Tutorial de
Word - Trabalhando com Mala Direta – Parte 18
Nota: Este tutorial faz parte do
curso
“Word
Avançado em 150 Lições”.
Este tutorial corresponde à lição 18,
do Módulo 6. Para maiores detalhes sobre como adquirir
o arquivo .PDF, com todo o conteúdo do Curso de Word
Avançado (381 páginas),
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Esta série de tutoriais será dedicada a criação
de Mala Direta no Word. Na
Parte
1 fiz uma apresentação do que é
uma Mala Direta, em que situações práticas
ela é utilizada e quais os elementos que compõem
uma Mala Direta no Word. Nesta parte você continuará
a criação de um exemplo prático, passo-a-passo.
Mala Direta - trabalhando com campos do Word - Parte 4
Nesta parte do tutorial, apresentarei um resumo dos demais campos de mala direta disponíveis.
Campo Mesclar registro nº: Ao ser inserido no documento principal, exibe
«Mesclar registro nº» como um resultado de campo. Use esse campo em um documento principal de mala direta para imprimir o número do registro de dados mesclado correspondente em cada documento mesclado resultante.
Observação: O número reflete a ordem seqüencial dos registros de dados que você selecionou e possivelmente classificou para mesclar com o documento principal ativo. Esse número não indica a ordem real dos registros da maneira como ocorrem na fonte de dados "física". Por exemplo, um banco de dados de pessoal no Microsoft Access pode conter milhares de registros. No entanto, para enviar uma carta modelo aos funcionários que já estão na empresa há cinco anos, você selecionaria como fonte de dados somente os registros desses funcionários que já têm cinco anos de casa - um conjunto de registros bem menor. Para imprimir um número de registro "físico", inclua um campo de número de registros em uma fonte de dados e insira o campo de mesclagem correspondente no documento principal.
Campo Mesclar Seqüência n: Ao ser inserido no documento principal, exibe
«Mesclar seqüência nº»
Conta o número de registros de dados mesclados com sucesso com o documento principal. O Word começa a numeração de registros mesclados a partir de 1 sempre que você mescla documentos. O número pode ser diferente do valor inserido pelo campo «Mesclar registro nº»
Por exemplo, suponha que você tenha mesclado somente o intervalo de registros de 10 a 25. O número de «Mesclar seqüência nº» correspondente ao primeiro registro de dados mesclado é 1, embora o número de «Mesclar registro nº» para esse registro de dados seja 10.
Campo próximo registro : Ao ser inserido no documento principal, exibe «Próximo registro»
Instrui o Word a mesclar o próximo registro de dados no documento mesclado resultante atual, em vez de iniciar um novo documento mesclado. O campo Próximo registro não produz resultados impressos. O Word usa esse campo quando você configura documentos principais de etiquetas de endereçamento e envelopes usando o comando Mala direta (menu Ferramentas). Para listar informações de vários registros de dados no mesmo documento, como um catálogo de sócios ou uma lista de preços, selecione o tipo de documento principal Catálogo na caixa de diálogo Auxiliar de mala direta (menu Ferramentas). No entanto, o campo Próximo registro é útil para imprimir um número específico de registros de dados em um documento mesclado resultante.
Insira um campo Próximo registro depois do primeiro conjunto de campos de mesclagem (MergeField) no documento principal; caso contrário, o Word pulará a mesclagem do primeiro registro de dados. Repita o conjunto de campos de mesclagem e o campo Próximo registro no documento principal somente o número de vezes necessário para preencher uma página ou imprimir o número de registros de dados desejado.
Observação: Os campos Próximo registro não podem ser usados em notas de rodapé, notas de fim, anotações, cabeçalhos, rodapés ou fontes de dados. Um campo Próximo registro não pode ser aninhado dentro de outro campo.
Conclusão:
Mala Direta é um recurso muito utilizado nas várias
seções de uma empresa. Nos diversos tutoriais
desta série, 20 ao todo, você verá como
é simples criar e utilizar uma Mala Direta, utilizando
os recursos do Word. Esta série será formada
por um total de 20 partes. A previsão é que
sejam publicados duas partes por semana. Um bom estudo a
todos.
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