SISTEMAS ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS (S.O.M) Módulo 09

 

Objetivos

 

Este é mais um módulo de Sistemas Organização e Métodos (S.O. M). Neste módulo você conhecerá mais detalhadamente sobre a estrutura e reestruturação organizacional, suas etapas, considerações que o analista de OSM deverá desenvolver no processo organizacional da empresa.

 

Pré-requisitos:

 

Ter interrese sobre o assunto e ter lido a lição do módulo anterior.

 

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

 

 

Em resposta segue:

 

» Apresentar uma estrutura organizacional ajustada aos mercados existentes.

 

» Possuir estrutura organizacional adaptada às novas tecnologias.

 

» Possuir estrutura organizacional com menor poder decisório na cúpula.

 

» Existir estrutura organizacional centralizada no sistema de controle.

 

» Possuir estrutura organizacional em direção para resultados.

 

» Possuir uma estrutura organizacional racionalizada.

 

Antes de falar de departamentalização como foi prometido no módulo 06, irei falar um pouco dos níveis de estrutura organizacional e seus processos para depois desse modulo darmos seqüência. Mas falando em estrutura organizacional, devemos já ter visto nos módulos anteriores que o analista de OSM (organização sistema e métodos) tem que ter uma estrutura técnica e um bom conhecimento do assunto para desenvolver seus projetos.

 

O analista de OSM deve considerar todas as repartições da empresa, conhecer a fundo os seus departamentos, seções, cargos, e as relações entre subordinados e chefes e também a filosofia dessa estrutura. Se não houver uma base sólida desses aspectos fica difícil conseguir um bom resultado. Imaginamos se isso não ocorresse dessa maneira, como seria uma estrutura analisada de forma incoerente ou errada? Consequentemente haveria sérios problemas pela frente, sem falar nos problemas que podem ocorrer na questão fator humano, onde podemos deparar com insatisfação e demais problemas. Certa vez, participei de um processo de reestruturação dentro de uma determinada empresa de médio porte na área de informática, onde uma psicóloga fez a reestruturação. No começo todos nós colaboradores ficamos felizes, pois reconhecíamos que havia sérios problemas nas áreas de compras, vendas e na parte de assistência técnica. É uma experiência interessante para contar, mas um fator importante é que na estrutura pessoal era perfeito, nessa estrutura existia uma colaboração homogenia de todos os funcionários e uma ambiência bastante agradável. Mas uma questão me chamava atenção aos aspectos de organização e particularmente eu falei com a psicóloga mas não adiantou e hoje eu tive notícias que a empresa estará fechando em breve e que já está em negociação com uma outra empresa aproveitando suas máquinas para outro seguimento de telecomunicação.

 

O que aconteceu? Essa empresa tinha cerca de 130 colaboradores, e na estrutura que participei como colaboradora todos tinham que dar satisfação dos serviços executados para o diretor geral da empresa, até mesmo a moça do serviço geral tinha que mostrar a lista de compra para o café e para o material de limpeza. Às vezes eu tentava falar com ele e diversas vezes não teve como, pois estava ocupado resolvendo problemas internos. Ora, era de esperar que essa empresa precisasse de uma reestrutura organizacional, digo isso, pois havia departições, uma estrutura bem elaborada, mas apenas no papel e então volto a falar da psicóloga, não quero falar que esse tipo de profissional não poderá fazer uma boa estrutura em uma empresa. Quero apenas mencionar que essa pessoa não conseguiu fazer o papel de um analista de OSM e apenas não conseguiu como piorou toda a situação da empresa. Não vale nem a pena dizer os exemplos dos erros, mas posso citar a seguir o que um analista de OSM tem que considerar para implantar uma reestruturação organizacional.

 

» A nova estrutura dependerá sempre da atual

 

» Ficar atento o que a empresa necessita

 

» Não esquecer do fator humano

 

» Se a qualidade técnica será compatível com a mudança

 

» Planejar a reestruturação organizacional com base

 

» Verificar se há necessidade de real de mudanças

 

» Exigir a integridade e empenho de todos os colaboradores

 

Depois desses aspectos o analista terá que fazer o projeto de reestruturação, lembrando que esse processo toda a equipe deverá participar só assim o resultado e os objetivos serão alcançados, não adianta querer mudar sem ouvir o fator humano e a força de mão de obra da estrutura. Veja a seguir alguns aspectos do processo de implantação que o analista deve considerar e existir no seu projeto para dar seqüência a sua reestruturação:

 

» Visualizar a análise e conseguir a aprovação da diretoria

 

» Conhecer a análise e aprovação dos líderes e participantes das bases organizacionais da empresa

 

» Implantar aquilo que for essencial

 

» Acompanhar e validar o processo

 

A implantação da estrutura organizacional feita com uma boa qualidade técnica, de forma adequada e voltada às culturas e filosofia da empresa e pactuada com os objetivos e estratégicas da atividade da organização proporciona:

 

» Identidade dos serviços indispensável para alcançar os objetivos

 

» Informações, soluções e feedback para os colaboradores.

 

» Avaliação de mão de obra ajustado com os objetivos

 

» Qualidade de motivação para toda a equipe envolvida

 

Chegou à hora de implantar as mudanças com base na análise feita no processo da reestruturação ou mesmo estrutura organizacional, haverá dificuldades a serem respeitadas e consideradas. Nenhuma mudança é de fácil adaptação ou mesmo será para melhor, mas com paciência as saídas para uma solução acontecem com melhor eficiência ao longo de um processo de adaptações e de ajustes conforme sua necessidade.

 

Veja a seguir alguns aspectos de resistências que podem ocorrer.

 

» Carência  financeiras da empresa

 

» Carência na colaboração da equipe envolvida

 

» Carência na habilidade no fator tecnologia

 

» Deficiência  de técnica apropriada

 

 

Analisar a Estrutura Organizacional

 

Nesse processo identificamos o que poderá ser aproveitado da estrutura organizacional, seus pontos positivos e negativos. O analista deve observar e seguir nas informações com base:

 

» Na análise da classificação da estrutura atual

 

» Esboço da estrutura organizacional adequada

 

Portanto ao fazer a análise o analista de OSM deverá checar essas duas informações para conseguir a avaliação da estrutura organizacional. Poderá reforçar a avaliação determinando o desempenho da empresa em termos de:

 

E para conseguir melhores resultados deverá fazer uma avaliação nos seguintes aspectos de desempenho da empresa.

 

» Resultados apresentados

 

» Dificuldades apresentadas

 

» Avaliação de satisfação dos colaboradores

 

 

As etapas que devem seguir o analista de OSM da avaliação da estrutura Organizacional

 

1) Classificar

 

- Identificar as dificuldades  encontradas  pelos usuários

 

- Entrevistar os membros principais  da empresa

 

2) Analisar

 

- Analisar as informações dos dados apurados anteriormente

 

- Interagir os dados apurados considerando sua veracidade e seus subsistemas existentes na organização

 

- Estabelecer os modelos e critérios da avaliação

 

- Identificar os dados levantados na atual situação da estrutura e seus efeitos

 

3) Considerar

 

- Estabelecer a situação dos quatro componentes da estrutura organizacional na empresa

 

- Considerar no aspecto do envolvimento de cada um dos quatro condicionantes sobre a estrutura organizacional na falado em módulos anteriores

 

- Verificar quanto ao  nível de influência  da empresa nas questões - estratégico, tático e operacional – para conseguir  o esboço da estrutura organizacional.

 

Enfim, esses são os aspectos da Estrutura organizacional, são conceitos e idéias a centena de anos defendida na história da administração, alguns campeões de mudanças nas organizações defendem nas últimas décadas mudanças mais radicais longas no qual ainda é que mais se usa na atualidade no que diz respeito mudanças na estrutura. Mas ao ler o livro que achei interessante e dou a dica se caso quiser aprender mais sobre mudança organizacional leia o livro Mudança Organizacional: uma Abordagem Criativa, Moderna e Inovadora de Eric Abrahamson abordagem bem criativa como diz o título do livro, é também leve e achei muito válida as considerações e ao longo dos módulos irei repassando algum conhecimento da obra. Ela apresenta ferramentas práticas e técnicas de como melhor implantar os cincos elementos chave organizacionais Como remanejar em vez de demitir talentos, Como recombinar em vez de reorganizar partes organizacionais, revitalizar em vez de reinventar valores fundamentais e assim por diante. É como se ilustra a capa do livro uma figura de borboleta, e também como se diz na letra do Raul Seixas  Metamorfose ambulante, é preciso mudar e as mudanças acontecem naturalmente acompanhando uma evolução. Sendo assim é necessário o analista de OSM respeitar o delineamento dessa mudanças. Sou contra a mudanças radicais perdendo suas raízes, filosofia, carácter e sem éticas.

 

 

Uma figura para você pensar no processo de mudanças para conseguir ser tão bela com essa borboleta atigindo seus objetivos.

 

Conclusão:

 

Concluímos mais um módulo, espero que tenha gostado e até o próximo!