Livros Contábeis

 

Correção do Exercício:

 

No último tutorial, ficou a seguinte proposta de exercícios:

 

Para melhor compreensão, analise a conta de Fornecedores do livro razão da empresa XYZ Comércio de Roupas, referente ao mês de Janeiro de 2005, e responda as perguntas abaixo:

 

Livro Razão XYZ Comércio de Roupas Ltda. CNPJ:01.234.567/0001-89
Conta - Fornecedores
Data	Histórico da Operação	Débito	Crédito	Saldo
Saldo Inicial				2.000,00 CR
12/01/2005	Compra conforme NF. 12 de ABC Comércio, referente a aquisição de 10 unidades do produto B		1.000,00	3.000,00 CR
15/01/2005	Pagamento referente NF. XXX de ABC Comércio	1.500,00		1.500,00 CR
17/01/2005	Pagamento referente a NF. 12 de ABC Comércio. – Parcela 01/04	250,00		750,00 CR
25/01/2005	Pagamento referente a NF. 12 de ABC Comércio – Parc. 02/04	250,00		500,00 CR
25/01/2005	Compra conforme NF. 25 de JJG Comércio e Industria Ltda, referente a aquisição de 40 unidades do produto C		4.000,00	4.500,00 CR
28/01/2005	Devolução de 10 unidades do produto C, da empresa JJG Com. e Ind. Ltda.	1.000,00		3.500,00 CR
29/01/2005	Pagamento da parcela 03/04 de ABC Com.	200,00		3.250,00 CR
30/01/2005	Pagamento dos Salários dos funcionários referente ao mês de Janeiro de 2005	5.000,00		1.750,00 DV

 

Perguntas:

 

1 – Qual era o saldo inicial da conta Fornecedores?

Resposta: R$ 2.000,00 CR

 

2 – Qual era o saldo da conta, em 15/01/2005?

Resposta: R$ 1.500,00 CR – Repare que o saldo é o que esta logo ao lado do ultimo lançamento, no nosso caso só teve um lançamento no dia 15. Você tinha um saldo de R$ 3.000,00, pagou R$ 1.500,00 e ficou devendo R$ 1.500,00.

 

3 – Quais foram as datas e os valores referentes aos pagamentos da ABC Comércio?

Reposta: O primeiro pagamento foi no dia 15, no valor de R$ 1.500,00, o segundo pagamento foi no dia 17, no valor de R$ 250,00 – referente a parcela 1/4 , o terceiro pagamento foi no dia 25, no valor de R$ 250,00 – referente a parcela 2/4 , o quarto e ultimo lançamento que temos foi no dia 29 no valor de R$ 250,00, referente a parcela 03/04.

 

4 – Qual foi o valor da devolução efetuada em 28/01/2005?

Reposta: R$ 1.100,00.

 

5 – Até 25/01/2005, quanto eu tinha pago referente a NF. 12 da ABC Comércio?

Resposta: R$ 750,00, que são referentes aos pagamentos do dia 17, 25 e 29, todos no valor de R$ 250,00.

 

6 – Porque o saldo da minha conta em 30/01/2005, está devedor?

Resposta: Porque no dia 30/01/2005, foi feito um pagamento de R$ 5.000,00 referentes aos salários do mês, evidente que esse lançamento foi feito na conta errada.

 

7 – Se houver algum lançamento errado qual deveria ser o saldo correto?

Resposta: R$ 3.250,00, pois como só houve um lançamento errado, e feito no ultimo dia podemos desconsiderar ele e considerar como o saldo certo o anterior ao lançamento, porém se fossem feitos vários lançamentos errados teríamos que fazer as contas para achar o saldo certo. Para isso teríamos que entender que o saldo da conta esta virado, ou seja, ao contrario do normal, ele está R$ 1.750,00 DV, ou como se estivesse - R$ 1.750,00 (se somássemos mais R$ 5.000,00, temos que chegar a 3.250,00.

 

Introdução:

 

No último tutorial, falamos sobre o Livro Razão, neste falaremos sobre o livro Diário.

 

Livro - Diário:

 

O livro diário, também tem previsão no Regulamento do Imposto de Renda, no artigo 258.

 

Livro Diário

 

Art. 258.  Sem prejuízo de exigências especiais da lei, é obrigatório o uso de Livro Diário, encadernado com folhas numeradas seguidamente, em que serão lançados, dia a dia, diretamente ou por reprodução, os atos ou operações da atividade, ou que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica (Decreto-Lei n º 486, de 1969, art. 5 º).

 

Da interpretação do artigo acima, destacamos que:

 

1 - OBRIGATÓRIO O SEU USO.

 

2 - OS LANCAMENTOS SERÃO EFETUADOS, DIA A DIA.

 

3 - ENTENDE-SE POR LANCAMENTOS: TODOS OS ATOS OU OPERAÇÕES DA ATIVIDADE, OU QUE MODIFIQUEM OU QUE POSSAM A VIR MODIFICAR A SITUÇÃO PATRIMONIAL DA PESSOA JURIDICA.

 

Sobre os itens 1 e 2, eles se traduzem por si mesmo, já o item 3 merece um destaque maior o qual veremos:

 

O que seriam ATOS OU OPERAÇÃOES QUE MODIFIQUEM OU POSSAM A VIR MODIFICAR?

 

Vamos primeiramente interpretar os atos.

 

Imagine que a empresa ABC Comércio tenha 2 sócios, e que o capital dela é de R$ 50.000,00. E os sócios resolveram aumentar o capital dela em mais R$ 30.000,00, sendo R$ 15.000,00 para cada um dos sócios.

 

Conforme vimos anteriormente, a integralização do capital, é a entrega de dinheiro pelos sócios a empresa.

 

Só que na empresa ABC Comércio, somente um dos sócios tem o dinheiro para a integralização na hora, e o outro somente terá daqui a 60 dias.

 

Para um aumento de capital é necessário um registro, chamado de alteração de contrato, onde os sócios colocam no “papel” que estão aumentando o capital da empresa, no caso acima, para R$ 80.000,00 (sendo os R$ 50.000,00 já existentes e mais R$ 30.000,00).

 

A partir da data desse registro a empresa já tem o seu capital aumentado, só que ainda esta faltando a entrega do dinheiro de um dos sócios, logo a empresa passou a ter um ativo, o direito de receber os R$ 15.000,00 que estão faltando, logo será registrado o aumento, com um crédito na conta CAPITAL SOCIAL de R$ 15.000,00, e um débito na conta Caixa ou Bancos, dos mesmos R$ 15.000,00, referente a integralização do capital do sócio que tinha o dinheiro na hora.

 

Já o registro do sócio que não tem ainda o dinheiro, será feito da seguinte forma: Um crédito na conta Capital no valor de R$ 15.000,00 e um débito numa conta de ativo, a qual poderíamos chamar de VALORES A RECEBER DO SOCIO de R$ 15.000,00 também.

 

Esse segundo lançamento é um exemplo de um ATO, pois esse valor ainda não foi realizado.

 

Já as OPERAÇÕES DA ATIVIDADE, são todas aquelas que vimos anteriormente tal como, COMPRA DE MERCADORIAS, PAGAMENTO DE FORNECEDORES, COMPRA DE COMPUTADOR e etc...

 

Esses lançamentos acima são do tipo que MODIFICAM A SITUAÇÃO PATRIMONIAL da empresa.

 

E que tipo seria os que possam vir a MODIFICAR?

 

Vamos exemplificar para ficar melhor, usaremos um caso verídico, que ocorreu a pouco tempo atrás com uma grande empresa.

 

Imagine que você vendeu mercadoria sua a prazo para uma grande empresa produtora e industrializadora de uma gama de produtos comercializados em mercados, padarias e etc.

 

E que essa empresa até o momento que você vendeu não apresentava problemas, porém passado algum tempo, você fica sabendo que houve algumas fraudes na contabilidade dessa empresa na matriz dessa empresa localizada em num pais da Europa, ou seja, que ela apresentava seu balanço como tendo dinheiro suficiente para honrar todos os seus compromissos, porém na realidade não tinha nada.

 

No momento que você vendeu a prazo, acabou de adquirir um ativo, ou seja, um direito, o direito de receber no prazo combinado o valor da sua venda.

 

Só que quando foi a tona a fraude da empresa, você se deu conta que provavelmente não receberá aquele valor tão cedo, e se receber.

 

Vamos colocar em números para melhor fixar:

 

Saldo na conta de Clientes (Conta de Ativo)      R$ 100.000,00

Venda efetuada a empresa Fraudulenta            R$ 800.000,00 

Saldo após a venda                                            R$ 900.000,00

 

Mediante isso e sabendo que o seu balanço, tem que espelhar a realidade financeira, como proceder? Apresentar os R$ 900.000,00 sabendo que provavelmente não receberá, ou já demonstrar que apesar de ter a receber R$ 900.000,00 você só espera receber os R$ 100.000,00 dos outros clientes?

 

O mais correto seria você demonstrar que só esta esperando receber os R$ 100.000,00, devido a vários fatores, primeiro que seria o mais ético a ser feito, segundo que existe um principio na contabilidade, que veremos depois, que reza que na duvida entre dos valores possíveis, use sempre o menor para o ativo e o maior para o passivo, esse principio inclusive é uma norma contábil a ser obedecida, veja o artigo 259 no tutorial passado, onde falamos sobre o Livro Razão.

 

Pode até parecer algo louco esse princípio, mais se coloque do lado de um investidor por exemplo, você olha o balanço e acha que a empresa tem R$ 900.000,00 a receber, mais só recebe R$ 100.000,00, frustrante para ele não?

 

Agora imagine que você demonstrou que tinha R$ 100.000,00 e recebeu R$ 900.000,00, com certeza ele vai achar que você na qualidade de administrador é um autentico “Midas” (aquela pessoa que onde toca vira ouro).

 

Resumindo, é melhor ter uma surpresa boa do que uma ruim.

 

Esse impasse é o tipo de lançamento que tem que ser feito o qual poderá VIR A MODIFICAR A SITUAÇÃO PATRIMONIAL DA EMPRESA.

 

Poderá porque?

 

Ora a empresa fraudulenta pode conseguir lhe pagar, se te pagar não houve modificação na sua situação patrimonial, você esperava receber dela os R$ 800.000,00 e recebeu.

 

Se não pagar haverá a modificação, ou seja, após algum tempo você terá que reconhecer que aquele valor não será recebido.

 

Passado o conceito, vamos a parte técnica propriamente dita:

 

O aspecto físico do livro diário atualmente é mais ou menos assim:

 

Livro Razão XYZ Comércio de Roupas Ltda. CNPJ:01.234.567/0001-89
Data	Conta a Debito	Conta a Crédito	Histórico	Valor

 

Vimos acima que os lançamentos serão feitos dia a dia, ou seja, seguindo a ordem cronológica das operações. Assim os lançamentos dos dias 02 de janeiro, 3 de janeiro e 5 de janeiro, terão que seguir a ordem de suas datas de ocorrência, logo você registrará o lançamento do dia 02 primeiro, depois o dia 03 e depois o do dia 5, e assim sucessivamente.

 

Perceba que temos cinco colunas no livro, sendo elas: Data, Conta a Débito, Conta a Crédito, Histórico e Valor.

 

Todas essas colunas devem ser preenchidas

Vamos a pratica, imagine que em 15 de Março de 2005, você vez uma compra de R$ 100,00 de mercadorias e tal compra foi a prazo através do fornecedor 1A2BC3 Comércio de Roupas, através da nota fiscal n.º 1001 e que você adquiriu 100 camisas.

 

O Lançamento no livro Diário ficaria assim:

 

Livro Razão XYZ Comércio de Roupas Ltda. CNPJ:01.234.567/0001-89
Data	Conta a Debito	Conta a Crédito	Histórico	Valor
13/05/2005	Mercadorias	Fornecedores	Compra de 100 camisas, referente a NF. 1001 do fornecedor 1A2BC3 Comércio de Roupas.	100,00

 

Debitamos a conta mercadorias, porque compramos um ativo, é creditamos a conta fornecedores, porque adquirimos uma obrigação, a de fazer um pagamento ao fornecedor na data combinada.

 

O histórico, quando mais analítico for melhor, pois somente analisando ele, você consegue identificar quase que a maioria dos dados envolvido na operação, tal como: FORNECEDOR, QUANTIDADE, ESPECIE, NUMERO DA NOTA FISCAL e outros que na medida da conveniência sejam colocados, por exemplo, podemos citar o numero dessa mercadoria para controle do seu estoque.

 

Depois temos o valor, que foi o total que pagamos pela mercadoria.

 

Acima eu disse atualmente o livro diário tem esse aspecto, isso porque antigamente não existiam computadores e o registro era feito em livros, bem parecido com cadernos, porém só mudava o aspecto, tinha que ter a data, a conta a débito, a conta a crédito, o histórico e o valor do mesmo modo.

 

Porém nos lançamento a débito e a credito, não era em colunas e sim um abaixo do outro da seguinte forma:

 

13/05/2005	Mercadorias
	Fornecedores
		Compra de 100 camisas, referente a
		NF. 1001 do fornecedor 1A2BC3	100,00
		Comércio de Roupas.

 

Veja que os lançamentos são bem parecidos com os de cima, o qual havia a separação por colunas, porém com um detalhe, aqui tem que haver a interpretação, ou seja:

 

13/05/2005, se refere a data da operação

Mercadorias. É a conta debitada

Fornecedores. É a conta credita

Compra de 100 camisas .... Roupas. É o histórico da operação

100,00 é o valor da operação.

 

E como identifique qual era a conta a ser debitada e qual a conta a ser creditada?

 

Simples, pela PREPOSIÇÃO a, antes da conta Fornecedores, toda vez que aparecer essa preposição antes da conta quer dizer que ela será a conta creditada. Lembre-se que é nesse caso, quando houver a distinção da contas através de colunas ou de outra forma não é necessário a sua utilização, pois basta olhar para cada colunas que você saberá qual conta foi debitada e qual conta foi creditada.

 

Regra geral, a primeira conta é sempre a debitada, porém no próximo tutorial veremos casos em que num mesmo lançamento varias contas podem ser creditadas ao mesmo tempo, o que facilita a escrituração.

 

Resumindo o Livro Diário, é como a historia dia a dia da empresa, ao contrário do livro razão que é a história (memória) de uma conta só.

 

O livro diário é a historia de toda a vida da empresa, dia por dia.

 

Com ele nós podemos saber de forma muito mais rápida tudo o que ocorreu num só dia na empresa, se fossemos fazer isso com o livro razão, teríamos que ficar analisando conta por conta, no diário basta que abramos o livro na página que começa a registrar o dia que queremos.

 

Para melhor compreensão vou contar um historia que aconteceu comigo, algum tempo atrás eu tive que achar um lançamento de um pagamento para tentar ver qual foi o banco em que foi feito, e solicitar ao banco uma microfilmagem do cheque, era o banco X (por exemplo).

 

De posse do valor e da data do provável pagamento, não tinha o nome do fornecedor, a primeira coisa que eu fiz foi olhar a conta fornecedores do livro razão, só que na época o antigo contador separava cada compra por fornecedores e cada um desses tinham uma conta separada para registro no livro razão, se não me engano eram mais de 30 contas somente de fornecedores e com imenso numero de registros, abandonei a idéia de tentar achar pela conta de fornecedores, e tentei a conta de bancos no livro razão, e que para minha surpresa a empresa tinha varias contas no mesmo banco, devido a grande quantidade de filiais que possuía em várias localidades.

 

Tive então que procurar o registro pelo livro diário, e por incrível que parece demorei mais para achar o livro, do que para achar o lançamento, o livro, de 3 anos atrás, estava muito bem guardado, de posse do livro, foi só procurar o dia e encontrei o lançamento (em menos de 5 minutos), conseqüentemente o banco em que foi feito o pagamento.

 

Para efeito de aprendizagem, a partir de agora, quando tivermos que fazer o lançamento no livro diário faremos da seguinte forma:

 

D: Fornecedores 150,00

C: Caixa 150,00

 

O D ao lado esquerdo do nome da conta (no caso fornecedores), indica que essa conta é a que esta sendo debitada, e o C, indica a conta que esta sendo creditada. O valor ao lado de cada conta é o quantum da operação.

 

Interpretando o lançamento acima, sabemos que foi feito um pagamento no valor de R$ 150,00 em dinheiro.

 

O histórico, não precisaremos colocar, mais temos que entender que ele existe, e que toda o registro contábil OFICIAL, o requer. OK?

 

Lembre-se também que o lançamento pode aparecer assim:

 

Fornecedores 150,00

a Caixa 150,00

 

No caso acima a preposição a, indica a conta que foi creditada. Ok?

 

No próximo tutorial fecharemos a parte de livros contábeis, mostrarei como o ocorre o registro ao mesmo tempo nos dos livros, e como podemos simplifica o registro de alguns lançamentos.

 

Até a próxima.