parte 9).
Conclusão:
Mala Direta é um recurso muito utilizado nas várias
seções de uma empresa. Nos diversos tutoriais desta
série, 20 ao todo, você verá como é simples
criar e utilizar uma Mala Direta, utilizando os recursos do Word.
Esta série será formada por um total de 20 tutoriais.
A previsão é que sejam publicados dois tutoriais por
semana. Um bom estudo a todos.
Você já aprendeu sobre quais partes compõem
uma Mala Direta, aprendeu a criar o documento principal, a criar
uma fonte de dados e a inserir registros na fonte de dados. Nesta
lição você aprendeu a navegar através
dos registros da fonte de dados, a inserir novos registros, excluir
registros e a alterar os registros existentes. Nesta parte você
aprendeu a pesquisar registros na origem de dados. Nesta parte você
aprendeu a acessar o arquivo onde está a fonte de dados.
A próxima etapa é aprender sobre a Inserção
de campos de mesclagem no documento principal.Mas este já
é assunto para a
Parte
9.
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