Com o Windows 7 (já era possível com o Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows Server 2003 e Windows Server 2008), podemos configurar uma pasta compartilhada, para que o usuário possa ter acesso aos arquivos da pasta, mesmo quando não estiver conectado à rede. Em um primeiro momento pode parecer estranho: “Como ter acesso aos arquivos de uma pasta compartilhada, sem estar conectado à rede?”

Na prática o que acontece é que, ao configurarmos um compartilhamento para acesso Offline, estamos orientando o Windows 7 para fazer uma cópia local dos arquivos do compartilhamento, e com isso o usuário fica trabalhando na cópia local. De tempos em tempos as alterações feitas na cópia local (também conhecido como Cache local de arquivos) são sincronizadas com a cópia original, na pasta compartilhada. Se por algum motivo, o computador perder o acesso à rede, o usuário continua trabalhando na cópia local, podendo inclusive desligar o computador. Na próxima vez que o computador for conectado à rede, os arquivo locais serão sincronizados com os arquivos que estão na pasta compartilhada. Você deve ter notado que o uso de pastas Offline é ideal para usuários de Notebooks e outros dispositivos móveis, os quais precisam trabalhar e alterar arquivos quando não estão conectados à rede da empresa, como por exemplo em casa, em aeroportos ou em uma sala de reunião na empresa de um cliente.

Quando estiver trabalhando com arquivos offline, você poderá exibi-los na sua pasta Arquivos offline e excluí-los dela. Também poderá especificar quando e como os arquivos serão sincronizados ou então criptografar os arquivos offline. A seguir acrescento uma lista de motivos e vantagens em utilizar o recurso de pastas Offline (esta lista está contida na Ajuda do Windows 7):

• Proteger-se de interrupções da rede: Quando você usa arquivos offline, não importa se a rede está offline ou se a pasta de rede que você está acessando ficou indisponível. Se um ou outro ocorrer, o Windows começará automaticamente a acessar as cópias de arquivos offline armazenadas no cache local computador, em vez dos arquivos na pasta de rede, e você pode continuar trabalhando sem interrupção.

• Trabalhe com arquivos enquanto você está fora da rede: Quando se desconecta da rede, você normalmente perde a capacidade de acessar qualquer arquivo armazenado na rede. Porém, com os arquivos offline, você pode desconectar-se da rede e ainda ter cópias de todos os arquivos que disponibilizou offline. Isso pode ser particularmente útil se você viaja com um PC móvel.

• Sincronize facilmente com arquivos de rede: A qualquer momento que você desejar sincronizar com as versões de arquivos mais recentes em uma pasta de rede, os arquivos offline permitem que você faça isso com o clique de um único botão.

• Aumente sua eficiência quando trabalhar em uma conexão lenta: Quando você estiver conectado à rede com uma conexão lenta, trabalhar com arquivos em uma pasta de rede compartilhada pode ser ineficiente e lento. Os arquivos offline isolam você desse problema, permitindo que você alterne facilmente para o trabalho com cópias offline dos arquivos de rede a qualquer momento.

Agora vamos aprender a configurar e a utilizar arquivos Offline.