Quando uma impressora é instalada em um computador com o Windows XP e compartilhada para ser acessada pela rede, esta impressora pode receber impressões enviadas por diversos outros computadores da rede. Com isso, à medida que as solicitações de impressão vão sendo enviadas, elas vão sendo colocadas em uma fila, de tal forma que serão impressas conforme a ordem de chegada.

Um usuário, com permissão “Gerenciar documentos”, pode realizar uma série de ações sobre os documentos que estão em uma fila de impressão. É possível alterar a ordem dos documentos na fila, eliminar documentos da fila, interromper a execução de um documento e retomá-la novamente, além de cancelar todos os documentos que estão na fila.

Neste tópico veremos como realizar estas tarefas, através de exemplos práticos. Utilizaremos a impressora HP Deskjet 660C instalada no computador microxp01. Caso você esteja utilizando uma impressora diferente e um computador com nome diferente, utilize-os para o acompanhamento dos exercícios.

Para os exemplos deste tópico, enviei uma série de documentos para a impressora, de tal forma que pudéssemos ver uma fila de documentos a serem impressos. A maneira mais rápida de enviar vários documentos de uma só vez é selecionar vários documentos, utilizando o Windows Explorer ou o Meu computador, clicar com o botão direito do mouse sobre a seleção e no menu que aparece clicar em Imprimir. Todos os arquivos selecionados serão enviados para a impressora padrão.

Vamos praticar um pouco e ver através de exemplos como gerenciar documentos que estão em uma fila de impressão.

Exemplo: Gerenciando documentos que estão em uma fila de impressão.

1.      Faça o logon com uma conta de usuário que tem a permissão de “Gerenciar documentos”, na impressora na qual será gerenciada a fila de impressão.

2.       Abra a janela Impressoras e aparelhos de fax: Iniciar -> Impressoras e aparelhos.

3.       Na janela Impressoras e aparelhos de fax, dê um clique duplo na impressora na qual você quer gerenciar os documentos que estão na fila aguardando para serem impressos. Será exibida uma janela semelhante à indicada na Figura 8.18, onde aparece uma série de documentos esperando para serem impressos.

Figura 8.18 Documentos na fila de impressão.

Observe, na Figura 8.18, que existem várias colunas de informação: O nome do documento, o nome do usuário que enviou o documento para impressão, o status da impressão, o número de páginas, o tamanho e a data e hora de envio.

4.       Para excluir um documento da fila de impressão, basta dar um clique com o botão direito do mouse sobre o documento e no menu que surge clicar em Cancelar. O Windows pede uma confirmação de que se você realmente deseja excluir o documento da fila de impressão. Clique no botão Sim para confirmar a exclusão da fila de impressão.

5.       Para pausar um documento, basta dar um clique com o botão direito do mouse sobre o documento e no menu que surge clicar em Pausar. A impressão do documento será suspensa até que você clique novamente com o botão direito do mouse sobre o documento e, no menu que surge, clique na opção Reiniciar.

Quando um documento é enviado para a impressora, existe uma prioridade associada com o documento. Esta prioridade é baseada no usuário que enviou o documento. Conforme veremos mais adiante é possível dar prioridades maiores para determinados usuários ou grupos; com isso as impressões enviadas por estes usuários/grupos serão colocadas no início da fila de impressão. Documentos de prioridade maior são impressos antes, independente da ordem de chegada.

Você pode fazer com que um documento do final da fila seja impresso antes do que os demais, simplesmente aumentando a prioridade deste documento.

6.       Para aumentar a prioridade de um documento, clique com o botão direito do mouse sobre o documento, na fila de impressão, e no menu que surge, dê um clique na opção Propriedades. Será exibida uma janela com as propriedades do documento, conforme indicado na Figura 8.19.

Figura 8.19 Propriedades do documento na fila de impressão.

Por padrão a prioridade de todo documento é 1, em uma escala que vai de 1 a 99.

Para aumentar a prioridade do documento, basta teclar no controle deslizante de prioridade e arrastá-lo para a direita. À medida que você vai arrastando, o Windows XP vai indicando qual a prioridade, em uma escala de 1 a 99. Quando o Windows XP termina de imprimir o documento atual, o próximo a ser impresso é o de mais alta prioridade, independentemente da ordem de chegada do documento na fila de impressão. Você pode suspender, temporariamente, a impressão de todos os documentos para resolver pequenos problemas do tipo: falta de papel ou trocar o tonner da impressora.

Para suspender temporariamente a impressora, selecione o comando Impressora -> Pausar impressão. Observe que na barra de títulos da janela, ao lado do nome da impressora, aparece a expressão “Em pausa”.

7.       Para voltar a imprimir, clique novamente no menu Impressoras e depois na opção Pausar impressão, para retirar o sinal de certo do lado desta opção.

8.       Para cancelar todos os documentos da fila de impressão, dê um clique no menu Impressoras e depois na opção “Cancelar todos os documentos”; o Windows XP exibe uma janela pedindo confirmação, dê um clique em Sim e todos os documentos, com exceção do documento que está sendo impresso, serão excluídos da fila de impressão.

9.       Feche a janela com a fila de impressão.

Podem ocorrer problemas mais sérios, em que não conseguimos eliminar os documentos da fila de impressão e a impressora continua imprimindo uma série de páginas com uns caracteres meio estranhos. Muitas vezes o Administrador acaba reinicializando o servidor para poder suspender as impressões com problema.

Quem controla toda a impressão no Windows XP é um serviço chamado “Spooler”. Um serviço nada mais é do que um programa que inicializa, automaticamente, quando o Windows XP é inicializado, mesmo que não exista nenhum usuário logado.

Para eliminar todos os documentos de uma fila de impressão quando os documentos estão apresentando problemas maiores, a maneira mais simples é parar o serviço Spooler e inicializá-lo novamente. Ao fazermos isso, todos os documentos que estão na fila de impressão serão removidos, inclusive o documento que está atualmente sendo impresso.

Para parar o serviço Spooler e inicializá-lo novamente, siga os passos indicados a seguir:

1.       Dê um clique no botão Iniciar, e depois na opção Executar.

2.       Na janela que surge, no campo Abrir, digite command e dê um clique em OK; isso irá abrir o Prompt de comando, conforme descrito no Capítulo 1.

3.       Para parar o serviço Spooler digite o seguinte comando:

                net stop spooler

4.       Tecle Enter. O serviço Spooler será finalizado e todos os documentos serão removidos da fila de impressão.

5.       Para reiniciar o serviço Spooler digite o seguinte comando:

                net start spooler

6.       Tecle Enter. O serviço Spooler será reinicializado. Na janela da Figura 8.20, vemos a execução dos dois comandos.

Figura 8.20 Parando e reinicializando o serviço Spooler.

7.       Para sair do Prompt de comando, digite exit e tecle Enter.