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Curso Grátis de Excel Avançado - Módulo 4 - Lição: Criando Subtotais - Mais um exemplo simples

120 Lições | Gratuito Online | Autor: Júlio Battisti


Nessa lição vamos apresentar mais um exemplo prático, passo-a-passo de subtotais, para fixarmos a criação e a navegação através dos subtotais. Também aprenderemos algumas opções de configurações dos subtotais. 

Exercício 02:

Abrir o arquivo C:\ExcelAvançado\Modulo 4 - Exercício 02.xls e calcular subtotais de vendas por País de Destino e por Cidade. 

  1. 1. Abra o Excel.
  2. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.
  3. 3. Navegue até a pasta C:\ExcelAvançado.
  4. 4. Selecione o arquivo Modulo 4 - Exercício 02.xls.
  5. 5. Clique em Abrir.
  6. 6. Será aberta uma planilha com uma lista com 830 pedidos, bem como o valor total de cada pedido.
  7. 7. Em primeiro lugar vamos classificar a planilha em ordem crescente do campo País de Destino e, dentro de País de Destino vamos classificar por Cidade de Destino. Clique em qualquer célula da coluna Funcionário.
  8. 8. Selecione o comando Dados -> Classificar . Na janela Classificar selecione as opções indicadas na Figura 4.7: 

Excel Avançado em 120 Lições - Júlio Battisti

Figura 4.7 - Classificando pelos campos País e Cidade.

  1. 9. Clique em OK. A planilha será classificada pela coluna País de Destino e em seguida por Cidade de Destino.
  2. 10. Selecione o comando Dados -> Subtotais...
  3. 11. Será exibida a janela Subtotais indicada na Figura 4.8: 

Excel Avançado em 120 Lições - Júlio Battisti

Figura 4.8 - A janela Subtotais.

  1. 12. Na lista A cada alteração em, selecionamos o campo no qual queremos que os subtotais sejam calculados. No nosso exemplo selecione, inicialmente, o campo País de Destino.
  2. 13. Na lista Usar função, selecionamos qual o cálculo de subtotal será realizado. Por padrão é uma Soma, mas também pode ser contar o número de linhas, Máximo, Mínimo, Média, etc. Selecione Soma.
  3. 14. Na lista Adicionar subtotal a, selecionamos o campo no qual estão os valores onde serão efetuados os cálculos. No nosso caso queremos somar o total de vendas para cada País de Destino. Selecione a coluna Vendas.
  4. 15. Na parte de baixo da janela temos opções para Substituir os subtotais atuais, caso já existam subtotais calculados; inserir uma quebra de página após cada subtotal e Resumir abaixo dos dados. Esta último opção, se marcada, faz com que o excel calcule totais gerais.
  5. 16. Suas opções devem estar conforme indicado na Figura 4.8.
  6. 17. Clique em OK.
  7. 18. O Excel calcula os subtotais e insere uma estrutura de tópicos, no lado esquerdo da planilha. Nesse momento são calculados os totais por País de Destino. Porém também queremos os totais por Cidade de Destino. Isso é feito simplesmente utilizando o comando Dados -> Subtotais... novamente, conforme veremos logo a seguir.
  8. 19. Observe que a estrutura de tópicos apresenta diferentes níveis: 1, 2 e 3 . Por padrão são exibidos todos os registros e também os subtotais. Esta visualização não é muito prática. Para ver apenas o subtotal por País de Destino, clique no botão de navegação com o número 2, conforme descrito na lição anterior. Você obterá os resultados indicados na Figura 4.9, onde são exibidos apenas o nome do País e o respectivo total de vendas. 

Excel Avançado em 120 Lições - Júlio Battisti

Figura 4.9 - Exibindo o subtotal por País de Destino.

  1. 20. Clique no botão 1 da estrutura de níveis. Observe que será exibido apenas o total geral, conforme indicado na Figura 4.10. 

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Figura 4.10 - Exibindo Total Global.

  1. 21. Clique no botão 3 da estrutura de níveis, para que voltem a ser exibidos todos os registros.
  2. 22. Agora temos que definir um subtotal para o campo cidade.
  3. 23. Selecione o comando Dados -> Subtotais...
  4. 24. Será exibida a janela Subtotais.
  5. 25. Na lista A cada alteração em, selecionamos o campo no qual queremos que os subtotais sejam calculados. No nosso exemplo selecione o campo Cidade de Destino.
  6. 26. Na lista Usar função, selecionamos qual o cálculo de subtotal será realizado. Por padrão é uma Soma, mas também pode ser contar o número de linhas, Máximo, Mínimo, Média, etc. Selecione Soma.
  7. 27. Na lista Adicionar subtotal a, selecionamos o campo no qual estão os valores onde serão efetuados os cálculos. No nosso caso queremos somar o total de vendas para cada Cidade de Destino. Selecione a coluna Vendas.
  8. 29. MUITO IMPORTANTE: Desmarque a opção "Substituir subtotais atuais", senão o subtotal por País de Destino, criado anteriormente, será excluído.
  9. 30. Suas opções devem estar conforme indicado na Figura 4.11: 

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Figura 4.11 - Definindo subtotais para o campo Cidade de Destino.

  1. 31. Clique em OK.
  2. 32. O Excel calcula os subtotais para o campo Cidade de Destino e insere mais um nível na estrutura de tópicos, no lado esquerdo da planilha. Nesse momento são calculados os totais por País de Destino e também por Cidade de Destino.
  3. 33. Observe que a estrutura de tópicos apresenta diferentes níveis: 1, 2, 3 e 4 . Por padrão são exibidos todos os registros e também os subtotais. Esta visualização não é muito prática. Para ver apenas o subtotal por País de Destino, clique no botão de navegação com o número 3, conforme descrito na lição anterior. Você obterá os resultados onde são exibidos apenas o total geral para cada cidade (e não os diversos registros para cada cidade) e o total geral para cada país, conforme indicado na Figura 4.12:

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Figura 4.12 - Subtotais por País e Cidade.

  1. 34. Clique no botão 2 da estrutura de navegação. Serão exibidos somente os totais por País de Destino e o total geral.
  2. 35. Clique no botão 1 da estrutura de navegação. Será exibido apenas o total global. Observe que utilizando os botões da estrutura de navegação, podemos ter diferentes visões do mesmo conjunto de dados, de uma maneira rápida e prática.
  3. 36. Salve a planilha Modulo 4 - Exercício 02.xls.
  4. 22. Feche o Excel.

Nas próximas lições aprenderemos mais sobre o recurso de Totais/subtotais.

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