Tutorial de
Word - Trabalhando com Mala Direta – Parte 12
Nota: Este tutorial faz parte do
curso
“Word
Avançado em 150 Lições”.
Este tutorial corresponde à lição 12,
do Módulo 6. Para maiores detalhes sobre como adquirir
o arquivo .PDF, com todo o conteúdo do Curso de Word
Avançado (381 páginas),
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Esta série de tutoriais será dedicada a criação
de Mala Direta no Word. Na
Parte
1 fiz uma apresentação do que é
uma Mala Direta, em que situações práticas
ela é utilizada e quais os elementos que compõem
uma Mala Direta no Word. Nesta parte você continuará
a criação de um exemplo prático, passo-a-passo.
Mala Direta – Definindo Filtros
Durante a Mesclagem
Nesta lição mostrarei como definir filtros
para a mesclagem da mala direta, de tal maneira que somente
sejam mesclados os registros cujos valores atendam os
critérios de filtragem definidos.
Como definir filtros para a mesclagem:
1. Você deve estar com o documento
Principal
– Promoção Venda dos cursos.doc
aberto. Se você não estiver com este documento
aberto, abra-o.
2. Selecione o comando
Ferramentas -> Mala direta...
3. Dê um clique no botão (
).
4. A janela Mesclar será exibida, conforme indicado
na figura a seguir:
5. Clique no botão
Opções de
consulta...
6. Nesta janela você pode definir critérios
de filtragem com base no valor de até seis campos,
conforme indicado na figura a seguir.
7. Se você definir critério em mais de um
campo, você deve selecionar se os critérios
estão ligados por um “E” ou por um
“OU”. Se você ligá-los por um
E, somente serão mesclados os registros que atenderem
a todos os critérios. Se você ligá-los
por um OU, serão selecionados todos os registros
que atenderem a, pele menos, um dos critérios especificados.
Na coluna Campo você seleciona o nome do campo no
qual você quer aplicar um filtro. Por exemplo, selecione
o campo Cidade.
8. Na coluna Comparação você seleciona
o operador de comparação a ser utilizado.
Estão disponíveis as opções
indicadas na figura a seguir:
9. Selecione a opção
Igual a.
10. Na coluna Comparar com você digita o valor para
o critério. No nosso exemplo vou digitar Santa
Maria, para filtrar apenas os registros para os clientes
de Santa Maria. Sua janela deve estar conforme indicado
na figura a seguir:
11. Clique na guia Classificar os registros. Nesta guia
você pode definir uma ordem de classificação,
na qual os registros serão classificados. No exemplo
da figura a seguir, os registros serão classificados
em ordem alfabética do campo Nome:
12. Você pode classificar por até três
campos. Por exemplo por Estado, dentro do estado por Cidade
e, dentro da cidade, pelo nome do Cliente. Após ter
selecionado as opções desejadas clique em
OK.
13. Você estará de volta à janela
Mesclar. Clique no botão Mesclar. Serão
mesclados apenas os registros que atenderem aos critérios
definidos e na ordem de classificação definida.
Nota: Se você
quiser desativar os filtros, para voltar a mesclar todos
os registros, basta acessar novamente a janela Mesclar,
clicar no botão Opções de consulta
e na janela Opções de consulta clicar no botão
(
).
Todos os filtros serão desativados. Clique em OK
para fechar a janela Opções de consulta.
Com isso concluímos a criação da
mala direta, proposta no início do módulo.
Nas próximas lições mostrarei mais
alguns detalhes sobre mala direta, tais como a conexão
com fontes de dados do Excel e do Access e a inserção
de campos do Word no documento principal.
Conclusão:
Mala Direta é um recurso muito utilizado nas várias
seções de uma empresa. Nos diversos tutoriais
desta série, 20 ao todo, você verá como
é simples criar e utilizar uma Mala Direta, utilizando
os recursos do Word. Esta série será formada
por um total de 20 partes. A previsão é que
sejam publicados duas partes por semana. Um bom estudo a
todos.
Você já aprendeu sobre quais partes compõem
uma Mala Direta, aprendeu a criar o documento principal,
a criar uma fonte de dados e a inserir registros na fonte
de dados. Você aprendeu a navegar através dos
registros da fonte de dados, a inserir novos registros,
excluir registros e a alterar os registros existentes. Também
aprendeu a pesquisar registros na origem de dados e a acessar
o arquivo com a fonte de dados. Nesta parte do tutorial
você aprendeu a inserir campos de mesclagem. Nesta
parte você aprendeu a fazer a mesclagem do documento.
Nesta parte você aprendeu mais alguns detalhes sobre
a operação de mesclagem de uma Mala Direta
no Word. Nesta parte você aprendeu a definir filtros
de mesclagem, de tal maneira que somente sejam mesclados
os registros que atendam aos critérios de filtragem
definidos. Na
Parte
13 você aprenderá a utilizar uma fonte
de dados do Excel.
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