SISTEMAS ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS (OSM) -  Módulo 01

 

Objetivos:

 

Neste módulo inicial veremos a introdução de OSM, Conceitos de sistemas, sistema de informações, Os componentes de sistemas. O objetivo de escrever esse e demais tutoriais sobre este assunto veio da necessidade acadêmica de conhecer e estudar sobre sistema de organização e método com uma visão não somente de sistema de informação que encontramos em diversas obras, mas uma visão ligada na parte de organização em gerenciamento pela estrutura organizacional das empresas.

 

Pré-requisitos:

 

Ter interesse sobre o assunto ou estar cursando a matéria, pois o mesmo tem contribuições para fins acadêmicos em uma linguagem simples e de fácil aprendizado.

 

Introdução

 

Sabemos que um bom administrador ou empreendedor tem que entender e conciliar todas as informações da sua empresa para grandes tomadas de decisões futuras ou até mesmo aquelas tomadas em situações de rápidas decisões de riscos ou mesmo para criar estratégicas gerenciais. SOM (Sistema, organização e métodos) para algumas pessoas é uma matéria difícil de aprender, mas com a ajuda de algumas pessoas e de alguns materiais irei retratar o que aprendi de uma maneira mais fácil onde poderei ajudá-lo e entender e até mesmo aplicar em sua vida na parte que desejar. Em geral como administrar é igualmente aplicado para todos os ramos em nossa vida o que muda é o produto, serviço ou onde iremos aplicar. Neste primeiro módulo iremos conhecer os conceitos, a importância, os aspectos básicos, as contribuições da Teoria Organizacional de Sistemas  para analista de sistemas, organização e métodos. É um assunto muito proveitoso para todas as áreas, pois até mesmo um vendedor de balas na rua usa tais métodos sem se dar conta por isso.

 

Vamos então conhecer uma visão histórica e acadêmica da teoria de sistemas.

 

Sistema de Informações Organização e métodos:

 

Controle - >  Planejamento - > Tomada de decisões

 

Conceito de sistema

 

É um conjunto de partes interagentes e interdependentes que interagem, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. É uma definição bastante abrangente e tenho certeza que é familiar para você em variedades imensa de assuntos como Sistemas diversos de serviços tecnológicos, como sistemas que nos cercam até mesmo na natureza quando aprendemos sobre o sistema solar, até mesmo no que nos deixa enfraquecido no se trata do sistema político brasileiro e até mesmo dentro do nosso corpo como sistema nervoso, digestivo e vai por vários outros tipos de sistemas. Mas em qualquer sistema tem o objetivo para uma  função.

 

Sistema de Informações

 

   Cada sistema de Informações visa tornar disponível para a administração da Empresa informações de natureza gerencial e operacional, para ser usado nos plano de decisão estratégico, tático e operacional.

 

                       Dizemos que uma informação é gerencial, se esse ou o seu objetivo é nos fornecer dados para decisões estratégica e tática.  Por outro lado, as informações com objetivo fundamental na parte de operações que são realizadas dizemos que a  informação é operacional. Exemplo:

 

» Um relatório de Folha de funcionário no que diz respeito a uso de um benefício qualquer do tipo Cartão alimentar para a contabilização dos gastos dizemos que é um relatório do tipo operacional. Quando usado para a formação de fluxo de caixa ou financeiro é do tipo gerencial-tático.

 

» Um relatório que demonstre a rotatividade no turno da noite ou quando é utilizado para a verificação dos motivos da substituição da mão de obra para o departamento de TH / RH é um relatório do tipo gerencial – tático, quando o mesmo relatório é utilizado para a avaliação política de futuras contratações de mão de obra, é um relatório gerencial-estratégico.

 

Dessa maneira entendemos o quanto é importante uma informação gerencial para futuras domadas de decisões, táticas e estratégicas e as informações operacional nos mostra a rotina normal da empresa dentro da sua cultura e ordem.

 

Para entendermos melhor esse assunto ou seja para os analista de sistemas, organização e métodos e para os usuários de seus serviços deve-se fazer algumas considerações sobre os componentes de sistemas que são eles:

 

Os componentes de sistemas

 

» Os objetivos – É a necessidade de existir o sistema, ou seja, para que ele vai servir qual sua razão, para quê foi criado.

 

» As entradas do sistema - Deve estar em harmonia com os objetivos, são as informações do sistema, a energia para a operação ou metodologia.

 

» O processo de transformação do sistema – Facilita a transformação de uma entrada em um produto, serviço em resultado no qual podemos dizer saída onde os elementos se integram e produz as saídas desejadas

 

» As saídas do sistema – São os resultados dos processos, são definidas como as finalidades porque os objetivos se uniram, são relações do sistema.

 

» Os controles e as avaliações do sistema – a partir dos controles e as avaliações verifica-se se as saídas estão coerentes com os objetivos criados. Existi para uma avaliação mais adequada uma ferramenta que se chama padrão que é necessária para medida de desempenho do sistema que também chamamos de retroalimentação ou realimentação e em alguns livros da área como “feedback do sistema” que nada mais é como a reintrodução de uma saída sob a forma de informação. Para quem não conhece o termo “feedback”  ele é usado assim como no conceito de  sistemas em várias áreas, mas na tradução desse termo e da palavra quer dizer: Avaliação, Opinião, realimentação, resposta, gabarito etc.

 

» Retroalimentão – feedback do sistema são instrumentos que controla os resultados das divergências encontrados no sistemas, é uma maneira de reduzir as oposição ao mínimo, e proporciona uma situação onde o sistema se torna auto-suficiente.

 

As partes de um sistema podem ser visualizadas na figura a seguir:

 

 

Também nesse módulo iremos conhecer o Ambiente de Sistema que é o conjunto de fatores dentro de um limite específico.  É o conjunto de fatores que não pertence ao sistema, mas em contra partida qualquer alteração no sistema pode mudar os fatores externos e qualquer mudança externa poderá mudar ou alterar o sistema. Pode-se entender melhor como esses fatores ocorrem sendo representado por uma empresa nessa figura a seguir:

 

 

O ambiente de sistema é também chamado como meio externo, elemento, vazão.

 

O profissional de sistema, organização e métodos devem considerar três níveis na hierarquia de sistemas:

 

» Sistema - que é exatamente o que estamos aprendendo e considerando nesse modulo, é uma explosão do ecossistema, ou seja, é uma parte do ecossistema que cuida de uma área específica.

 

» Subsistema – São partes que integram ao sistema, é uma explosão do sistema, ou seja, é uma parte de forma estruturada.

 

» Ecossistema – É o todo, e o sistema é um subsistema do mesmo. É o conjunto de sistemas interligados operacionalmente em funcionamento na entidade

 

 Nota – Pode-se entender melhor o conceito de níveis de sistema na visão de uma analista, organização  e métodos quando estiver observando toda a estrutura organizacional de uma empresa é o sistema  e  quando estiver estudando a atividade de um departamento da empresa ou seja um TH, ou mesmo contabilidade de custos este é o sistema e assim sucessivamente.

 

Pode-se observar os três níveis de sistema na figura abaixo:

 

 

Existem também os sistemas abertos que são as empresas em constante intercâmbio em seu ambiente onde se dá o seu equilíbrio. Eles possuem propriedade conceitual iguais, mas não é suficiente para a caracterização precisa de sistemas e subsistemas específicos. As empresas são sistemas planejados que mantêm a integridade de sua estrutura interna por intermédios de laços psicológicos.  Essa integridade é adquirida por meio de padrões e regras estabelecidas por nossas próprias vivências adquiridas socialmente que tornam como padrões dentro de um nível social vivido. Funções, normas e valores fornecem bases inter-relacionadas para integração e nos sistemas físicos isso não ocorre dessa maneira.

 

Conclusão

 

Concluímos o primeiro módulo sobre SISTEMAS ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS (SOM), espero que tenha sido de utilidade a você. Bons estudos.