ELABORANDO UMA MALA DIRETA UTILIZANDO WORD E EXCEL

 

Objetivo e Conceitos - Parte 1

 

Objetivo: Conceituar e demonstrar, através de exemplo prático, a criação de uma mala direta, usando os aplicativos Microsoft Word e Microsoft Excel, bem como recursos adicionais de consulta, edição e filtro aos dados dessa mala direta.

 

Pré-requisitos: O usuário deverá possuir conhecimento, no mínimo, dos aplicativos Microsoft Word e Microsoft Excel, para assimilação dos exemplos aqui demonstrados.

 

Mala Direta – Conceitos

 

Costuma-se chamar de mala direta  quando temos uma correspondência (ofício, carta, memorando) emitida para vários destinatários, com o mesmo texto e/ou assunto.

 

Em outras palavras, digita-se um texto qualquer, e envia-se o mesmo para várias pessoas. Podemos citar como exemplos de mala-direta:

 

» Uma convocação de um cartório eleitoral, chamando seus eleitores para atualização cadastral;

» Uma carta emitida pelo setor de cobrança de uma empresa, solicitando que seus clientes quitem débitos em atraso;

» Um comunicado de uma empresa de telecomunicações, oferecendo condições especiais para seus assinantes a adquirirem uma segunda linha telefônica ou equipamentos de telefonia inteligentes;

» Uma rede de supermercados oferecendo produtos a preços promocionais.

 

Os exemplos são inúmeros, e o leitor provavelmente já se viu em alguma das situações acima.  Agora que temos o conceito teórico, para melhor fixação da idéia, vamos “desenhar” a representação do que seria uma mala direta.

 

A mala direta é constituída por 3 elementos, que são:

 

 

a. O documento principal (podemos chamar de modelo, texto padrão, arquivo principal), que contem o texto que será igual para todos os destinatários. Perceba que existem lacunas na carta, que serão preenchidas posteriormente.

 

b. O arquivo de dados (base de dados, tabela, arquivo de dados), que contem os dados dos destinatários da carta , bem como outros elementos que compõem a mala direta. Estes dados vão preencher as lacunas, citadas no item a, acima.

 

 

c. Por fim, temos a mala direta propriamente dita (mala direta, documento mesclado), que é o resultado da mesclagem do documento principal com o arquivo de dados. Perceba que cada linha (registro) do arquivo de dados preencheu uma carta ou mala direta. Como temos 3 clientes (registros) no arquivo de dados, foi gerada uma mala direta com 3 cartas. Nota-se também que os campos em negrito, nas 3 cartas abaixo, provêm do arquivo de dados, acima.

 

 

É possível também , na etapa de mesclagem, filtrar os registros da mala direta. Isso quer dizer que, ao invés de imprimir todos os registros da mala direta, podemos definir critérios para mesclagem. No exemplo acima, poderíamos, caso necessário, enviar a mala direta apenas para clientes que estivessem com débito acima de 90 dias. O recurso de filtro será estudado nas próximas etapas deste tutorial.

 

O exemplo acima é didático e extremamente simples, e tem apenas a finalidade de criar uma imagem mental do processo de criação de uma mala direta. Em um  ambiente real, corporativo, é normal criarmos malas diretas com centenas e até milhares de destinatários. É exatamente para esta situação que preparamos este tutorial, para que você tire todo o proveito do recurso de mala direta do Microsoft Word.

 

ETAPAS

 

Para criarmos uma mala direta, é necessário cumprir as seguintes etapas:

 

1. Elaboração do documento principal, onde digitamos o texto que será encaminhado para todos os destinatários da mala direta, com os espaços em branco para inserção dos dados dos destinatários;

 

2. Criar (ou editar, caso ela já exista) uma fonte de dados, ou seja, este arquivo deve conter os dados dos destinatários da mala direta. Neste tutorial, usaremos uma fonte de dados baseada no Excel, mas podemos utilizar fonte de dados do Microsoft Access, Dbase, arquivos texto, e assim por diante.

 

3. Editar o documento principal, inserindo os campos de mesclagem, ou seja, os campos  que serão preenchidos com os dados da fonte de dados. Supondo  uma mala direta que enviasse congratulações pelo aniversário de seus clientes, esses campos de mesclagem poderiam ser NOME, LOGRADOURO, BAIRRO, CIDADE, UF e DATA DE ANIVERSÁRIO.

 

4. Mesclagem – processo no qual os dados da fonte de dados são inseridos nos campos de mesclagem, compondo a carta que será enviada aos destinatários.

 

Nota

 

Pode ser que você já crie mala direta usando apenas o Microsoft Word para gerar os 2 arquivos (documento principal e arquivo de dados). Porém, este tutorial parte do princípio que você tem o arquivo de dados em uma origem externa (um arquivo do Excel, Access, Dbase, etc...). Ora, se você já tem os dados em um arquivo externo, não há porque incluí-los no Word  através de digitação. Outra vantagem  é que, usando uma fonte de dados externa, este arquivo pode ficar em uma pasta compartilhada em um servidor de rede, e portanto disponível para todos os usuários da empresa. Esta integração dos aplicativos Office é o que eu quero mostrar a partir de agora. Mãos à obra!

 

Conclusão

 

Nesta primeira parte falamos rapidamente sobre conceitos e finalidades da mala direta. Na próxima parte vamos começar a criar o documento principal.