SISTEMAS ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS (S.O. M)  Módulo 07

 

Objetivos

 

Este é mais um módulo de Sistemas Organização e Métodos (S.O. M). Neste módulo você verá Sistema de Comunicação e seus aspectos básicos, verá também algumas considerações necessárias para uma comunicação eficaz. Os fluxos de comunicação.

 

Pré-requisitos:

 

Ter interrese sobre o assunto e ter lido a lição do módulo anterior.

 

Sistema de Comunicações

 

Comunicação é um processo mediante o qual uma mensagem é enviada por um emissor, através de um determinado canal, e entendida por um receptor (Vasconcellos, 1972:10).

 

É a rede por meio do qual fluem as informações que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz.

 

O Sistema de comunicação da empresa é de grande importância para a instituição não somente interna como externa. É neste sistema que aplica as necessidades organizacionais, é nele que fluem e que dá movimento a empresa. É preciso ser cuidadoso à comunicação informal aquela que surge espontaneamente podendo ajudar a empresa com críticas internas para um determinado produto, é necessário atenção também à comunicação errada entre os subordinados trazendo constrangimento ou interferindo nas regras estabelecidas mudando até mesmo a cultura da empresa. O sistema de comunicação faz parte do patrimônio da empresa. Há várias empresas de software no mercado voltado especificamente para sistema de comunicação. Esses sistemas têm como finalidade de dimensionar e qualificar a comunicação interna. Cria canais específicos, ajuda no diálogo entre os subordinados, ajuda na gestão da empresa, lógico obedecendo aos critérios e culturas estabelecidas da estrutura organizacional.

 

As empresas visando acrescentar seus lucros utilizam a comunicação para aumentar consideravelmente suas vendas seja de produtos ou serviços.  E conseguem não somente aumentar, mas também melhora a sua marca. Há uma frase que é de grande importância no qual não sei quem é o autor, mas sei que é muito verdadeira (a propaganda é a alma do negocio). Por tanto a comunicação é muito importante em vários setores, em outros níveis de comunicação nos informamos sobre tempo, notícias, sobre o que acontece ao nosso redor e na empresa é importante ter uma boa comunicação até mesmo para informar a seus funcionários sobre seus benefícios familiares, feriados entre outras comunicações.

 

Veja na figura abaixo um exemplo de sistema de comunicação para escola á distância:

 

 

No Sistema de comunicação deve ser considerado:

 

- O que dizer

 

 - A quem dizer

 

- Quando dizer

 

- Com que freqüência

 

- De que forma

 

- Por que meio de comunicação, entre outras.

 

Portanto, deve ser considerada a forma da estutura organizacional da empresa para atender ás suas necessidades.

 

Aspectos básicos de esquema de Comunicação na empresa:

 

O Formal – Segue a estrutura da escala hierárquica, é planejado, considerado, controlado.

 

O Informal – surge espontaneamente, no bate-papo no café ou na necessidade dos artefatos. Esta poderá ser boa ou ruim para empresa.

 

O processo de comunicação, segundo (Philip Kotler), tem 9 variáveis, conforme figura abaixo.

 

 

Na transmissão da informação devemos avaliar a intervenção que chamamos de ruído representado na figura, ele compreende qualquer acontecimento que se alterar no canal que não sejam os sinais ou mensagens reais desejados pelo emissor é o que podemos dizer distorção da mensagem.

 

O Emissor é quem emite e o Receptor é quem capta a mensagem representam as partes que envolvem os elementos da comunicação.

 

O que se comunica e de que maneira se comunica para o receptor fazem parte dos principais elementos da comunicação que é a mensagem e o meio.

 

Os demais elementos que dizem respeito ao método de comunicação em si são Codificações, decodificação, reposta e feedback.

 

Algumas considerações importantes desses elementos citados:

 

Emissor – É a pessoa ou organização que comunica algo, é quem emite a mensagem. Este terá que saber qual será o público a ser atingindo, deverá considerar qual será o receptor da mensagem. Há várias considerações nesse sentido. Quando vimos uma propaganda de um determinado produto, por exemplo, Em que precisamos focar a imagem para a criança, mas a mensagem deverá ser passada com estratégia para os adultos, pois eles que irão comprar.

 

Alguns exemplos de comunicação feita por um Emissor dentro de uma organização.

 

- Divulgar para os funcionários a festa de confraternização de final de ano.

 

- Convidar os funcionários para a festa.

 

- Divulgar as restrições que poderá exigir essa confraternização.

 

- Informar os funcionários dos brindes e brincadeiras.

 

- Agradecer antecipadamente pelo ano que se encerrou e a presença dos funcionários.

 

- Entre várias outras mensagens.

 

Codificação / Decodificação – Neste deverá ser considerado o que expor na mensagem, o que escrever e como será o texto, que tipo de figuras ou imagem a serem usadas para que o receptor entenda e visualize da melhor forma possível a mensagem. É difícil encontrar uma maneira correta de aceitação em um determinado texto para o receptor, haverá níveis diferentes de pessoas que devem ser considerado. As vezes nos deparamos com exemplos de propaganda onde temos visões diferentes de mensagem captadas. Ou seja, às vezes precisamos ver a propaganda duas ou mais vezes para entendermos o foco da mensagem. Outras nem precisamos ver toda a propaganda para já concluirmos com precisão.

 

Mensagem – Se editamos uma mensagem com texto simples, mas de boa qualidade no que diz respeito à direção e clareza do assunto termos mais probabilidade de atingir o objetivo sem distorções pelo receptor. É também uma questão de lógica, pois uma mensagem mal elaborada poderá arruinar uma organização na questão da sua imagem. Um exemplo não muito longe ocorrido e tenho até um exemplo com um amigo de faculdade no qual achei errada sua atitude, foi aproveitar seus direitos na propaganda de uma determinada repartição que dizia no texto “Você quer pagar quanto”?? Aproveitou e conseguiu comprar e pagar um televisor de 32 polegadas em infinitos meses e apenas 1,00 por mês. Pode-se chamar isso de distorção seletiva.

 

Mídia – Há várias maneiras de transmitirmos mensagem por meio de mídias, como e qual a escolha deverá ser considerada o publico a ser atingido, qual o texto, ou imagem a ser usado. Se for por meio de rádio, e-mails, TV, outdoor, de panfletos, tudo isso terá que ser organizado, pois há custo em qualquer tipo de mensagem a ser transmitida. Entretanto às vezes não se consegue um resultado positivo de imediato, mas deverá ter que insistir para melhores resultados.

 

Algumas considerações necessárias para uma comunicação eficaz:

 

- Identificação do Público alvo – é importante considerar o nível social, há que grupo que pertence de atitudes, religiões e crenças desse público.

 

- Elaborar a mensagem – Verificar estrutura, formato e o próprio texto.

 

- Determinar os objetivos da comunicação – o que deseja comunicar e para qual tipo de público.

 

- Selecionar os meios de comunicação – Cada meio traz um benefício diferente e com velocidade dos resultados diferentes e com custo diferenciado que deve ser considerado no que busca com o resultado a ser atingido. Ela poderá se pessoal ou por meio de propaganda através de mídias.

 

- Medir e avaliar a resultada do sistema de comunicação – Deverá avaliar o resultado atingindo no projeto elaborado nos sentido de custos, em melhoria para a empresa, e as considerações para melhorar a propaganda ou o projeto de comunicação.

 

Aspectos básicos de Fluxos de Comunicação na empresa:

 

As comunicações podem acontecer através dos seguintes fluxos:

 

» Horizontal: realizado entre unidades organizacionais diferentes, mas do mesmo nível hierárquico.

 

 

» Diagonal ou transversal: realizado entre unidades organizacionais e níveis diferentes.

 

 

» Vertical: realizado entre níveis diferentes, mas da mesma área.

 

 

Conclusão

 

Concluímos mais um módulo, espera que tenha gostado e até o próximo módulo.