Apurando o Resultado – 4.ª Parte

 

Contabilização de Despesas:

 

No presente tutorial, falaremos sobre despesas e sua forma de contabilização.

 

Despesas são diferentes de Custo pelo seguinte: Custos estão associados às vendas, as despesas não.

 

As despesa podemos dizer que irá ocorrer independente de a empresa ter efetuado um venda ou não.

 

Para melhor compreender, imagine que e empresa comercial que venda veículos compre material de limpeza, na intenção de deixar seu estabelecimento sempre limpo.

 

Vejam que o gasto com o material de limpeza vai ocorrer independente da venda.

 

Já uma empresa especializada em prestar serviços de limpeza (você contrata a empresa, ela vai até o seu estabelecimento ou sua empresa e limpa tudo), que compra materiais de limpeza para prestar seu serviço, ou seja, usar no estabelecimento para qual ela foi contrata para limpar, nesse caso será custo, pois o consumo do material de limpeza está ligado diretamente a uma receita.

 

Podemos dizer também que o custo é variável com a venda, ou seja, quando mais a empresa vender, maior será o seu custo, assim ele tem relação direta com a receita.

 

Como exemplo podemos citar uma empresa que vende televisores, e os compra a R$ 200,00, e os vende a R$ 500,00. Se a empresa vende 2 televisores, o seu custo será de R$ 400,00, se vende 3 o seu custo será de R$ 600,00 e assim por diante.

 

Já com a despesa não, suponhamos o condomínio como despesa, independente de a empresa vender 2, 3 ou 4 televisores a despesa com o condomínio será a mesma.

 

Imagine uma empresa comercial, o aluguel, também é uma despesa, pois ocorrerá independente da venda.

 

Podemos citar também como exemplo, o salário do porteiro da empresa, é uma despesa da mesma forma, pois não precisa ocorrer uma venda para que a empresa tenha o gasto com o salário do porteiro.

 

A despesa reduz o lucro, da mesma forma como estávamos fazendo com o CMV nos tutoriais, passados, fazemos a distinção da DESPESA para o CUSTO, para melhor interpretação de alguns outros demonstrativos contábeis que veremos nos próximos tutoriais.

 

No decorrer dos demais tutoriais veremos que essa distinção entre CUSTO e DESPESA é muito importante.

 

A despesa então é contabilizada da mesma forma que o custo, ou seja, debitamos quando aumentamos o seu saldo, e creditamos para diminuir, ou transferir para a conta de ARE.

 

Outro ponto principal é que a atual legislação, diz que a despesa deve ser contabilizada no mês em que ocorrer, independente do mês em que se efetivou seu pagamento.

 

Tal regra é um principio contábil, chamado de Principio da Competência, ele diz que:

 

“as receitas e as despesas devem ser incluídas na apuração do resultado do período em que ocorrerem.”

 

Vejam que a regra do principio da competência, não se aplica somente à despesa, mas também a receita.

 

Os princípios da Contabilidade, na íntegra, podem ser encontrados na Resolução do Conselho Federal de Contabilidade numero 750 do ano de 1993. Porém no decorrer dos demais tutoriais abordaremos com detalhes tais princípios, um a um. No total são 7 princípios.

 

Vamos tentar exemplificar para melhor entendermos tal principio.

 

Uma maneira bem simples de entendermos o princípio da competência no caso de uma despesa é utilizarmos como exemplo, o salário de um funcionário.

 

Veja bem: O empregado de uma empresa trabalho todo o mês de Julho e só recebe o salário durante o mês de agosto, para ser mais exato, até o quinto dia útil do mês de agosto no máximo.

 

Logo podemos ver que a despesa ocorreu durante o mês de Julho, mais o pagamento ocorrerá no mês de Agosto.

 

Segundo o principio da competência, tal despesa (com salário), deve ser contabilizado no mês de Julho, pois foi o mês em que ela efetivamente ocorreu (aconteceu), e não em Agosto, pois este é o mês de seu pagamento.

 

Pode parecer loucura num primeiro momento, mais se contabilizarmos a despesa com o salário no mês de Agosto (no mês que houve o seu pagamento), estaríamos demonstrando um lucro a maior durante o mês de Julho, pelo fato de não termos contabilizado tal despesa. Só que essa despesa já ocorreu.

 

Imagine que uma empresa sem contabilizar o salário no mês de ocorrência, esteja apresentando um lucro de R$ 30.000,00. Pode parecer uma empresa com uma lucratividade excelente para se investir.

 

Baseado no lucro apresentado uma pessoa, se interessa e resolve investir nela.

 

Depois fica sabendo que durante o mês de agosto, foi contabilizado o salário do mês de Julho no valor total de R$ 40.000,00 suponhamos. Logo vemos que o lucro apresentado no balanço do mês de Julho, não correspondia a realidade. E ocasionou uma interpretação errada pelo investidor.

 

Na verdade então a empresa não tinha um lucro de R$ 30.000,00 e sim um prejuízo de R$ 10.000,00.

 

Outro fator importante, é que o IMPOSTO DE RENDA DA PESSOA JURIDICA (IRPJ), é calculado com base no lucro apurado na contabilidade, tal imposto via de regra, pode chegar a ser de 25% sobre o lucro. Podemos dizer que no caso acima a empresa teria pago R$ 7.500,00 de imposto sem ser devido. Isso porque estamos considerando somente o Imposto de Renda, na verdade existe mais um imposto que é calculado com base no lucro que a chamado de CONTRIBUICAO SOCIAL SOBRE O LUCRO LIQUIDO, abreviadamente identificamos por CSLL. Esse imposto também é um percentual sobre o lucro apresentado na contabilidade, atualmente tal percentual pode chegar a 9%, logo a empresa teria pago mais R$ 2.700,00 sem ser devido também.

 

Chegamos a conclusão que a empresa teria pago a mais R$ 10.200,00 sem nenhuma necessidade.

 

Além do mais que conforme vimos no tutorial sobre livros contábeis a legislação do Imposto de Rendas manda observar as normas contábeis.

 

Ou seja, trata-se de uma imposição legal. Uma obrigação que deve ser seguida.

 

Lógico que o imposto de renda não lhe multará porque você pagou a mais, mais como vimos acima, o princípio se aplica também as receitas.

 

Vamos ver como ficaria no caso de uma receita.

 

Imagine que a empresa alugue uma parte de seu estabelecimento, alugou durante o mês de Julho por R$ 2.000,00, e recebeu tal aluguel no mês de agosto.

 

Segundo o principio, o correto e reconhecer a receita no próprio mês de Julho, e não no mês de Agosto.

 

Tal fato nós chamamos de postegar uma receita, ou seja, reconhecer ela adiante, e não no mês devido.

 

Esse procedimento é um perigo enorme, primeiro pelo fato de mais uma vez, você não estar apurando o lucro correto na contabilidade, e segundo pelo fato de que sobre a receita auferida (ganha) em Julho, você deveria pagar o imposto no mês de Agosto. Como a empresa só reconheceu a Receita em Agosto, o imposto só será pago em Setembro, ou seja, houve uma postergação do pagamento do imposto, você jogou o pagamento um mês para frente, tal fato gera multa pelo fiscal.

 

E não adianta nem tentar dizer que você também só reconhece as suas despesas no mês de pagamento, tentando igualar as situações, dizendo que só reconheceu a sua despesa com salário de Julho no mês de Agosto que foi quando você fez o pagamento, o fiscal simplesmente falará dirá a empresa, que ela fez isso porque quis.

 

Existem situações em que você pode até reconhecer a despesa no mês de pagamento, ou a receita no mês do recebimento, mais são casos isolados. Por exemplo, imagine que você efetuou uma venda em Julho a prazo, reconhecendo no próprio mês de Julho a receita, e o pagamento deveria ocorrer no dia 15 de Agosto, porém no dia 15 de Agosto seu cliente não efetua o pagamento, somente o fazendo no dia 20, o qual o faz mediante um deposito a maior, relativo aos juros que a empresa cobra, nesse exemplo, podemos contabilizar a receita com juros no mês de recebimento, pois dentro do mês de julho não havia como você saber que o cliente iria pagar com atraso.

 

Podemos também em alguns casos reconhecer a despesa no mês de pagamento. Imagine que a empresa em Janeiro de 2005 tenha tirado algumas xerox na papelaria que totalizaram, R$ 1,10. E como o dono da papelaria conhece o dono da empresa, não se incomodou que este fizesse o pagamento depois, só que o dono da empresa esqueceu que tinha tirado as xerox, e só se lembrou quando retornou a papelaria, e foi lembrado pelo dono desta do débito que tinha no valor de R$ 1,10, isto já em Abril. E se desculpando pelo ocorrido fez o pagamento na hora, ou seja, em Abril.

 

Em tal caso podemos contabilizar a despesa no mês do pagamento, ou seja, no mês em que efetuamos o pagamento.

 

Tal fato poderia ser ao contrário, vamos supor que a empresa, na mesma papelaria comprou 1 lápis para o escritório por R$ 1,00 e pagou a vista, vamos supor ainda que o lápis durou 2 meses, poderíamos dizer então que a despesa com o lápis foi de R$ 0,50 centavos em cada mês. Nessa caso a empresa pode sem problemas contabilizar como despesa os R$ 1,00 do lápis no momento em que fez o pagamento.

 

Estamos falando de fatos relevantes, aqueles que causem impacto na apuração do resultado. E não meros centavos ou reais.

 

Agora, vamos a analisar a situação de outro modo, um salário de R$ 100,00 é relevante?

 

Pelo valor não, mais o salário na verdade gera um monte de outras despesas para uma empresa, tais como FGTS, INSS, Férias, 13.º Salário, Vale Transporte, Ticket Refeição entre outros, que poderíamos citar como exemplo.

 

O que faz algo ser relevante, não é o valor em si, mais sim o impacto que ocasiona.

 

Bom deixemos a parte teórica e vamos a parte pratica.

 

Imagine o seguinte balanço:

 

 

Percebam que agora temos uma data acima do balanço (JULHO DE 2005), isso indica que o balanço apresentado foi feito em Julho de 2005, provavelmente no ultimo dia. Poderia aparecer a data na parte superior do balanço (31/07/2005). A informação seria a mesma.

 

O importante é que se o balanço fosse levantado em 15/07/2005, deveria assim constar no cabeçalho.

 

Isso é importante por que vamos agora, começar a efetuar os registros observando o principio da competência, logo temos que ter uma data base para nos guiar.

 

As operações ocorreram em agosto e foram as seguintes:

 

1) 02/08/2005 – Pagamento de R$ 300,00 ao fornecedor.

2) 03/08/2005 – Venda no valor de R$ 500,00, a prazo. A mercadoria vendida custou a empresa R$ 200,00.

3) Recebimento de R$ 300,00 de um cliente em 10/08/2005

4) Venda de metade do estoque que a empresa tinha por R$ 1.600,00 a vista. Em 19/08/2005

5) Compra de R$ 400,00 de mercadorias, a vista em 23/08/2005.

6) Compra de lanche para os funcionários que ficaram até mais tarde trabalhando no valor de R$ 29,50 em 24/08/2005 a vista.

7) A empresa sabe que no dia 05/09/2005, terá que pagar o aluguel no valor de R$ 400,00 e mais o condomínio no valor de R$ 50,00, ambos referentes ao mês de Agosto.

 

Vamos fazer a contabilização, apuração do resultado, e levantamento do balanço em 31/08/2005.

 

Contabilização:

 

 

Feito isso temos todas as operações contabilizadas.

 

Vamos fazer uma rápida analise:

 

O primeiro passo foi abrirmos o razonetes e indicarmos os saldos iniciais (S).

 

O segundo passo, foi proceder a contabilização propriamente dita.

 

A primeira operação foi o pagamento de R$ 300,00 ao fornecedor, logo debitamos a conta de fornecedor, e creditamos a conta caixa.

 

A Segunda operação foi a venda de R$ 500,00 de mercadorias, a prazo, tais mercadorias custaram para a empresa o valor de R$ 200,00. Primeiramente registramos a venda, assim debitamos a conta de clientes em R$ 500,00 para o registro do direito de receber tal valor, e creditamos a conta de Receita com Vendas, contabilizada a venda, partimos para a contabilização do custo da mercadoria, logo debitamos a conta de CMV, e creditamos a conta de Mercadorias, indicando assim uma diminuição na conta que registra as mercadorias que a empresa tem.

 

A terceira operação foi o recebimento de R$ 300,0 de clientes, logo debitamos a conta caixa, para indicar que houve um aumento no saldo dela, e creditamos a conta de clientes, para demonstrar a sua diminuição.

 

A Quarta operação foi a venda de metade do estoque a empresa tinha por R$ 1.600,00, o importante aqui era identificar quanto a empresa tinha em estoque no momento, vejam que ela começou com R$ 3.000,00 de mercadorias, na primeira venda que ela fez, baixou como custo R$ 200,00, logo nesse momento a empresa tinha R$ 2.800,00 em estoque. Metade desse estoque é igual a R$ 1.400,00, esse foi o valor que foi baixado como custo. Assim os lançamentos foram, debito na conta de clientes, no valor de R$ 1.600,00 e credito na conta de Receita de Vendas pelo mesmo valor. E um debito na conta de CVM, e um crédito na conta de Mercadorias.

 

A Quinta operação foi a compra de R$ 400,00 em mercadorias a vista, logo debitamos a conta de mercadorias, e creditamos a conta Caixa. Nesse exato momento a empresa tem R$ 1.800,00 de mercadorias em estoque.

 

A Sexta operação foi a compra de lanches, no valor de R$ 29,50 a vista para os funcionários que ficaram até mais tarde trabalhando, podemos perceber que a compra de lanches, não aumenta com as vendas, logo ela é uma despesa. Assim abrimos o razonete de Despesa com Lanches, debitamos R$ 29,50 nela e creditamos o mesmo valor na conta Caixa.

 

A sétima operação foi o registro dos valores de aluguel e condomínio no valor de R$ 400,00 e R$ 50,00 respectivamente. Ambos são do mês de Agosto com pagamento previsto para 05/09/2005, como a despesa pertencem ao mês de Agosto, a contabilidade, observando o principio da Competência, tem que fazer o registro nesse mês e não no mês de setembro que será o seu pagamento. Tal lançamento chamamos de provisão.

 

Assim mais duas contas de Despesas foram abertas, Despesa com Alugueis, e Despesa com Condomínio. Onde o valor de cada item (aluguel e condomínio) foram debitados nela.

 

Abrimos também mais duas contas de Passivo, Aluguéis a Pagar e Condomínio a Pagar. E creditamos o valor de cada item nelas.

 

Terminamos assim a contabilização das operações.

 

Nota: É muito comum ver por ai, a abertura de uma só conta intitulada de Despesas, onde todas as despesas são registradas nela. Nesse caso teríamos uma conta Despesas a Pagar no passivo.

 

Não gosto desse método, pois não auxilia na gestão, imagine depois de um ano, o dono da empresa chega para você e pede que faças um levantamento de todas os valores de aluguéis que a empresa pagou durante o ano, pois o proprietário esta com ele no telefone e estão negociando uma redução no valor.

 

E para piorar ele precisa disso de imediato.

 

Vale lembrar que com a abertura de uma só conta para registro para despesa, você terá vários lançamentos nessa conta.

 

Na certa, você terá que buscar o livro razão, ir analisando item por item e ir procedendo a soma, quando terminar ao levar para o dono da empresa, ele pega o seu demonstrativo lhe agradece e manda você passar no Departamento Pessoal, com sua carteira de trabalho para assinar sua demissão. Não acha ??

 

Com a abertura e respectiva contabilização em uma conta especifica, ficaria muito mais facil, pratico e rápido.

 

Feito isso, vamos fazer os lançamentos para a apuração do resultado ( 8.ª operação), lembrando que temos que zerar somente as contas de despesas, custos e receitas e transferir o saldo de cada uma para a conta de ARE, após verificarmos se o resultado apurado foi lucro ou prejuízo e transferi-lo para a devida conta.

 

 

Vejam que transferimos os saldos de todas as contas de despesas, receitas e custos, para a conta de ARE (Apuração do Resultado do Exercício), as transferências, a débito (1.600,00 + 29,50 + 400,00 + 50,00), totalizaram R$ 2.079,50 e as transferências a crédito totalizaram R$ 2.100,00, logo restou um saldo na conta de R$ 20,50 CREDOR, indicando que houve um lucro de tal valor.

 

Após efetuamos a transferência de tal valor para a conta de Lucros do Exercício.

 

Podemos assim, fazer o balanço que ficaria da seguinte forma:

 

 

Percebam que a separação das despesas a pagar, em aluguéis e condomínio a pagar, torna o balanço mais transparente e de fácil interpretação. Identificamos de imediato que o lucro da empresa no período de Agosto foi de R$ 20,50.

 

E se contabilidade não tivesse observado o principio da competência, assim não contabilizando as despesas de alugueis e condomínio, no mês correto (no caso em Agosto), deixando para contabiliza-las diretamente como despesa no mês de Setembro, que é quando ocorrerá seu pagamento, qual teria sido o lucro ou prejuízo que a empresa teria apresentado no mês de Agosto?

 

No próximo tutorial estaremos colocando a resposta.

 

Até a próxima.