SISTEMAS ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS (S.O. M) Módulo 08

 

Objetivos

 

Este é mais um módulo de Sistemas Organização e Métodos (S.O. M). Neste módulo você verá Sistema de Decisões, fator humano, fator ambiente externo, fator sistema de objetivos e estratégias e Tecnológico.

 

Pré-requisitos:

 

Ter interrese sobre o assunto e ter lido a lição do módulo anterior.

 

Sistema de Decisões:

 

 

No processo de tomada de decisão, há vários aspectos que deve ser considerado como os dados disponíveis e informações. Outro aspecto importante é trabalho em equipe desempenhando capacidade para capturar as informações, para isso um bom sistema de comunicação ajuda avaliar e aplicar decisões. Uma equipe que contem níveis diferentes de pessoas, compostas por sexos diferentes e idade trazem grande capacidade de ajuda ao processo de decisão, pois cada indivíduo possui idéias e informações diferentes, portanto trazem um grau de maiores resultados com qualidade.

 

Não há uma fórmula correta para a tomada de decisões dentro de uma organização, nem tão pouca uma regra estabelecida. Devemos avaliar separadamente cada pessoa envolvida no processo para que nenhuma informação seja distanciada ou perdida.

 

Considera que deve ser efetuada uma análise das decisões para se estabelecer qual a estrutura organizacional ideal e, para tanto, devem-se considerar os seguintes aspectos: Drucker (1962:88).

 

- Que decisões são necessárias para ser o desempenho indispensável á realização dos objetivos;

 

- de que natureza são essas decisões;

 

- em que plano da empresa deve ser tomado;

 

- qual velocidade elas acarretam ou afetam;

 

- qual gestor deve participar dessas decisões, pelo menos até aqueles que devem ser consultados antecipadamente; e

 

- quais executivos devem ser informados, depois de tomadas decisões.

 

Aspectos das decisões:

 

- identificar o problema

 

- Analisar o problema com base nas informações capturadas sobre o problema, sendo necessário discutir como um sistema,

 

- Estabelecer saídas e alternativas;

 

- Analisar e comparar as soluções que foram expostas, verificar as vantagens e desvantagens de cada saída, medir e avaliar eficiência do projeto em análise.

 

- Selecionar as saídas mais adequadas para a empresa

 

- inserir a saídas selecionadas e desejadas, incluindo a capacitação da mão de obra envolvida, treinamento e motivação.

 

- Avaliar as saídas desejadas por meio de critérios aceitos da organização.

 

As decisões classificam em:

 

» Decisões programadas – são aquelas rotineiras e repetidas no cotidiano da empresa. São usadas como orientação para a realização  das tarefas como políticas, normas, cultura, desafios, metas a serem alcançadas entre outras.

 

» Decisões não programadas – É aquela que não padrão a ser seguida, nasce espontaneamente, aplica em ambiente dinâmico onde se move a cada instante. É de característica específica e complexa.

 

Elementos do processo de decisão

 

Incerteza – Dentro do ambiente que envolve a decisão ocorre a incerteza é comum em qualquer decisão, mas jamais poderá apenas querer arriscar sem que haja um linha coerente com bases em dados e informações.

 

Os recursos – São limitados os recursos do tomador de decisões, por isso é necessário estabelecer regras e planos para as principais decisões de uma empresa.

 

Fatores de influência no processo de decisões:

 

» Complexidade evolutiva

 

» Redução de tempo disponível para tomada de decisão

 

» Velocidade das informações

 

» Benefício nos processos de informações e resultados a curto prazo

 

Característica de tomada de decisões:

 

Característica de certeza – Ação possível carreta um resultado específico

 

Característica de risco – Cada alternativa possível levar a resultados associados e possível conhecimento.

 

Característica de incerteza – As expectativa dos resultados são desconhecidas.

 

CONDICIONANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

 

1- Fator Humano

 

 

Segundo Fayol (1976:27) enumera que são necessárias determinadas qualidades humanas cuja importância aumenta à medida que a pessoa sobe na hierarquia. Ele avalia as seguintes habilidades: técnica, de comando, administrativa, de cooperação e de integração.

 

Esse fator envolve grupo de pessoas, costumes, comportamento que deve ser considerado para desenvolver as funções que desenvolve dentro de uma estrutura organizacional. É aqui que devemos observar cada individuo que compõem a estrutura, o conhecimento e saber usar esse entendimento para saber aplicar motivação a equipe levando para resultados melhores. É aqui que se percebe o espírito inovador e empreendedor.

 

2- Fator Ambiente Externo

 

 

Avaliação do processo de relação entre a empresa e seu ambiente.

 

O ambiente externo compõe o ambiente em que se encontra a estrutura organizacional. Todos os demais lugares onde atua a estrutura também fazem parte do seu ambiente externo.

 

Veja em análise os fatores que compõem o ambiente externo:

 

Fator negativo: Esses fatores externos presentes podem ocorrer de forma descontínua e que podem trazer transtornos ou causar resultados negativos para a estrutura.

 

Catalisadores: Esses fatores externos presentes podem ocorrer de descontínuo presente no ambiente externo porem pode causar resultados positivos para a estrutura.

 

Ameaças: Esses são fatores externos futuros, tanto tendências como descontinuidades, que assim como no fator negativo podem causar resultados negativos para a estrutura organizacional.

 

Oportunidades: Esses fatores externos futuros, tanto tendências como descontinuidades, que assim como fatores catalisadores podem causar resultados positivos à organização.

 

3- Fator Sistema de Objetivos e Estratégias

 

 

Segundo Oliveira (1999) O fator sistema de objetivos e estratégias tem influência na estrutura organizacional à medida que, quando os objetivos e estratégias estão bem definidos e claros, é mais fácil organizar, pois se sabe o que esperar de cada membro do grupo que compõe a estrutura.

 

Objetivo é o alvo ou meta que se pretende alcançar.

 

Estratégia é a definição do caminho mais adequado para alcançar o objetivo.

 

É nesse fator que buscamos as respostas as perguntas idealizadas pelo gestor para que possa ajudá-lo no resultado a ser alcançado. Como por exemplo, quem é o público alvo do serviço ou produto, quem são as ameaças, que nível de sustentação está o seu produto. Lembrei agora de uma questão levantada por um professor da faculdade da disciplina de Adm estratégica e o mesmo perguntou qual nível estaria a marca coca-cola e nos afirmou que estaria em decadência, é considerável essa informação no que diz respeito às mudanças de hábitos dos consumidores.

 

Portanto essa análise deverá ser feita com base de uma boa estrutura de informações e pesquisa de mercado. É uma tarefa não muito simples por que estamos continuamente a modificar nossos hábitos. Poderia dizer que seria fácil fazer uma estratégica de marketing para um determinado produto infantil com foco a está em ascensão por 10 anos isso seria difícil, pois a nossa maior marca nesse seguimento e uma das mais importantes marcas brasileira XUXA teve dificuldade com as influências tecnológicas. Então pode-se ter uma idéia que o assunto  é mais complexo que o imaginado.

 

4- Fator Tecnologia

 

 

Segundo Vasconcellos (1972:7) considera o fator tecnológico como o conjunto de conhecimentos que são utilizados para operacionalizar as atividades na empresa para que seus objetivos possam ser alcançados.

 

Neste devemos considerar qual o tipo de tecnologia a serem usadas dentro de uma estrutura organizacional para melhorar o desempenho dos serviços os produtos prestados da empresa. Ainda se busca muito nesse sentido, mas tivemos ótimas evoluções no fator tecnologia. Esse fator vem para nos ajudar a desempenhar melhor nosso objetivo, trazendo uma melhor qualidade no resultado final. Outro aspecto a ser observado é a redução de custos de mão de mão de obra e tempo, mas é preciso ter uma idéia ampla sobre esse assunto para que  não haja um choque na questão do fator humano e também na questão de custos errados podendo a levar uma estrutura a baixo.

 

Conclusão:

 

Concluímos mais um módulo de OSM, espera que tenha gostado e até o próximo!!