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Curso Grátis de Excel Avançado - Módulo 2 - Lição: Totalização de dados com o Microsoft Query

120 Lições | Gratuito Online | Autor: Júlio Battisti


Neste item vamos editar a consulta criada na Lição 15. Vamos alterar alguns critérios. Também aprenderemos a utilizar mais algumas funcionalidades da interface do Microsoft Query.

Exercício 22

Alterar a consulta criada na Lição 15. Adicionar a tabela Detalhes do pedido à consulta. Criar um campo que calcula o total por item da nota fiscal, usando a seguinte fórmula:

(Quantidade*PreçoUnitário)*(1-Desconto)

Em seguida aprenderemos a agrupar todos os itens do mesmo pedido, para obter o total geral do pedido.

Fazer com que sejam retornados apenas os pedidos para os países onde a primeira letra do nome do país está na faixa da A-M. Retornar os dados para o Excel e salvar a planilha com o nome de Exemplo 22.xls, na pasta C:\ExcelAvançado.

  1. 1. Você já deve estar com a planilha Exemplo 21.xls, conforme orientações da Lição anterior.
  2. 2. Para alterar a consulta clique em uma das células que contenha dados e selecione o seguinte comando: Dados -> Obter dados externos -> Editar consulta...
  3. 3. O Microsoft Query será aberto com a consulta criada na lição anterior.
  4. 4. Para adicionar uma nova tabela selecione o comando Tabela -> Adicionar tabelas...
  5. 5. Será exibida a janela Adicionar tabelas. Clique na tabela Detalhes do pedido para seleciona-la e depois clique no botão Adicionar. Clique no botão Fechar. A janela Adicionar tabelas será fechada, você estará de volta ao Microsoft Query e a tabela Funcionários já faz parte da consulta, conforme indicado na Figura 2.52. Observe que existe um relacionamento do tipo um para vários, entre a tabela Funcionários e Pedidos, ou seja, cada funcionário é cadastrado uma única vez (lado um do relacionamento), porém um mesmo funcionário pode emitir vários pedidos (lado vários do relacionamento). Também existe um relacionamento do tipo uma para vários entre a tabela Pedidos e Detalhes do pedido, ou seja, cada pedido é cadastrado uma única vez (lado um do relacionamento), porém um mesmo Pedido pode conter diversos itens (tabela Detalhes do pedidos, lado vários do relacionamento).

Nota: Para maiores detalhes sobre tabelas e relacionamentos consulte o Módulo 1 do curso de Access Básico, disponível no seguinte endereço: https://juliobattisti.com.br/accbasico/accessbasico.asp .

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Figura 2.52 - Tabela Detalhes do Pedido já fazendo parte da consulta.

  1. 6. Agora queremos acrescentar um campo que faça o cálculo do total para cada item de cada pedido, usando a fórmula proposta anteriormente. Observe que este campo não existe diretamente na tabela Detalhes do Pedido, ou seja, teremos que acrescentar um campo que será calculado (montado) a partir de outros campos disponíveis em uma ou mais tabelas da consulta. No nosso exemplo vamos criar um campo calculado chamado Total Geral, o qual é composto pela seguinte fórmula:
  2. (Quantidade*PreçoUnitário)*(1-Desconto)
  3. 7. Para criar um campo calculado, basta digitar a expressão de cálculo diretamente na primeira coluna em branco, após o último campo da consulta. Não use um sinal de igual (=) no início da expressão . Por exemplo, para criar o campo Total Geral, utilize a expressão indicada anteriormente. Após digitar a expressão pressione Enter e observe que você já obtém os resultados indicados na Figura 2.53:
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Figura 2.53 - Campo para o cálculo do total por item do pedido.

  1. 8. Observe que a expressão torna-se o nome da coluna. Para atribuir um nome para a coluna, basta dar um clique duplo na expressão de cálculo. Será exibida a janela Editar coluna. Nesta janela preencha o campo Cabeçalho da coluna conforme indicado na Figura 2.54:
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Figura 2.54 - Definindo um cabeçalho para o campo Calculado.

  1. 9. Clique em OK para fechar a janela Editar coluna. Observe que a coluna já aparece com o Cabeçalho TotalGeral, ao invés da expressão de cálculo.
  2. 10. Agora vamos alterar os critérios. Na primeira linha temos o filtro para Brasil e primeiro trimestre de 1997. Vamos alterar este filtro para que sejam exibidos apenas os pedidos onde o primeiro nome do país está na faixa de A até M. Exclua os critérios da primeira linha de critérios. Para definir este critério utilizaremos o operador Like, descrito na Lição 14: Digite o seguinte critério:
  3. Like '[A-M]%'
  4. 11. Exclua os critérios da segunda linha. Exclua a segunda coluna de critérios. Sua janela deve estar conforme indicado na Figura 2.55:
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Figura 2.55 - Critério usando o operador Like.

  1. 12. Observe que são exibidos apenas os pedidos para os países em que a primeira letra do nome está na faixa de A até M.

Nota: Para maiores detalhes sobre o uso do operador Like (Como), consulte a Lição 14.

  1. 13. Agora temos que fazer com que o Query totalize por nota fiscal. Se você observar os resultados, verá que aparecem vários registros com o mesmo número de pedido. Cada registro é um item do pedido. Por exemplo, o Pedido número 10342 apresenta dois registros, isso significa que este pedido tem dois itens. O que queremos é que sejam agrupados todos os itens de cada pedido e calculada a soma destes itens, o que na prática será o total geral do pedido.
  2. 14. Para fazer este agrupamento vamos utilizar a função Soma, na coluna Total Geral. Dê um clique duplo em Total Geral (no nome da coluna). Será exibida a janela Editar coluna. Nesta janela, na lista Total selecione Soma, conforme indicado na Figura 2.56:
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Figura 2.56 - Fazendo a soma dos itens do pedido.

  1. 15. Clique em OK e observe os resultados, indicados na Figura 2.57. Cada pedido aparece uma única vez e é exibido o total geral por pedido:
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Figura 2.57 - Fazendo a soma dos itens do pedido.

  1. 16. O próximo passo é fechar o Microsoft Query, retornando estes dados para a planilha do Excel. Para fazer isso utilize o comando: Arquivo -> Retornar dados ao Microsoft Excel. O Excel abre a janela solicitando que você informe a faixa da planilha onde os dados da consulta devem ser exibidos. Por padrão o Excel sugere a partir da célula A1. Clique em OK. O Excel executa a consulta e dentro de alguns instantes os dados serão exibidos na planilha, conforme indicado na Figura 2.58:
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Figura 2.58 - Resultados da consulta, retornados para o Excel.

  1. 17. Observe que é retornada somente uma linha para cada pedido, com o total geral do pedido e somente pedidos para os países em que a primeira letra do nome está na faixa de A até M.

Nota: Você pode utilizar o comando Formatar -> Células para formatar os dados da coluna G, definindo um número de casas decimais e a exibição ou não do símbolo da moeda (R$). Para maiores detalhes sobre formatação de células no Excel, consulte o Curso de Excel em 120 Lições, disponível no seguinte endereço: https://juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp .

  1. 18. Salve a planilha com o nome de Exercício 22.xls, na pasta C:\ExcelAvançado;
  2. 19. Mantenha o Microsoft Excel aberto, pois iremos alterar esta consulta na próxima lição .

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