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Curso Grátis de Excel Avançado - Módulo 4 - Lição: Introdução à consolidação de dados

120 Lições | Gratuito Online | Autor: Júlio Battisti


O Recurso de Consolidação de dados permite que façamos cálculos consolidados a partir de múltiplas planilhas, múltiplas fontes externas de dados ou uma mescla entre planilhas do Excel e fontes externas.

Vamos considerar o seguinte exemplo: Você recebe, mensalmente, uma planilha com os consolidados de vendas por região/produto. Ao final do ano você precisa criar uma planilha com o total anual de vendas. Vamos supor que os dados mensais estejam em uma planilha com o nome do mês. Vamos supor que na célula E3, de cada planilha, tenhamos o total de vendas do produto X para a região Sul. Na célula E3 da planilha dos totais anuais, você teria que utilizar a seguinte fórmula:

=Jan!E3+Fev!E3+Mar!E3+Abr!E3+Mai!E3+Jun!E3+Jul!E3+Ago!E3+Set!E3+Out!E3+Nov!E3+Dez!E3

Agora imagine o trabalho para criar todas as fórmulas necessárias para o total anual, especialmente se a planilha for complexa, com diferentes cálculos. Com o recurso de consolidação podemos fazer com que o Excel crie todas as fórmulas necessárias, automaticamente.

Um detalhe importante: "Para utilizarmos o recurso de consolidação, todas as planilhas a serem consolidadas devem ter a mesma estrutura, ou seja, o mesmo número de linhas e colunas, com os dados nas mesmas posições.

Considere o exemplo das três planilhas a seguir:

Excel Avançado em 120 Lições - Júlio Battisti

Figura 4.17 - Totais de vendas por região/produto - Janeiro

Excel Avançado em 120 Lições - Júlio Battisti

Figura 4.18 - Totais de vendas por região/produto - Fevereiro

Excel Avançado em 120 Lições - Júlio Battisti

Figura 4.19 - Totais de vendas por região/produto - Março.

As planilhas apresentam os totais de vendas por Região/Produto, para os meses de Janeiro, Fevereiro e Março. Na planilha Trim1 queremos consolidar os dados para o primeiro trimestre, ou seja, a soma das vendas contidas nas planilhas Jan, Fev e Mar. Uma das maneiras seria criar as fórmulas manualmente, conforme descrito anteriormente. Também podemos utilizar o recurso de consolidação de dados, o que simplificará bastante o nosso trabalho, conforme veremos no exemplo prático da próxima lição.

Existem duas maneiras diferentes de fazermos a consolidação de dados:

  • Por posição;
  • Por categoria.

Consolidação de dados por posição: 

Ao utilizar a consolidação por posição, o Excel utilizará uma referência estática às células das planilhas, isto é, o Excel faz referência sempre as mesmas células que foram utilizadas quando o comando de consolidação foi utilizado. Com isso as planilhas onde estão os dados não podem ser modificadas, pois se alterarmos as posições das células nas planilhas de dados, as referências na planilha de consolidação continuarão "apontando" para os endereços antigos, o que irá gerar resultados incorretos.

Os rótulos e demais informações das planilhas de dados não são incluídos na planilha de consolidação. Por exemplo, os rótulos da linha 4 e da coluna A, das planilhas do exemplo anterior, não serão incluídos na planilha de consolidação. Os rótulos terão que ser digitados manualmente na planilha de consolidação.

A consolidação por posição somente é indicada para fontes de dados que tem estruturas idênticas e quando os usuários não alteram a localização dos dados, dentro das respectivas fontes.

Consolidação de dados por categoria:

Ao utilizar a consolidação por categoria, o Excel utilizará referências aos rótulos dos dados, ao invés de referência estática às células das planilhas, isto é, o Excel tentará localizar os dados, em cada planilha de dados, com base em rótulos na planilha de consolidação, independente da posição e/ou do número de linhas. Com isso as planilhas onde estão os dados podem ser modificadas, desde que não sejam alterados os rótulos, que são as referências para a planilha de consolidação.

Os rótulos e demais informações das planilhas de dados são incluídos na planilha de consolidação. Por exemplo, os rótulos da linha 4 e da coluna A, das planilhas do exemplo anterior, serão incluídos na planilha de consolidação. Com a consolidação por categoria é possível aplicar filtros na planilha de consolidação. Para isso acrescentamos apenas os rótulos dos dados que queremos que sejam exibidos na planilha consolidada.

Funções de cálculo disponíveis para a consolidação de dados:

Ao criarmos uma planilha consolidada podemos definir se queremos que seja efetuada uma soma, uma média e assim por diante. Estão disponíveis as seguintes funções de cálculo:

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