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Tutorial de Word - Trabalhando com Mala Direta – Parte 11

Nota: Este tutorial faz parte do curso “Word Avançado em 150 Lições”. Este tutorial corresponde à lição 11, do Módulo 6. Para maiores detalhes sobre como adquirir o arquivo .PDF, com todo o conteúdo do Curso de Word Avançado (381 páginas), Clique aqui.

Esta série de tutoriais será dedicada a criação de Mala Direta no Word. Na Parte 1 fiz uma apresentação do que é uma Mala Direta, em que situações práticas ela é utilizada e quais os elementos que compõem uma Mala Direta no Word. Nesta parte você continuará a criação de um exemplo prático, passo-a-passo.

Mala Direta – a operação de mesclar o documento – Parte 2

Observe no resultado da mala direta, demonstrado na Parte 10, que esquecemos de inserir o campo de mesclagem DataDeNascimento, no seguinte parágrafo:

Além disso, aproveitando esta promoção, na data do seu aniversário, em , lhe enviaremos um brinde surpresa.

Você pode acessar novamente o documento principal, inserir este campo de mesclagem e repetir a operação de mesclagem novamente. O Word refaz a mesclagem, agora inserindo o campo DataDeNascimento, que ficou faltando no exemplo da lição anterior.

Nesta parte do tutorial você aprenderá mais algumas opções para a mesclagem de um documento. Na Parte 12 você aprenderá a definir filtros, para mesclar apenas os registros que atendam determinadas condições.

Outras opções na hora de mesclar uma mala direta:

1. Você deve estar com o documento Principal – Promoção Venda dos cursos.doc aberto. Se você não estiver com este documento aberto, abra-o.

2. Selecione o comando Ferramentas -> Mala direta...

3. Dê um clique no botão ().

4. A janela Mesclar será exibida, conforme indicado na figura a seguir:



Nesta janela estão disponíveis as seguintes opções:

Lista Mesclar para: Especifica a saída da sua mala direta: para a impressora ou para um novo documento. Dependendo do seu sistema, você também pode distribuir os documentos mesclados por correio ou fax eletrônico.

Todos: Mescla todos os registros na origem de dados. Se Opções de consulta estiver ativada, o Word mescla todos os registros que atendem os seus critérios de seleção (assunto da próxima lição). Se você marcar a opção De:, poderá definir o número do primeiro e do último registro, para a mesclagem. No exemplo da figura a seguir serão mesclados apenas os 6 primeiros registros da fonte de dados:

Não permitir linhas em branco de campos vazios: Evita a ocorrência de linhas em branco em endereços e outra linhas de dados mesclados. O Word ignora as linhas que possuem somente campos de dados vazios.

Imprimir linhas em branco de campos vazios: Imprime a linha em branco que resulta de um campo de dados vazio.

Botão Verificar erro...: Define as opções de verificação de erros e de relatórios para a mala direta atual. Ao clicar neste botão será exibida a janela indicada na figura a seguir, onde você pode definir qual o comportamento do Word, caso sejam encontrados erros durante a operação de mesclagem.

Botão Opções de consulta: Utilizado para definir critérios de filtragem durante a mesclagem. Por exemplo, você pode definir um filtro para que sejam mesclados apenas os registros dos clientes de Santa Maria ou apenas os registros dos clientes de um determinado estado. Este será o assunto da próxima lição.

Após ter selecionado as opções desejadas é só clicar no botão Mesclar para executar a operação de mesclagem.

Conclusão:

Mala Direta é um recurso muito utilizado nas várias seções de uma empresa. Nos diversos tutoriais desta série, 20 ao todo, você verá como é simples criar e utilizar uma Mala Direta, utilizando os recursos do Word. Esta série será formada por um total de 20 partes. A previsão é que sejam publicados duas partes por semana. Um bom estudo a todos.

Você já aprendeu sobre quais partes compõem uma Mala Direta, aprendeu a criar o documento principal, a criar uma fonte de dados e a inserir registros na fonte de dados. Você aprendeu a navegar através dos registros da fonte de dados, a inserir novos registros, excluir registros e a alterar os registros existentes. Também aprendeu a pesquisar registros na origem de dados e a acessar o arquivo com a fonte de dados. Nesta parte do tutorial você aprendeu a inserir campos de mesclagem. Nesta parte você aprendeu a fazer a mesclagem do documento. Nesta parte você aprendeu mais alguns detalhes sobre a operação de mesclagem de uma Mala Direta no Word. Na Parte 12 você aprenderá a definir filtros de mesclagem, de tal maneira que somente sejam mesclados os registros que atendam aos critérios de filtragem definidos.

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