Tutorial de
Word - Trabalhando com Mala Direta – Parte 15
Nota: Este tutorial faz parte do
curso
“Word
Avançado em 150 Lições”.
Este tutorial corresponde à lição 15,
do Módulo 6. Para maiores detalhes sobre como adquirir
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Esta série de tutoriais será dedicada a criação
de Mala Direta no Word. Na
Parte
1 fiz uma apresentação do que é
uma Mala Direta, em que situações práticas
ela é utilizada e quais os elementos que compõem
uma Mala Direta no Word. Nesta parte você continuará
a criação de um exemplo prático, passo-a-passo.
Mala Direta – trabalhando com campos do Word – Parte 1
Além dos campos de mesclagem, você pode inserir diversos tipos de campos, do próprio Word. Estes campos são inseridos a partir do botão Inserir campo do Word, na barra de ferramentas Mala direta.
Os campos do Word são utilizados para facilitar o preenchimento de informações em documentos de mala direta. Por exemplo, vamos supor que você tenha uma mala direta, na qual você tem um espaço que deve ser preenchido com o nome de uma cidade. Vamos supor que neste espaço somente possam ser inseridos os seguintes valores:
Campinas
Rio de Janeiro
São Paulo
Ao invés de deixar um espaço em branco, para que o usuário digite o valor da cidade, é mais prático criar um campo do tipo lista (tecnicamente conhecido como Caixa de combinação). Na lista estarão disponíveis somente os três valores permitidos. Ao criar a lista somente com os três valores permitidos, você evita erros de digitação e impede que sejam inseridos valores diferentes dos permitidos.
Nesta e nas demais lições deste módulo você aprenderá a inserir e a configurar campos do Word.
Campo do tipo Perg:
Um campo do tipo Perg é utilizado para que, durante a mesclagem, seja exibida uma caixa de diálogo, na qual você digita determinada informação. A informação digitada será inserida na posição do campo Perg. Este tipo de campo é útil quando você precisa inserir uma informação personalizada, durante a mesclagem, informação esta que não pode ser obtida da fonte de dados. Por exemplo, vamos supor que no final de uma carta você queira colocar um aviso sobre a promoção do mês. No início de cada mês você faz a mesclagem e gostaria de informar o texto da promoção, texto este que é diferente cada mês. Este é um exemplo de onde o uso de um campo Perg seria útil. Você pode criar um campo Perg no ponto onde o texto deve ser inserido. Ao fazer a mesclagem o Word exibe uma caixa de diálogo solicitando que você digite o texto do campo Perg. Você digita, clica em OK e o texto digitado é colocado na posição do campo. Agora vamos aprender como inserir e configurar um campo do tipo Perg.
Como inserir e configurar um campo do tipo perg:
1. Abra o documento principal da mala direta.
2. Clique na posição onde você deseja inserir o campo Perg.
3. Clique no botão Inserir campo do Word e depois em Perg, como indicado na figura a seguir:
4. Será aberta a janela Inserir campo: PERG, conforme indicado na figura a seguir:
Nesta janela você tem as seguintes opções:
Indicador: Insira o nome do indicador que deseja atribuir ao texto que digitar em resposta à caixa Perguntar. O nome pode conter até 40 caracteres entre letras, números ou caracteres de sublinhado (_). Você não pode utilizar espaços. Em resumo, é o nome do campo.
Caixa Perguntar: Exibe a caixa Perguntar apenas quando o primeiro registro de dados é mesclado. O Word imprime a sua resposta para o primeiro registro de dados em todos os documentos mesclados resultantes. Desmarque esta caixa de seleção se desejar digitar uma resposta diferente para cada registro mesclado.
Aviso: Digite o texto que você deseja que o Word exiba na caixa Perguntar.
Texto padrão do indicador: Digite a resposta que você deseja que o Word insira automaticamente caso nenhum texto seja digitado na caixa Perguntar.
5. Preencha os dados conforme sugestão da figura a seguir:
6. Clique em OK.
7. Será exibida uma janela solicitando o texto do campo. Clique em OK para fechá-la.
IMPORTANTE: Apenas definir o campo PERG não faz com que o texto informado para o campo, durante a mesclagem, seja exibido no documento. Para exibir o texto de um campo Perg, você deve inserir um campo
Ref ou
Bookmark após o campo
Ask em que deseja que o Word imprima a resposta no documento. Veremos como fazer isso agora.
8. Clique na posição onde o texto do campo Perg deve ser inserido, durante a mesclagem.
9. Selecione o comando
Inserir -> Campo. Será exibida a janela Campo. Na coluna Nomes de campo selecione
Ref. No campo abaixo da lista de campos, digite o nome do campo
Perg, após o
REF, conforme indicado na figura a seguir: REF OfertaDoMês:
10. Clique em OK. Se você havia definido um texto padrão para o campo OfertaDoMês, este texto já será exibido no documento principal. Agora é hora de mesclar o documento.
11. Clique no botão Mesclar da barra de ferramentas Mala direta. Na janela Mesclar que é exibida clique em Mesclar.
12. Uma janela será aberta solicitando que você digite o texto para o campo OfertaDoMês (campo do tipo Perg). Digite o texto indicado na figura a seguir:
13. Clique em OK.
14. Pronto, o texto do campo Perg será inserida na posição onde você inseriu o campo REF, o qual faz referência ao campo OfertaDoMês. Agora cada vez que você mesclar o documento, poderá inserir um texto diferente para a oferta do mês, texto este que será exibido na posição do campo REF, inserido nos passos 9 e 10.
Você pode achar estranho o fato de criar o campo do tipo Perg e depois ter que criar um campo do tipo Ref para poder exibir o conteúdo do campo do tipo Perg. Porém este método tem uma grande vantagem: Você pode utilizar vários campos Ref, para fazer referência ao campo Perg em vários pontos do documento. Com isso você pode exibir o conteúdo de um campo do tipo Perg em vários pontos do documento. Você digita o conteúdo uma única vez e usa campos Ref para exibi-lo em diversos pontos.
Nas próximas partes deste tutorial você aprenderá mais um pouco sobre campos de mala direta.
Conclusão:
Mala Direta é um recurso muito utilizado nas várias
seções de uma empresa. Nos diversos tutoriais
desta série, 20 ao todo, você verá como
é simples criar e utilizar uma Mala Direta, utilizando
os recursos do Word. Esta série será formada
por um total de 20 partes. A previsão é que
sejam publicados duas partes por semana. Um bom estudo a
todos.
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