Livros Contábeis

 

Introdução:

 

Nos últimos tutoriais, estávamos trabalhando com uma representação gráfica chamada de razonete, que facilitava o aprendizado contábil.

 

Na prática, esse razonete nada mais é do que um livro, chamado de livro razão, a utilização do livro é bem parecida com a utilização do razonete, porém tem alguns detalhes a mais para a sua escrituração que por motivo de facilitar o aprendizado não os utilizamos, mais vale a pena entendermos e aprendermos os conceitos teóricos.

 

Convém lembrar que não deixaremos de utilizar o razonete no aprendizado, vamos somente aprender como funciona na prática.

 

Existe um Decreto de número 3.000 do ano 1999, que pode ser obtido na integra no site da Receita Federal, o qual no meio contábil esse decreto é identificado como o REGULAMENTO DO IMPOSTO DE RENDA.

 

Em seu artigo de numero 259, ele trata do LIVRO RAZÃO, abaixo reproduzo o artigo para melhor assimilação.

 

Para não causar confusão, atente somente as palavras grifadas. Ignore as demais, por enquanto, mais tarde trataremos dos detalhes.

Livro Razão

 

Art. 259.  A pessoa jurídica tributada com base no lucro real deverá manter, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas , Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário, mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação.

 

§ 1 º  A escrituração deverá ser individualizada, obedecendo à ordem cronológica das operações.

 

§ 2 º  A não manutenção do livro de que trata este artigo, nas condições determinadas, implicará o arbitramento do lucro da pessoa jurídica (Lei n º 8.218, de 1991, art. 14, parágrafo único, e Lei n º 8.383, de 1991, art. 62).

 

§ 3 º   Estão dispensados de registro ou autenticação o Livro Razão ou fichas de que trata este artigo.

Vamos tentar resumir:

 

O caput do artigo 259, diz ser obrigatório a escrituração do livro Razão, este servirá para totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados.

 

Mas o que viria a ser SUBCONTAS?

 

Imagine que você tenha uma empresa a XYZ Comercio de Roupas, e que ela possua conta em dois bancos diferentes, o BANCO A e o BANCO B, a conta bancos apresentada no balanço seria a Conta Principal, que apresentaria o saldo do BANCO A e o BANCO B somados.

 

Já a conta de cada banco, seria a SUBCONTA da conta BANCO.

 

Isso é feito para simplificar, imagine você apresentar um balanço com 100 bancos diferentes? Seria enorme a sua extensão somente na parte dos bancos não?

 

O parágrafo primeiro do artigo, diz que os lançamentos devem ser individualizados, ou seja, se você fez 10 pagamentos de fornecedores no mesmo dia, você não pode simplesmente lançar a soma dos 10 pagamentos, você deve fazer o lançamento de um a um. Veremos como isso facilitará a analise depois.

 

Continuando no parágrafo primeiro, além da individualização, esse parágrafo diz ainda que os lançamentos devem ser em ordem cronológica das operações.

 

Ordem cronológica das operações nada mais é do que lançar primeiro no livro o registro que você primeiro obedecendo as datas, assim se você fez um registro no dia 10 de janeiro de 2005 e outro no dia 15 de janeiro de 2005, você deve fazer o lançamento na mesma forma, ou seja, primeiro o registro do lançamento do dia 10 e depois o registro do lançamento do dia 15.

 

O parágrafo segundo e mais importante, diz que a não manutenção NAS CONDIÇÕES DETERMINADAS (as condições estão acima), implicara o arbitramento do lucro.

 

O que esse artigo que dizer é o seguinte, que a empresa que não escriturar ou não mantiver em boa ordem, o livro RAZÃO. Terá seu lucro arbitrado pelo Fiscal. Isso que dizer que numa fiscalização se a empresa não apresentar o livro ao fiscal ou não o tiver como manda o artigo 259 e seus parágrafos, o fiscal pode simplesmente dizer que o seu lucro é tanto, e acabou.

 

Só que o fiscal sempre arbitra o seu lucro para mais e nunca para menos.

 

E o ultimo parágrafo, o terceiro, diz que o livro razão não precisa ser autenticado, ou registrado.

 

A autenticação nada mais é do que uma carimbada que o fiscal dá na primeira pagina do livro antes de começar a escrituração, isso faz com que a empresa não tenha como troca-lo depois. E o registro é outra carimbada após encerrada a escrituração, também com a mesma finalidade.

 

O motivo dessa dispensa é muito simples, na verdade, quando efetuamos a escrituração das operações, não a fazemos somente no livro razão, e sim fazemos simultaneamente em dois livros, um registro no livro razão propriamente dito, e o outro no livro diário que veremos no próximo tutorial.

 

O livro Diário tem que ser registrado.

 

Hoje em dia com o uso de computadores, você faz somente um único registro, e o programa se encarrega que escriturar tal registro nos 2 livros. Ora se o registro e feito simultaneamente, os dois livros terão os mesmos lançamentos não?

 

E já que o livro Diário tem que ser registrado, deu-se a dispensa ao livro Razão.

 

Até aqui tratamos da parte legal do livro, a parte imposta pela lei. Porém esse livro traz grandes benefícios:

 

Imagine que em 2001 você fez um financiamento em 36 parcelas, e em 2005, por algum motivo qualquer você quer saber quais foram as datas que você pagou cada parcela. Seria trabalhoso e até mesmo penoso, você ficar procurando documento por documento cada pagamento não?

 

Se você tiver o livro razão, basta você achar a conta que registrou esses pagamentos e pronto, estará tudo ali.

 

Esse livro funciona como uma memória da conta, assim em cada conta, temos todos os lançamentos que foram feitos nela, pode ate parecer confuso a finalidade desse livro, mas quando vermos o outro livro, o DIARIO, você verá a diferença, pois o DIARIO não te mostra lançamento por contas e sim por dias.

 

Somente no livro razão você terá toda a movimentação de cada conta.

 

O aspecto físico de um livro razão é mais ou menos assim:

 

Livro Razão XYZ Comércio de Roupas Ltda. CNPJ:01.234.567/0001-89
Conta Caixa
Data	Histórico da Operação	Débito	Crédito	Saldo

 

Veja que no inicio temos o cabeçalho, que contem o nome do livro, o nome da empresa, e o numero do CNPJ, podemos ter ai mais alguma informação ainda, tais como data da impressão e outros, mais para efeitos didáticos somente o que esta no quadro acima basta.

 

Logo depois temos o nome da conta – CAIXA, em nosso exemplo.

 

Lembre-se que no mesmo livro, teremos varias contas, tais como: FORNECEDORES, BANCOS, CAIXA, VEICULOS, MERCADORIAS e etc.

 

Abaixo temos 5 colunas, DATA, HISTORICO DA OPERAÇÃO, DEBITO, CRÉDITO e SALDO.

 

Na coluna data, colocaremos a data do registro da operação, assim, uma compra de um veiculo feita em 10 de Janeiro de 2005, a data que colocaríamos nesse campo seria 10/01/2005.

 

Na coluna histórico da operação, detalharemos ao máximo a operação efetuada, utilizando o exemplo acima (COMPRA DE VEICULO), ficaria mais ou menos assim: COMPRA DE UM VEICULO NOVO MARCA XXX, DA EMPRESA ABC COMERCIO DE VEICULOS, PLACA GFTDXC, COR AZUL, CHASSI N.º 2134621354369 POR 10.000,00 (se o veiculo fosse comprado a vista) CONFORME NOTA FISCAL 123654.

 

Quanto mais detalhado for o histórico melhor será, pois futuramente evitará que você tenha que procurar o documento da compra para qualquer coisa.

 

Nas colunas de debito e crédito, registraremos como no razonete, assim a conta de veículos (uma conta de ATIVO), é aumentada com débitos, nesse caso registraríamos o valor nessa coluna, se fosse uma diminuição na conta de VEICULOS, por exemplo se você a sua empresa que estivesse vendendo, faríamos o registro na coluna de crédito, para registrar a operação.

 

Na coluna de SALDO, será o quanto de valor tem sua conta até o momento, esse saldo será efetuado a cada lançamento.

 

No nosso exemplo em questão, o livro diário ficaria assim:

 

Livro Razão XYZ Comércio de Roupas Ltda. CNPJ:01.234.567/0001-89
Conta - Veículos
Data	Histórico da Operação	Débito	Crédito	Saldo
Saldo Inicial				0,00
10/01/2005	COMPRA DE UM VEICULO NOVO MARCA XXX, DA EMPRESA ABC COMERCIO DE VEICULOS, PLACA GFTDXC, COR AZUL, CHASSI N.º 2134621354369 POR 10.000,00 CONFORME NOTA FISCAL 123654.	10.000,00		10.000,00

 

Vamos lembrar que cada registro é obrigatoriamente efetuado em duas contas diferentes e pelo mesmo valor. Sabemos pelo enunciado que o veículos foi comprado a vista, então a contra-partida desse lançamento seria a conta Caixa (por exemplo).

 

Logo o registro dessa operação no livro razão da conta CAIXA ficaria assim:

 

Livro Razão XYZ Comércio de Roupas Ltda. CNPJ:01.234.567/0001-89
Conta - Caixa
Data	Histórico da Operação	Débito	Crédito	Saldo
Saldo Inicial				12.000,00
10/01/2005	COMPRA DE UM VEICULO NOVO MARCA XXX, DA EMPRESA ABC COMERCIO DE VEICULOS, PLACA GFTDXC, COR AZUL, CHASSI N.º 2134621354369 POR 10.000,00 CONFORME NOTA FISCAL 123654.		10.000,00	2.000,00

 

Reparem que o lançamento e basicamente o mesmo, a única coisa que mudou, foi o nome da conta (CAIXA), o valor do lançamento agora está na coluna do crédito (que diminui nas contas de ativo), e o saldo final.

 

Nesse livro é comum aparecer o sigla do saldo, CR ou DV, para saldo credor ou devedor, assim poderíamos ter o livro diário da seguinte forma:

 

Livro Razão XYZ Comércio de Roupas Ltda. CNPJ:01.234.567/0001-89
Conta - Caixa
Data	Histórico da Operação	Débito	Crédito	Saldo
Saldo Inicial				12.000,00 DV
10/01/2005	COMPRA DE UM VEICULO NOVO MARCA XXX, DA EMPRESA ABC COMERCIO DE VEICULOS, PLACA GFTDXC, COR AZUL, CHASSI N.º 2134621354369 POR 10.000,00 CONFORME NOTA FISCAL 123654.		10.000,00	2.000,00 DV

 

Vamos trabalhar sempre dessa forma, para melhor assimilar os conceitos de natureza dos saldos de cada conta ok?

 

Para melhor compreensão, analise a conta de Fornecedores do livro razão da empresa XYZ Comércio de Roupas, referente ao mês de Janeiro de 2005, e responda as perguntas abaixo:

 

Livro Razão XYZ Comércio de Roupas Ltda. CNPJ:01.234.567/0001-89
Conta - Fornecedores
Data	Histórico da Operação	Débito	Crédito	Saldo
Saldo Inicial				2.000,00 CR
12/01/2005	Compra conforme NF. 12 de ABC Comércio, referente a aquisição de 10 unidades do produto B		1.000,00	3.000,00 CR
15/01/2005	Pagamento referente NF. XXX de ABC Comércio	1.500,00		1.500,00 CR
17/01/2005	Pagamento referente a NF. 12 de ABC Comércio. – Parcela 01/04	250,00		750,00 CR
25/01/2005	Pagamento referente a NF. 12 de ABC Comércio – Parc. 02/04	250,00		500,00 CR
25/01/2005	Compra conforme NF. 25 de JJG Comércio e Industria Ltda, referente a aquisição de 40 unidades do produto C		4.000,00	4.500,00 CR
28/01/2005	Devolução de 10 unidades do produto C, da empresa JJG Com. e Ind. Ltda.	1.000,00		3.500,00 CR
29/01/2005	Pagamento da parcela 03/04 de ABC Com.	200,00		3.250,00 CR
30/01/2005	Pagamento dos Salários dos funcionários referente ao mês de Janeiro de 2005	5.000,00		1.750,00 DV

 

Perguntas:

 

1 – Qual era o saldo inicial da conta Fornecedores?

2 – Qual era o saldo da conta, em 15/01/2005?

3 – Quais foram as datas e os valores referentes aos pagamentos da ABC Comércio?

4 – Qual foi o valor da devolução efetuada em 28/01/2005?

5 – Até 25/01/2005, quanto eu tinha pago referente a NF. 12 da ABC Comércio?

6 – Porque o saldo da minha conta em 30/01/2005, está devedor?

7 – Se houver algum lançamento errado qual deveria ser o saldo correto?

 

Tente responder as perguntas acima, no próximo tutorial colocarei as respostas, e falaremos sobre o Livro Diário.

 

Até a próxima.