Tutorial de
Word - Trabalhando com Mala Direta – Parte 13
Nota: Este tutorial faz parte do
curso
“Word
Avançado em 150 Lições”.
Este tutorial corresponde à lição 13,
do Módulo 6. Para maiores detalhes sobre como adquirir
o arquivo .PDF, com todo o conteúdo do Curso de Word
Avançado (381 páginas),
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Esta série de tutoriais será dedicada a criação
de Mala Direta no Word. Na
Parte
1 fiz uma apresentação do que é
uma Mala Direta, em que situações práticas
ela é utilizada e quais os elementos que compõem
uma Mala Direta no Word. Nesta parte você continuará
a criação de um exemplo prático, passo-a-passo.
Mala Direta - utilizando uma fonte de dados do Excel
Ao invés de utilizar uma fonte de dados do próprio Word, no formato de uma documento separado, o qual contém uma tabela com os dados (conforme exemplo criado nas partes anteriores, deste tutorial), você pode utilizar outras fontes de dados externas. Nesta parte mostrarei como acessar uma fonte de dados externa, a partir de uma planilha do Excel.
Como definir uma planilha do Excel como fonte de dados:
1. Crie um documento principal (para detalhes sobre a criaçãod e um documento principal, consulte as partes de 01 a 12, deste tutorial) e utilize o comando
Ferramentas -> Mala direta para defini-lo como documento principal (veja orientações nas primeiras partes deste tutorial, sobre a criação e a definição de um documento principal).
2. Selecione o comando
Ferramentas -> Mala direta...
3. Clique em
Obter dados -> Abrir origem de dados... , conforme indicado na figura a seguir:
4. A janela Abrir origem de dados será exibida. Na lista Arquivos do tipo: selecione Planilhas do MS Excel (*.xls). Selecione a pasta onde está o arquivo que será a fonte de dados e clique para marcá-lo, conforme exemplo da figura a seguir:
5. Clique em Abrir.
6. A janela Microsoft Excel será exibida perguntando se você deseja utilizar todos os dados da planilha ou apenas uma faixa de células. Aceita a sugestão Planilha inteira, conforme indicado na figura a seguir:
7. Clique em OK.
8. Será exibida uma mensagem informando que o documento principal ainda não tem campos de mesclagem. Feche a janela desta mensagem.
9. Pronto, agora você pode ir para o documento principal, inserir campos de mesclagem e mesclar o documento. Os dados serão obtidos a partir da planilha do Excel, informada no passo 4.
Importante: A partir de agora quando você selecionar o comando Formatar -> Mala direta... e na janela Mala direta clicar em Editar e clicar no nome do arquivo da fonte de dados, será aberto o Excel e a respectiva planilha. Ou seja, você insere novos registros, exclui registros existentes ou altera registros diretamente no Excel, na planilha que está sendo utilizada como fonte de dados.
Conclusão:
Mala Direta é um recurso muito utilizado nas várias
seções de uma empresa. Nos diversos tutoriais
desta série, 20 ao todo, você verá como
é simples criar e utilizar uma Mala Direta, utilizando
os recursos do Word. Esta série será formada
por um total de 20 partes. A previsão é que
sejam publicados duas partes por semana. Um bom estudo a
todos.
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