OPEN Office - Planilha Calc - Parte 5

 

Trabalhando com os dados - Continuação

 

Objetivos:

 

Neste capítulo, você conhecerá um pouco mais sobre os comandos copiar e colar.

 

Além de um comando muito importante que é o Colar Especial. Mostrarei também como excluir e como inserir linhas, colunas e células dentro da planilha. E ainda: para a elaboração de uma planilha com aspecto mais profissional, vamos aprender a inserir comentários (anotações), e em seguida inserir figuras. Acompanhe com muita atenção, pois no próximo capítulo começaremos os trabalhos com fórmulas e funções.

 

Copiar e colar

 

Para facilitar o seu trabalho, você pode duplicar alguns dados que já estão na planilha, copiando para outro lugar da mesma planilha, ou para outra planilha dentro do mesmo arquivo, ou ainda: para outro arquivo. Aqui, o conceito é o básico, utilizado em quase todos os aplicativos do Windows, ou seja, primeiramente é necessário selecionar a célula, ou o intervalo de células que deseja copiar. Você pode copiar de qualquer uma dessas maneiras:

 

1 - Clique no menu Editar, Copiar, ou

 

2 - Pressione simultaneamente as teclas Ctrl+C, ou

 

3 - Na barra de Ferramentas, clique no botão Copiar , ou

 

4 - Clique com o botão direito do mouse sobre a célula selecionada, ao se abrir o menu de contexto, escolha a opção Copiar.

 

Essa foi a primeira etapa, com isso a célula selecionada foi copiada para a memória do computador, num local chamado de Área de Transferência. Agora você deve posicionar o cursor na célula onde o conteúdo deve ser copiado, e colar, usando alguma dessas maneiras:

 

1 - Clique no menu Editar, Colar, ou

 

2 - Pressione simultaneamente as teclas Ctrl+V, ou

 

3 - Na barra de Ferramentas, clique no botão Colar , ou

 

4 - Clique com o botão direito do mouse sobre a célula selecionada, ao se abrir o menu de contexto, escolha a opção Colar.

 

É bom praticar para adquirir maior habilidade, mas isso é uma tarefa muito comum, e é o mesmo princípio para muitos aplicativos do Windows.

 

Recortar:  O comando recortar é basicamente o mesmo que o comando copiar, para esse comando se usa as teclas Ctrl+X, ou o botão representado pela figura de uma tesoura (). A grande diferença está no fato de que o comando recortar remove, ou seja, exclui o conteúdo que você seleciona, mudando-o de um lugar para outro quando você usa o comando colar.

 

Figura 01: As duas imagens acima são da mesma planilha. Na imagem da direita, o conteúdo da célula B11 foi movido, utilizando se o comando recortar, para uma nova posição, na célula B16.

 

Colar especial

 

Assim que uma área da planilha é selecionada e copiada (Ctrl+C), também é possível utilizar o comando Colar Especial. São algumas opções a mais para se utilizar.

 

Faça da seguinte maneira: após copiar, posicione o cursor no local onde deseja colar, e clique com o botão direito do mouse. Aparecerá um menu (menu de contexto, ou também chamado de menu rápido). Nesse menu, clique sobre a opção Colar especial.

 

Também dá para fazer isso, de outras duas maneiras, se você quiser: com as teclas Ctrl+Shift+V, ou clicando no menu Arquivo, Colar especial. De qualquer uma das maneiras, será apresentado a seguinte figura:

 

Figura 02: A caixa de diálogo Colar Especial, que contém dezenas de comandos adicionais

 

Na parte de Seleção, a primeira opção é Colar tudo. Se você desmarcar essa opção, torna-se possível escolher apenas algumas coisas para copiar: fórmulas, ou os formatos, ou as notas, etc. Por exemplo:

 

- se você tem uma planilha com muitas fórmulas, mas deseja tirar uma cópia dela somente com os valores, ou seja, já calculada, pode usar a opção Colar Números.

 

- se você tem uma área da sua planilha onde já efetuou uma série de formatações (bordas, cores, tipos de fontes, etc), e deseja aplicar a mesma série de formatações em uma outra parte da planilha, pode copiar somente os formatos.

 

Na parte de Operações, podemos efetuar operações aritméticas. Não é muito complicado, basta prestar bastante atenção. Por exemplo, vamos imaginar que você tem uma planilha com diversos valores de preços, e a todos eles você deseja aplicar um aumento de 10%. Lembrando das nossas aulinhas de matemática, sabemos que basta multiplicar o preço por 1,10 para obter esse resultado. Certo? Agora, com o Open Office.Calc, nós podemos apenas copiar o valor 1,10 na memória do computador com o comando Copiar. E depois, selecionamos os valores que vamos calcular, e acionamos o comando Colar Especial. Na parte de Seleção, deixamos marcado a opção Números. E na parte de Operações, deixamos marcado Multiplicar . Ao dar o Ok, todos os valores selecionados serão atualizados com um aumento de 10%. Veja a figura abaixo:

 

Figura 03: Utilizamos o comando Colar Especial para efetuar cálculos.

 

Acompanhe com atenção:

 

1) Selecionamos um valor 1,10 na célula C3 e Copie (Ctrl+C);

 

2) Selecionamos a área onde será aplicado o cálculo (C6 a D11);

 

3) Acionamos o Comando Colar Especial, e marque Seleção: Números  /  Operações: Multiplicar, e depois um clique no Ok;

 

4) O resultado é que todos os valores foram multiplicados pelo que estava copiado.

 

Na parte de Opções, falarei sobre uma das funções que eu acho das mais interessantes do Open Office.Calc. Trata-se da opção Transpor. Ela é especialmente útil quando temos uma planilha, na qual queremos que as informações que estejam nas colunas passem para as linhas, e vice-versa. É como se quiséssemos “deitar” a planilha, as vezes isso é útil para fornecer uma maneira mais clara de se entender os dados.

 

Muitas pessoas, quando querem fazer isso, digitam tudo de novo, mas agora você já sabe, basta usar a função Colar Especial, opção Transpor. Acompanhe o exemplo da figura a seguir:

 

Figura 04: Observe esse exemplo.  Tínhamos uma planilha com os tipos de veículos distribuídos nas linhas números 3 a 8; Após o uso do comando Colar Especial/Transpor, os tipos de veículos foram distribuídos pelas colunas C a H.

 

Apagar células

 

Como apagar células é uma coisa um pouquinho mais perigosa, convém efetuar esse tipo de tarefa com um pouco mais de atenção. E aqui há uma diferença entre outros aplicativos mais comuns, como por exemplo o Excel. Como sempre, é necessário estar com as células selecionadas antes. Se você apertar a tecla Delete (ou Del, em alguns teclados), o Open Office.Calc apresentará uma tela com opções para você. Veja na figura a seguir:

Figura 05: Excluir conteúdo

 

Através dessa caixa de diálogo, você pode escolher o que deseja apagar. Se estiver desmarcada a opção Excluir todas, as demais ficam disponíveis, sendo que aquilo que estiver marcado será excluído, e o que estiver desmarcado será mantido nas células. Essa é uma medida de segurança do Open Office.Calc. Mas agora: supondo que você esteja com 100% de certeza de que deseja apagar tudo, e deseja fazer essa tarefa de um modo mais rápido, você pode simplesmente pressionar a tecla Backspace (aquela seta longa para a esquerda que fica acima da tecla Enter).

 

Figura 06: A tecla backspace (destacada acima) também pode ser utilizada para excluir o conteúdo de células no Open Office.Calc. Observação: existem diversos tipos de teclado, e esse da foto é apenas um deles, portanto, pode ser diferente do seu.

 

Excluir uma linha inteira ou uma coluna inteira: Como já sabemos, o recurso de excluir (apagar, ou deletar) sempre será aplicado ao que estiver selecionado. Então, podemos presumir que para excluir uma linha inteira, ou uma coluna inteira, devemos antes de mais nada selecionar o que desejamos excluir. Já aprendemos numa outra lição anterior como fazer para selecionar uma linha inteira, mas não nos custa nada relembrar aqui também. Basta clicar no indicador da linha (número) ou da coluna (letras). Depois disso, é só clicar em Editar, Excluir conteúdo, ou se preferir, pressionar a tecla Delete.

 

Inserir Nota numa célula

 

Podemos colocar uma nota (anotação, ou observação) em uma célula. Isso pode ajudar, quando queremos nos lembrar depois qual foi o cálculo utilizado para uma determinada célula, ou outros comentários que você desejar. Para isso, vamos fazer da seguinte maneira. Clique na célula onde vamos inserir a Nota. Depois disso, acione o menu Inserir, Nota. Aparecerá em sua tela , uma caixa de texto, veja nas figuras abaixo.

 

Figura 07: com a célula E3 selecionada, acionamos o comando Inserir, Nota

 

Será apresentado uma caixa de texto, na qual você digita o texto que será utilizado como Nota.

 

Figura 08: Nesta caixa de texto, você digita suas observações e anotações

 

Na planilha, após você ter digitado o texto, aparecerá um pequeno quadradinho vermelho na célula. Essa é uma dica para você se lembrar de que, naquela célula contém uma nota.

 

Figura 09: O pequeno quadrado vermelho no canto superior direito da célula E3, indica que naquela célula foi inserido uma Nota

 

E sempre que você tiver a necessidade de saber qual o conteúdo da nota, nada mais simples: basta posicionar o mouse sobre uma célula marcada, e a sua anotação será exibida.

 

Figura 10: É só parar o mouse sobre a célula, que o conteúdo é exibido automaticamente

 

Mas também é possível que a nota seja exibida o tempo todo. Se quiser deixar dessa maneira, clique com o botão direito na célula, e escolha a opção Mostrar nota. E para voltar como antes, ou seja, para que a nota não seja exibida de modo permanente, é só repetir o comando, clicando de novo com botão direito do mouse e desativando a opção “Mostrar nota”.

 

Excluir uma nota: Como excluir uma nota? Para isso temos duas maneiras: Ou você seleciona a célula e clica no menu Inserir, e depois Nota. Com isso entra-se novamente no modo de edição da Nota. Então, é só apagar todo o conteúdo da nota. E a outra maneira de excluir o conteúdo de uma nota, é com a opção Excluir conteúdo (que pode ser acionada com o botão direito do mouse). Na caixa de diálogo, desmarque todas as opções, deixando apenas a opção Notas, e clique em ok. Para se lembrar dessa caixa de diálogo, veja novamente a figura 05, mostrada anteriormente.

 

Inserir Figuras

 

Para ilustrar a sua planilha, você pode colocar figuras. E para isso, clique no menu Inserir, Figura, Do Arquivo.

 

Figura 11: Clique no menu Inserir, Figura, do Arquivo.

 

Após fazer isso, na caixa de diálogo Inserir Figura, você navega pelas pastas de seu computador usando a caixa Examinar, até encontrar o local onde sua figura está guardada. Então selecione a figura desejada e depois clique no botão Abrir, ou então pode dar um duplo clique na figura.

 

Figura 12: A caixa de diálogo Inserir figura

 

Ela aparecerá dentro de sua planilha. Se você quiser mudar a figura de lugar, clique no centro dela, e mantendo o botão direito pressionado, arraste até a posição desejada. Observe que quando você clica numa figura, aparecem diversos quadradinhos verdes ao redor da figura. Esses quadradinhos verdes são chamados de alças de redimensionamento, e servem, basicamente para mudar de tamanho.

 

Figura 13: para mudar o tamanho da figura, leve o botão do mouse sobre um dos quadradinhos verdes, e arraste até a figura ficar com o tamanho desejado.

 

Inserir figuras da galeria: na barra de ferramentas do Open Office.Calc , clique sobre o botão Gallery..

 

A janela com as figuras distribuídas por temas surge no alto da tela. Assim que escolher qual figura será inserida na planilha, clique sobre ela, e arraste-a até a planilha.

 

E para fechar a galeria de imagens, é só clicar de novo sobre o mesmo botão que você utilizou para fazer aparecer a Galeria: o botão Gallery, que fica na Barra de Ferramentas Padrão.

 

Bem, pessoal, continuem acompanhando, no próximo tutorial começaremos a trabalhar com o Open Office.Calc para realizar cálculos, e conheceremos o que são fórmulas e funções. Até lá.