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Curso Grátis de Excel Avançado - Módulo 2 - Lição: Alterando consultas com o Microsoft Query

120 Lições | Gratuito Online | Autor: Júlio Battisti


Neste item vamos editar a consulta criada na Lição 14. Vamos alterar alguns critérios. Também vamos aprender a usar algumas funcionalidades da interface do Microsoft Query, como por exemplo adicionar ou excluir colunas, definir a ordenação dos resultados e assim por diante.

Exercício 21

Alterar a consulta criada na Lição 14. Adicionar a tabela Funcionários à consulta. Observe que, na tabela Funcionários, o nome e o sobrenome estão em campos separados. Criar um campo único na consulta, chamado Nome Completo, o qual concatena o campo Nome e o campo Sobrenome.

Fazer com que sejam retornados apenas os pedidos para o Brasil para o ano de 1997 e todos os pedidos para a Alemanha, Argentina ou França, independentemente do ano. Retornar os dados para o Excel e salvar a planilha com o nome de Exemplo 21.xls, na pasta C:\ExcelAvançado.

  1. 1. Você já deve estar com a planilha Exemplo 20.xls, conforme orientações da Lição anterior;
  2. 2. Para alterar a consulta clique em uma das células que contenha dados e selecione o seguinte comando: Dados -> Obter dados externos -> Editar consulta... ;
  3. 3. O Microsoft Query será aberto com a consulta criada na lição anterior;
  4. 4. Para adicionar uma nova tabela selecione o comando Tabela -> Adicionar tabelas...;

  5. 5. Será exibida a janela Adicionar tabelas. Clique na tabela Funcionários para seleciona-la e depois clique no botão Adicionar. Clique no botão Fechar. A janela Adicionar tabelas será fechada, você estará de volta ao Microsoft Query e a tabela Funcionários já faz parte da consulta, conforme indicado na Figura 2.47. Observe que existe um relacionamento do tipo um para vários, entre a tabela Funcionários e Pedidos, ou seja, cada funcionário é cadastrado uma única vez (lado um do relacionamento), porém um mesmo funcionário pode emitir vários pedidos (lado vários do relacionamento).

Nota: Para maiores detalhes sobre tabelas e relacionamentos consulte o Módulo 1 do curso de Access Básico, disponível no seguinte endereço: https://juliobattisti.com.br/artigos/accbasico/.

  1. 6. Agora queremos acrescentar um campo que inclua o nome e o sobrenome do funcionário. Observe que este campo não existe diretamente na tabela funcionários, ou seja, teremos que acrescentar um campo que será calculado (montado) a partir de outros campos disponíveis em uma ou mais tabelas da consulta. No nosso exemplo vamos criar um campo calculado chamado Nome Completo, o qual é composto pela concatenação do campo Nome, mais um espaço em branco (para que o nome não fique "grudado " ao sobrenome mais o campo Sobrenome.
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Figura 2.47 - Tabela Funcionários já adicionada à consulta.

  1. 7. Para criar um campo calculado, basta digitar a expressão de cálculo diretamente na primeira coluna em branco, após o último campo da consulta. Não use um sinal de igual (=) no início da expressão. Por exemplo, para criar um campo que exibo o nome, mais um espaço em branco mais o sobrenome, utilize a seguinte expressão:
Nome+' '+ Sobrenome

Observe que o espaço deve vir entre apóstrofes, conforme indicado na Figura 2.48:

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Figura 2.48 - Criando um campo calculado.

    8. Observe que a expressão torna-se o nome da coluna. Para atribuir um nome para a coluna, basta dar um clique duplo na expressão de cálculo. Será exibida a janela Editar coluna. Nesta janela preencha o campo Cabeçalho da coluna conforme indicado na Figura 2.49:

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Figura 2.49 - Definindo um cabeçalho para o campo Calculado.

  1. 9. Clique em OK para fechar a janela Editar coluna. Observe que a coluna já aparece com o Cabeçalho Nome Completo, ao invés da expressão de cálculo;
  2. 10. Agora vamos alterar os critérios. Na primeira linha já temos o filtro para Brasil e primeiro trimestre de 1997. Para adaptar este critério para todo o ano de 1997, basta alterar a segunda data para 31/12/1997;
  3. 11. Agora temos que definir que sejam exibidos todos os pedidos para Alemanha, Argentina e França, independentemente do ano. Como são dois conjuntos de critérios independentes, devemos coloca-los em linhas separadas, o que fará com que sejam ligados por um operador OU. Na segunda linha de critérios vamos definir o critério para filtrar apenas os pedidos para Alemanha, Argentina e França, independentemente do ano;
  4. 12. No campo PaísDeDestino, na segunda linha de critérios digite a seguinte expressão:
Em ('Argentina';'Alemanha';'França')

Agora temos dois conjuntos independentes de critérios. O da primeira linha filtra apenas os pedidos para o Brasil, no ano de 1997 e o segundo conjunto (da segunda linha), filtra todos os pedidos para Argentina, Alemanha e França, independentemente do ano. A janela do Microsoft Query deve estar conforme indicado na Figura 2.50:

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Figura 2.50 - Definindo a segunda linha de critérios.

  1. 13. Agora só falta aprendermos a definir a ordem de classificação da consulta. No nosso caso vamos classificar pelo campo PaísDeDestino. Para isso clique na coluna PaísDeDestino, na parte de baixo da janela do Microsoft Query, onde são exibido os dados, depois clique no botão ( Curso Grtis Excel Avanado - Jlio Battisti ) para classificar a consulta em ordem crescente do campo PaísDeDestino.
  2. 14. O próximo passo é fechar o Microsoft Query, retornando estes dados para a planilha do Excel. Para fazer isso utilize o comando: Arquivo -> Retornar dados ao Microsoft Excel. O Excel abre a janela solicitando que você informe a faixa da planilha onde os dados da consulta devem ser exibidos. Por padrão o Excel sugere a partir da célula A1. Clique em OK. O Excel executa a consulta e dentro de alguns instantes os dados serão exibidos na planilha, conforme indicado na Figura 2.51:
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Figura 2.51 - Resultados da consulta, retornados para o Excel.

  1. 15. Observe que somente foram retornados os pedidos para o Brasil, no primeiro trimestre de 1997 e todos os pedidos para Alemanha, Argentina e França, independentemente do ano;
  2. 16. Salve a planilha com o nome de Exercício 21.xls, na pasta C:\ExcelAvançado;
  3. 17. Mantenha o Microsoft Excel aberto, pois iremos alterar esta consulta na próxima lição.

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