Alguns usuários elaboram o e-mail sem nenhuma organização lógica, sem nenhuma estética de apresentação. Para entender melhor sobre o que eu estou falando, compare as duas mensagens a seguir:

Mensagem 01: Uma bagunça total

Quais os problemas desta mensagem:

• Veio sem o histórico. Como é que vou lembrar do que tratamos em e-mails anteriores, sendo que respondo uma média de 450 e-mails por dia.
• O endereço está completamente bagunçado. Diz que é São Paulo, mas qual a cidade, qual o CEP. O número do apartamento está depois do Bairro (supondo que o bairro seja Jardim das Flores).
• Um e-mail deste tipo consome tempo de quem recebe, fazendo com que o destinatário tenha que pesquisar nos e-mails anteriores e retornar o e-mail solicitando a cidade e o CEP.

Mensagem 02: Excelente organização:

A diferença desta segunda mensagem, em relação a primeira “salta aos olhos”.

• Veio com o histórico. Facilita o entendimento do que já foi tratado anteriormente, poupa um tempo precioso para quem recebe a mensagem.
• O endereço está organizado, de fácil leitura, contendo todos os dados necessários.
• Um e-mail organizado desta maneira facilita a leitura, poupa muito tempo de quem o recebe. Agora imagine a diferença que isso faz, para quem recebe entre 450 e 500 e-mails por dia?? São horas de serviço que são poupadas, pelos e-mails organizados. Em contra-partida, são horas desperdiçadas, por causa de e-mails que são uma verdadeira bagunça.

O que fazer? Seja organizado. Isso é bom não só para os seus e-mails, mas também para a sua vida pessoal e para a sua Carreira profissional.