Assim como é possível atribuir permissões para uma pasta compartilhada, é possível definir permissões de acesso para uma impressora compartilhada. As permissões definem quais usuários podem utilizar a impressora e qual o nível de permissão de cada um.

Quando uma impressora é instalada em uma rede, são atribuídas permissões de impressora padrão que permitem que todos os usuários imprimam e que grupos selecionados gerenciem a impressora, gerenciem documentos enviados para impressão ou ambos. Como a impressora está disponível para todos os usuários na rede, convém limitar o acesso de algumas pessoas atribuindo permissões somente para os usuários e grupos que realmente devam utilizar a impressora. Por exemplo, você pode conceder a permissão Imprimir a todos os usuários não administrativos de um departamento e as permissões Imprimir e Gerenciar documentos a todos os gerentes do departamento. Desse modo, todos os usuários e gerentes poderão imprimir documentos, mas os gerentes também poderão alterar o status de impressão de qualquer documento enviado para a impressora.

O Windows fornece três níveis de permissões de segurança de impressão: Imprimir, Gerenciar impressoras e Gerenciar documentos. Quando várias permissões são atribuídas a um grupo de usuários, as permissões menos restritivas se aplicam. No entanto, se a opção Negar tiver sido atribuída, ela terá precedência sobre qualquer outra permissão, a exemplo do que acontece com as permissões de compartilhamento e com as permissões NTFS. Existem três níveis de permissão, conforme descrito mais detalhadamente a seguir:

• Imprimir: Permite ao usuário conectar-se à Impressora e imprimir documentos, pausar, reiniciar e continuar a impressão dos documentos por ele enviados para a impressora. Quando um usuário envia um documento para a impressora, o usuário torna-se o dono daquele documento, por isso que ele pode administrar os documentos por ele enviados. Normalmente atribuída para aqueles usuários que simplesmente precisam enviar documentos para a impressora. Por padrão, quando instalamos uma nova impressora, a permissão Imprimir é atribuída ao grupo Todos, ou seja, por padrão, todos os usuários da rede poderão imprimir na impressora.
• Gerenciar documentos: Todas as permissões de Imprimir, mais Controlar a impressão de todos os documentos e também pausar, reiniciar e continuar a impressão de qualquer documento enviado por qualquer usuário. Normalmente atribuída para aquele usuário que administra a impressora, resolvendo problemas de impressão, mas sem permissões para alterar propriedades e permissões da impressora. Quando a permissão Gerenciar documentos for atribuída a um usuário, ele não poderá acessar documentos existentes que estejam aguardando para serem impressos. A permissão se aplicará somente aos documentos enviados para a impressora depois que a permissão tiver sido atribuída ao usuário.
• Gerenciar impressoras: Todas as permissões de Imprimir e Gerenciar documentos, mais cancelar a impressão de todos os documentos pendentes, compartilhar a impressora, alterar as propriedades da impressora, eliminar a impressora e alterar as permissões de impressão. Normalmente atribuída a um usuário que deve ter poderes completos sobre a impressora, inclusive podendo removê-la do sistema. Por padrão, os membros dos grupos Administradores e Usuários avançados têm este nível de permissão, para novas impressoras que são instaladas, o que significa que as permissões Imprimir, Gerenciar documentos e Gerenciar impressoras são atribuídas a eles.

É importante salientarmos que as permissões para o uso da impressora têm efeito tanto localmente, quanto para o acesso através da rede. Além disso, caso um usuário pertença a mais de um grupo que possui permissões para a impressora, a sua permissão efetiva é a soma das permissões. Também um permissão Negar tem prioridade sobre Permitir. Por exemplo se o usuário jsilva pertence aos grupos Contabilidade e Marketing. O grupo Contabilidade possui permissão Permitir Imprimir, já o grupo Marketing tem permissão Negar Imprimir. Então a permissão efetiva do usuário jsilva será Negar Imprimir.

Agora vamos praticar um pouco e atribuir algumas permissões para a impressora que instalamos nas lições anteriores e depois vamos testar as permissões atribuídas.

Exemplo: Atribuindo permissões para a impressora HP Deskjet 660C, instalada anteriormente.

1.       Faça o logon com uma conta com permissão de Administrador, no computador onde está instalada a impressora, que no nosso exemplo é o computador microxp01.

2.       Selecione o comando Iniciar -> Impressoras e aparelhos.

Será exibida a janela Impressoras e aparelhos de fax, na qual é mostrada uma lista das impressoras instaladas no seu computador.

3.       Dê um clique com o botão direito do mouse sobre a impressora para a qual você deseja definir as permissões.

4.       No menu que surge, dê um clique na opção Propriedades. Será exibida uma janela com as propriedades da impressora e a guia Geral selecionada por padrão.

5.    Dê um clique na guia Segurança. Será exibida a janela da Figura 8.11.

Figura 8.11 Através da guia Segurança definimos as permissões de acesso à impressora.

Observe que por padrão o Windows XP já adiciona permissões para uma série de grupos: o grupo Administradores, o usuário PROPRIETÁRIO CRIADOR (que é o usuário que estava logado e instalou a impressora), o grupo Todos e o grupo Usuários Avançados.

Ao invés de utilizar o botão direito do mouse, você também pode clicar na impressora para marcá-la e, no painel da esquerda, dar um clique na opção Definir propriedades da impressora. Será aberta a janela de propriedades da impressora, com a guia Geral selecionada. Dê um clique na guia Segurança e será exibida a janela indicada na Figura 8.11.

Nesta guia iremos definir as permissões para a impressora. Vamos eliminar todas as permissões que foram automaticamente atribuídas pelo Windows XP, com exceção da permissão para o grupo Administradores.

6.       Dê um clique no grupo Todos e depois um clique no botão Remover. Repita a operação com o grupo Usuários avançados e com o usuário PROPRIETÁRIO CRIADOR. A janela de permissões deve ter ficado conforme indicado na Figura 8.12.

Figura 8.12 Mantendo as permissões padrão apenas para o grupo Administradores.

Agora vamos dar permissões de acesso Imprimir, apenas para os usuários user1 e user2 (criados nos capítulos anteriores). Não daremos permissão para o usuário user3. O procedimento para definir permissões para uma impressora é idêntico ao procedimento para definir permissões de compartilhamento ou permissões NTFS. Você clica no botão Adicionar, seleciona um ou mais usuários/grupos e depois define as permissões para cada usuário/grupo que foi adicionado.

7.       Clique no botão Adicionar. Será exibida a janela Selecione usuários ou grupos, janela esta que aprendemos a utilizar quando falamos sobre permissões de compartilhamento e sobre permissões NTFS.

8.       Digite o nome dos usuários que receberão permissões. Separe os nomes por ponto-e-vírgula, conforme indicado na Figura 8.13.

Figura 8.13 Adicionando os usuários user1 e user2.

9.       Dê um clique no botão OK e você estará de volta à guia Segurança.

Além de adicionar os dois usuários, devemos configurar o nível de acesso dos usuários. Vamos permitir um acesso com nível apenas Permitir Imprimir.

10.     Dê um clique em user1 para marcá-lo. Na parte do meio da janela, onde tem Permissões, deixe marcada somente a caixa Imprimir, da coluna Permitir.

11.     Repita a operação para o usuário user2.

12.     Dê um clique no botão OK para fechar a janela de propriedades da impressora e aplicar as permissões recém-configuradas.

13.     Feche a janela impressoras.

Em resumo: Para definir permissões de impressão siga os seguintes passos:

1.       Acesse a janela Impressoras e aparelhos de fax.

2.       Acesse as propriedades da impressora desejada.

3.       Clique na guia Segurança.

4.       Defina as permissões de impressão.

Agora vamos testar se as permissões recém-definidas já entraram em vigor.

Exemplo – Testando as permissões de impressão definidas anteriormente.

1.       Se estiver logado como Administrador faça o logoff do usuário Administrador.

2.       Faça o logon como usuário user1 e senha senha123.

3.       Selecione o comando Iniciar -> Impressoras e aparelhos. Será aberta a janela Impressoras e aparelhos de fax.

4.       Localize a impressora para a qual você atribui permissões no exercício anterior, dê um clique com o botão direito do mouse sobre a impressora e no menu que surge escolha Propriedades. Será aberta a janela de propriedades da impressora.

5.       Dê um clique na guia Segurança. Observe que as opções aparecem desabilitadas, isto é, o usuário user1 não consegue alterá-las, conforme indicado na Figura 8.14. Isto acontece porque o usuário user1 somente tem permissão Imprimir, a qual não permite que ele altere as permissões.

Figura 8.14 Permissões que não podem ser alteradas pelo usuário user1.

Por que está acontecendo isso ? Pensando...

Muito simples. Isso acontece porque você está logado como user1 e este usuário possui nível de permissão apenas para Imprimir. Para que ele pudesse alterar as Permissões de Impressão, ele precisaria de um nível de permissão Gerenciar impressoras.

6.       Dê um clique no botão OK para fechar a janela de propriedades da impressora.

7.       Feche a janela Impressoras e aparelhos de fax.

8.       Faça o logoff do usuário user1.

Um caso especial é o caso do usuário Administrador ou de qualquer usuário que pertença ao grupo Administradores. Mesmo que o usuário não possua nenhuma permissão sobre a impressora, caso o usuário pertença ao grupo Administradores, ele poderá ter acesso à guia Segurança e atribuir permissões para si mesmo. Isso é feito para que os Administradores possam ter controle sobre todos os recursos da rede.